Zo organiseer je een verenigingsdag zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en het doel van de verenigingsdag. Open daarna de aanmeldingen, zodat je het programma, de catering en de materialen op aantallen kunt afstemmen. Werk vervolgens van inhoud naar uitvoering: reserveringen, vrijwilligers, deelnemersinformatie en boodschappen. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor opbouw, ontvangst, sportvelden, buffet en techniek. Vooral dieetwensen, stroompunten, slecht weer en een definitieve deelnemerslijst worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma opstellen
2 personen
7
Spelmaterialen inventariseren
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Weersvoorspelling controleren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Locatie schoonmaken
3 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Partytenten opzetten
4 personen
19
Sportvelden uitzetten
3 personen
20
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Programma ophangen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Welkomstdrank serveren
2 personen
31
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Wedstrijduitslagen bijhouden
2 personen
35
Buffet klaarzetten
3 personen
36
Buffet serveren
4 personen
37
Servies ophalen
2 personen
38
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
39
Muziek verzorgen
40
Laatste ronde serveren
2 personen
41
Afscheid van deelnemers nemen
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Buffet en bar opruimen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Sportmateriaal opruimen
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Geluidsinstallatie opruimen
2 personen
50
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Klapstoelaantal 70
Biertafelsetaantal 6
Buffettafelaantal 3
Afvalbakaantal 6

Servies

Dinerbordaantal 75
Gebaksbordaantal 75
Glasaantal 100
Koffiekopaantal 60
Mokaantal 30
Vorkaantal 75
Mesaantal 75
Lepelaantal 75

Keuken

Opscheplepelaantal 8
Saladekomaantal 6
Serveerschaalaantal 8
Snijplankaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelboxaantal 4
Thermoskanaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoeraantal 4
Stekkerdoosaantal 4

Sportmateriaal

Voetbalaantal 6
Volleybalaantal 4
Handbalaantal 4
Pionaantal 40
Hoepelaantal 12
Lintjeaantal 30
Scorebordaantal 4
Fluitjeaantal 6
Meetlintaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelloperaantal 8
Naamkaartjeaantal 70
Stiftenaantal 10
Plakbandaantal 4
Slingertouwaantal 2

Verlichting

Lichtsnoeraantal 6
Ledlampaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakaantal 80
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaaksponsaantal 10
Afwasborstelaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het programma uiterlijk drie weken vooraf op en koppel elk onderdeel aan een verantwoordelijke vrijwilliger. Plan naast sportactiviteiten ook vaste momenten voor ontvangst, lunch of buffet en opruimen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk zeven dagen voor de verenigingsdag en maak daarna één definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst direct voor dieetwensen, zitplaatsen, boodschappen en de indeling van vrijwilligers.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf. Bij buitenactiviteiten moeten partytenten, droge opslag voor servies en een alternatief programma dan al geregeld zijn, niet pas tijdens de opbouw.
Maak vóór het klaarzetten een indeling van de locatie met ontvangsttafel, buffet, drankpunt, afvalbakken en sportvelden. Controleer per plek ook verlengsnoeren, stekkerdozen en veilige looproutes.
Begin minimaal drie uur voor de ontvangst met opbouwen. Zet eerst tafels, stoelen, partytenten en sportvelden klaar; sluit daarna de geluidsinstallatie aan en richt als laatste buffet, drankpunt en ontvangsttafel in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verenigingsdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen ongeveer 6 weken van tevoren en sluit ze uiterlijk 7 dagen voor de dag, zodat je aantallen en dieetwensen definitief kunt maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verenigingsdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers voor ontvangst, activiteiten, catering en opruimen. Wijs daarnaast minstens 1 eindverantwoordelijke aan die niet tegelijk een sportonderdeel of het buffet hoeft te begeleiden.
Wanneer doe je de boodschappen voor een verenigingsdag?: Haal houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en koop verse hapjes en gekoelde dranken uiterlijk 1 dag vooraf. Koel de dranken op tijd; controleer op de ochtend zelf de aantallen, dieetwensen en voorraad water en koffie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verenigingsdag op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, partytenten, sportvelden, techniek en buffet. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een gezamenlijke controle voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.