Organiser une journée d’association, étape par étape
Une journée d’association réussie se prépare dans un ordre précis : commencer par la date et le lieu, puis ouvrir les inscriptions avant de détailler le programme. Les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel doivent être confirmés plusieurs jours avant l’événement. Le jour venu, prévoyez une équipe pour l’accueil, une autre pour l’installation et une personne responsable de la sonorisation. Cette méthode évite les oublis de dernière minute et laisse du temps pour gérer les imprévus.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Ouvrir les inscriptions
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Élaborer le programme
2 personnes
- 7
Inventorier le matériel de jeu
2 personnes
- 8
Faire les réservations
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Établir la liste définitive des participants
- 11
Vérifier les prévisions météo
- 12
Envoyer les informations aux participants
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Préparer les en-cas
3 personnes
- 16
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 19
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
- 20
Préparer le matériel de sport
2 personnes
- 21
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 22
Suspendre la décoration
3 personnes
- 23
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
- 24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 26
Afficher le programme
- 27
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 28
Accueillir les participants
3 personnes
- 29
Enregistrer la présence
2 personnes
- 30
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
- 31
Encadrer les activités sportives
6 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 34
Suivre les résultats des matchs
2 personnes
- 35
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 36
Servir le buffet
4 personnes
- 37
Récupérer la vaisselle
2 personnes
- 38
Animer la remise des prix
2 personnes
- 39
Fournir la musique
- 40
Servir le dernier tour
2 personnes
- 41
Faire ses adieux aux participants
2 personnes
Suivi
- 42
Rassembler les déchets
3 personnes
- 43
Ranger le buffet et le bar
3 personnes
- 44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 46
Ranger le matériel sportif
2 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 49
Ranger l'installation sonore
2 personnes
- 50
Ranger le stock restant
2 personnes
- 51
Retourner les matériels
2 personnes
- 52
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Table plianteqté 8
- Chaise plianteqté 70
- Ensemble de table de bièreqté 6
- Table de buffetqté 3
- Poubelleqté 6
Vaisselle
- Assiette de dînerqté 75
- Assiette à gâteauqté 75
- Verreqté 100
- Tasse à caféqté 60
- Tasseqté 30
- Fourchetteqté 75
- Couteauqté 75
- Cuillèreqté 75
Cuisine
- Cuillère de serviceqté 8
- Saladierqté 6
- Plat de serviceqté 8
- Planche à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Glacièreqté 4
- Thermosqté 4
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Bac de maintien au chaudqté 4
Équipement
- Enceinte portableqté 2
- Microphone
- Rallongeqté 4
- Multipriseqté 4
Matériel de sport
- Footballqté 6
- Volley-ballqté 4
- Handballqté 4
- Côneqté 40
- Cerceauqté 12
- Rubanqté 30
- Tableau des scoresqté 4
- Siffletqté 6
- Mètre rubanqté 2
Décoration
- Guirlande de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Chemin de tableqté 8
- Badge nominatifqté 70
- Marqueursqté 10
- Ruban adhésifqté 4
- Corde à guirlandesqté 2
Éclairage
- Guirlande lumineuseqté 6
- Lampe LEDqté 6
Nettoyage
- Sac poubelleqté 80
- Seauqté 3
- Serpillièreqté 3
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Éponge de nettoyageqté 10
- Brosse à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis ouvrez les inscriptions dès que le programme provisoire est assez clair. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la journée.
- Traitez les inscriptions en deux temps : confirmez les participants, puis recueillez leurs besoins alimentaires. Arrêtez la liste définitive 3 à 5 jours avant afin d’adapter les achats et les quantités de vaisselle.
- Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, deux pour les tables et les chaises, et une personne disponible pour les problèmes techniques.
- Vérifiez la météo 48 heures avant, surtout si les terrains de sport ou les tentes sont prévus dehors. Envoyez ensuite les informations pratiques, notamment les horaires, l’accès et les changements éventuels.
- Installez le buffet, le point boissons et la table d’accueil avant l’arrivée du premier participant. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et testez la sonorisation avec le microphone avant le début du programme.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée d’association ?
- Commencez la préparation 6 à 8 semaines avant la date prévue. La date, le lieu, les réservations et le programme viennent d’abord ; les achats et l’installation se terminent dans les 2 derniers jours.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une journée d’association ?
- Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour l’installation et 1 référent pour la sonorisation et le matériel. Pour un groupe de 40 à 60 participants, une équipe de 6 à 8 bénévoles permet aussi d’assurer les rotations et le rangement.
- Quand installer les tables, les tentes et le buffet ?
- Installez les tables, les chaises et les tentes le jour même, environ 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Préparez le buffet et le point boissons au moins 45 minutes avant le début, puis gardez 15 minutes pour un dernier contrôle.
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