Zo organiseer je een vakantiekamp zonder last-minute stress

Een vakantiekamp organiseer je in vaste rondes: eerst leg je datum, locatie en programma vast, daarna regel je deelnemers, materialen, eten en veiligheid. Begin met de slaapplaatsen en het dagritme, want die bepalen hoeveel tenten, slaapmatten, maaltijden en begeleiders je nodig hebt. Verzamel vroeg dieetwensen en noodcontacten en deel route- en parkeerinformatie met alle deelnemers. Op de opbouwdag controleer je de locatie, richt je de activiteitenstations in en maak je de inchecktafel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Programma opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Contactgegevens controleren
2 personen
8
Noodcontacten verzamelen
2 personen
9
Activiteiten voorbereiden
3 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Materialen controleren
3 personen
13
Eten sorteren en koelen
3 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Route en parkeerinformatie delen

Event

16
Locatie inspecteren
3 personen
17
Tenten opzetten
5 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Activiteitenstations inrichten
4 personen
20
Keuken en barbecue opbouwen
4 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
4 personen
25
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
26
Kampregels uitleggen
2 personen
27
Teams indelen
3 personen
28
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
31
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
32
Barbecue aansteken
2 personen
33
Barbecue voorbereiden
3 personen
34
Barbecue serveren
5 personen
35
Servies afruimen
3 personen
36
Kampvuur voorbereiden
2 personen
37
Kampvuur begeleiden
3 personen
38
Afscheid en uitchecken
3 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
4 personen
40
Tenten afbreken
5 personen
41
Meubilair terugzetten
4 personen
42
Keuken schoonmaken
3 personen
43
Servies en materiaal reinigen
4 personen
44
Terrein schoonmaken
5 personen
45
Voorraad controleren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Afval wegbrengen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Partytentenaantal 3

Camping

Slaaptentenaantal 12
Slaapmattenaantal 40
Slaapzakkenaantal 40
Picknickdekensaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Waterpistolenaantal 12

Keuken

Gasbarbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangetjesaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Naamstickersaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je sportmateriaal en activiteitenstations verdeelt. Plan per dag afwisselend actieve onderdelen, rustmomenten en vaste tijden voor eten, slapen en opruimen.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Controleer daarna alle contactgegevens en druk de deelnemerslijst af voor de inchecktafel.
Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken, zaklampen en spelmateriaal minstens drie dagen vooraf. Zo ontdek je ontbrekende of beschadigde spullen nog voordat de groep aankomt.
Plan boodschappen op basis van het aantal bevestigde deelnemers en koel bederfelijke producten direct. Zet herbruikbare borden, bekers en bestek apart, zodat de keuken tijdens de eerste maaltijd niet hoeft te zoeken.
Doe de veiligheidscontrole vóór de ontvangst: controleer EHBO-koffer en brandblussers, leg verlengsnoeren veilig en bespreek de locatie van de slaaptenten, uitgang en verzamelplek met de begeleiders.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakantiekamp organiseren?: Begin minimaal zes tot acht weken van tevoren met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de deelnemerslijst ongeveer één week voor vertrek.
Hoeveel slaapspullen heb je nodig per deelnemer op kamp?: Reken per deelnemer op één slaapmat en één slaapzak; controleer daarnaast hoeveel slaaptenten beschikbaar zijn en hoeveel personen daarin passen. Vraag uiterlijk bij de aanmelding wie eigen kampeerspullen meeneemt.
Wanneer moet je dieetwensen en noodcontacten verzamelen?: Vraag dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding uit. Controleer de gegevens uiterlijk één week voor het kamp en houd de lijst zowel digitaal als op papier beschikbaar.
Wat moet je op de opbouwdag van een vakantiekamp doen?: Reserveer minstens twee tot drie uur voor locatie-inspectie, tenten opzetten, tafels en stoelen plaatsen en activiteitenstations inrichten. Doe daarna de veiligheidscontrole en zet de inchecktafel klaar voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.