Zo organiseer je een vakantiekamp

Begin een vakantiekamp niet met activiteiten, maar met de datum, locatie en deelnemerslimiet. Daarna leg je budget, reserveringen en het programma vast, zodat je weet hoeveel slaapplaatsen, begeleiders en materialen nodig zijn. Verzamel vroeg aanmeldingen, toestemmingen, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten. In de laatste week controleer je het weer, de boodschappen en het spelmateriaal; op de dag ervoor bouw je tenten en slaapruimtes op en breng je alle voorraad naar het kampterrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
3
Reserveringen maken
2 personen
4
Programma opstellen
3 personen
5
Begroting vastleggen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Toestemmingen verzamelen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Medische informatie verzamelen
2 personen
12
Noodcontacten controleren
2 personen
13
Groepsindeling maken
3 personen
14
Kamerindeling maken
3 personen
15
Activiteiten voorbereiden
4 personen
16
Spelmateriaal controleren
2 personen
17
EHBO-materiaal controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Voorraad houdbare producten klaarzetten
2 personen
22
Koelproducten ophalen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
24
Kampterrein controleren
2 personen
25
Tenten en slaapruimtes opbouwen
6 personen
26
Tafels en banken opstellen
4 personen
27
Keuken inrichten
3 personen
28
Sanitaire ruimte controleren
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Geluidsapparatuur testen
2 personen
31
Registratietafel inrichten
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
39
Kampregels uitleggen
2 personen
40
Groepen voorstellen
3 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
43
Middagactiviteit begeleiden
6 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
46
Tafels dekken
4 personen
47
Avondmaaltijd serveren
5 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
49
Avondspel begeleiden
6 personen
50
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
51
Avondsnacks serveren
2 personen
52
Deelnemers naar slaapruimtes begeleiden
4 personen
53
Nachtwacht voorbereiden
2 personen

Nazorg

54
Afval verzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Keuken schoonmaken
3 personen
57
Sanitaire ruimtes schoonmaken
3 personen
58
Terrein schoon opleveren
4 personen
59
Tenten afbreken
6 personen
60
Meubilair terugplaatsen
4 personen
61
Spelmateriaal sorteren
2 personen
62
Voorraad tellen
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 8
Slaapmattenaantal 36
Slaapzakkenaantal 36
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknickbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Drinkbekersaantal 50
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Kookplatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Zaklampenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Springtouwenaantal 8
Ballenaantal 8
Pionnenaantal 30
Teamhesjesaantal 36
Touwaantal 2
Waterpistolenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Tekenpincettenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je het aantal tenten, slaapmatten, slaapzakken en begeleiders direct afstemmen op de groep.
Verzamel toestemmingen, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Controleer de gegevens daarna nog één keer voordat de groepsindeling wordt gemaakt.
Maak het programma met een duidelijke volgorde van activiteiten, maaltijden en rustmomenten. Plan per dag ruimte voor slecht weer, zodat je niet op het laatste moment een alternatief hoeft te verzinnen.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal koelproducten zo laat mogelijk op. Gebruik koelboxen en voedselbakken voor transport en controleer de boodschappenlijst vóór vertrek.
Bouw tenten en slaapruimtes minimaal één dag vooraf op als dat kan. Controleer daarbij slaapmatten, slaapzakken, verlichting, verlengkabels, powerbanks en EHBO-materiaal voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakantiekamp organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken van tevoren met datum, locatie, deelnemerslimiet en reserveringen. Stuur de uitnodigingen daarna uit en sluit aanmeldingen ongeveer twee weken voor vertrek, zodat je de groeps- en kamerindeling kunt maken.
Wat moet je vooraf weten van deelnemers aan een vakantiekamp?: Verzamel uiterlijk één week voor het kamp de aanmelding, toestemming, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten. Controleer of elk dossier compleet is voordat je de groepsindeling en slaapplaatsen definitief maakt.
Wanneer doe je boodschappen voor een vakantiekamp?: Houdbare producten kun je twee tot drie dagen vooraf klaarzetten. Haal koelproducten op de dag van vertrek of maximaal één dag eerder en vervoer ze in koelboxen.
Wanneer bouw je tenten en slaapruimtes op?: Bouw tenten en slaapruimtes bij voorkeur één dag voor aankomst op. Dan heb je nog tijd om de ondergrond, slaapmatten, slaapzakken en indeling te controleren en problemen vóór de start op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.