Zo organiseer je een veiligheidsbijeenkomst

Begin met het doel, de doelgroep en het programma van de veiligheidsbijeenkomst. Leg daarna de locatie, sprekers en benodigde techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en bereid registratie, naambadges en hand-outs voor. Op de dag zelf draait alles om een korte technische test, duidelijke huisregels en een ontvangst zonder wachtrij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Sprekers bevestigen
6
Locatie reserveren
7
Catering bestellen
8
Presentaties verzamelen
9
Hand-outs afdrukken
2 personen
10
Naambadges voorbereiden
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Locatie controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
15
Registratietafel inrichten
2 personen
16
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
17
Geluidsinstallatie testen
2 personen
18
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen

Event

21
Deelnemers registreren
3 personen
22
Naambadges uitdelen
2 personen
23
Opening en huisregels toelichten
24
Presentatie veiligheid verzorgen
25
Vragen en antwoorden begeleiden
2 personen
26
Koffie en thee serveren
3 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Workshops begeleiden
4 personen
29
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
30
Resultaten van workshops verzamelen
2 personen
31
Dinerbuffet openen
3 personen
32
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
33
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
34
Actiepunten plenair bespreken
2 personen
35
Afsluiting verzorgen
36
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Zaal opruimen
4 personen
41
Zaal schoonmaken
3 personen
42
Materialen inventariseren
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Presentaties en notities archiveren
45
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelbindersaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Serveerkommenaantal 8
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Plattegrondenaantal 20
EHBO-koffer
Batterijen AAaantal 16

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vloertrekker
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig sprekers en verzamel hun presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf. Test daarna laptop, projector, scherm, microfoon en luidsprekers samen; zo ontdek je ontbrekende kabels of stekkerdozen nog op tijd.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst en tel deelnemers, dieetwensen en hand-outs bij elkaar op. Print enkele extra hand-outs en naambadges, zodat een last-minute deelnemer niet hoeft te wachten.
Richt de registratietafel minstens 45 minuten voor aanvang in bij de ingang. Leg naambadges alfabetisch klaar en plaats pijlborden vanaf de entree, zodat deelnemers direct weten waar ze zich melden.
Controleer de ruimte 60 minuten vooraf op looproutes, stoelen, tafels en veiligheidsmaterialen. Werk kabels weg met kabelbinders en leg verlengkabels niet los over doorgangen.
Zet koffie, thee, water en koude dranken pas klaar nadat de techniek is getest. Reserveer voor de opening 10 minuten voor registratie en kondig huisregels, nooduitgangen en het programma meteen aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een veiligheidsbijeenkomst?: Reserveer de locatie en bevestig sprekers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet je de catering voor een veiligheidsbijeenkomst bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en het programma vaststaan, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 dagen voor aanvang door.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?: Plan minimaal 45 minuten voor het aansluiten en testen van laptop, projector, microfoon en luidsprekers. Controleer ook de verlengkabels, stekkerdozen en presentatiebestanden voordat deelnemers binnenkomen.
Hoe voorkom je een lange rij bij de registratie?: Leg naambadges vooraf alfabetisch klaar en zet de registratietafel 45 minuten voor aanvang klaar. Bij ongeveer 30 deelnemers werken twee personen bij de ontvangst meestal sneller dan één persoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.