Organiser un camp de vacances, étape par étape

Un camp de vacances se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date, le lieu, la capacité d’accueil et le budget avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations parentales, les informations médicales et les besoins alimentaires doivent être centralisés assez tôt pour constituer les groupes et le plan des chambres. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, les achats, le matériel et l’installation des espaces de couchage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
2
Définir la limite de participants
2 personnes
3
Faire les réservations
2 personnes
4
Élaborer le programme
3 personnes
5
Fixer le budget
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Collecter les autorisations
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Collecter les informations médicales
2 personnes
12
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
13
Faire la répartition des groupes
3 personnes
14
Établir le plan des chambres
3 personnes
15
Préparer les activités
4 personnes
16
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Préparer le stock de produits non périssables
2 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Contrôler le terrain de camping
2 personnes
25
Monter les tentes et les espaces de couchage
6 personnes
26
Installer les tables et les bancs
4 personnes
27
Aménager la cuisine
3 personnes
28
Vérifier l'espace sanitaire
2 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Tester le matériel sonore
2 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Préparer les consignes de sécurité

Événement

36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
39
Expliquer les règles du camp
2 personnes
40
Présenter les groupes
3 personnes
41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
42
Animer le jeu de présentation
4 personnes
43
Animer l’activité de l’après-midi
6 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Préparer le repas du soir
5 personnes
46
Dresser les tables
4 personnes
47
Servir le dîner
5 personnes
48
Servir les repas diététiques
2 personnes
49
Animer le jeu du soir
6 personnes
50
Animer le programme du feu de camp
4 personnes
51
Servir les en-cas du soir
2 personnes
52
Accompagner les participants vers les dortoirs
4 personnes
53
Préparer la garde de nuit
2 personnes

Suivi

54
Rassembler les déchets
3 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer la cuisine
3 personnes
57
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
58
Rendre le terrain propre
4 personnes
59
Démonter les tentes
6 personnes
60
Remettre le mobilier en place
4 personnes
61
Trier le matériel de jeu
2 personnes
62
Compter le stock
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de campingqté 8
Matelas de couchageqté 36
Sacs de couchageqté 36
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Bancs de pique-niqueqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobeletsqté 50
Couteauxqté 45
Fourchettesqté 45
Cuillèresqté 45
Louchesqté 6
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Casserolesqté 4
Plaques de cuissonqté 3
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 3

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphonesqté 2
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Ballonsqté 8
Cônesqté 30
Chasubles d’équipeqté 36
Cordeqté 2
Pistolets à eauqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Pinces de dessinqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la capacité avant d’envoyer les invitations : elle détermine le nombre de tentes, de couchages, de groupes et de repas à prévoir. Garde une liste d’attente si le lieu ne permet pas d’ajouter des participants.
Demande les autorisations, contacts d’urgence, informations médicales et besoins alimentaires dans le même formulaire. Relance les familles dont le dossier est incomplet au moins 7 jours avant le départ.
Prépare le programme avant de répartir les groupes : vérifie que chaque activité a un encadrant, un horaire et le matériel nécessaire. Prévois aussi une solution de remplacement en cas de pluie.
Fais les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais juste avant le départ. Contrôle les quantités avec les inscriptions définitives, pas avec une estimation initiale.
Installe les tentes et les espaces de couchage dès l’arrivée sur le site, avant de lancer les activités. Contrôle ensuite le terrain, les accès, le matériel de premiers secours et les prévisions météo avant l’accueil du groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de vacances ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les réservations, le budget et le programme viennent en premier, puis les inscriptions et la collecte des autorisations.
Quand envoyer les invitations pour un camp de vacances ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le camp, avec une date limite d’inscription fixée 3 à 4 semaines avant le départ. Tu gardes ainsi le temps de traiter les réponses et de commander le nécessaire.
Combien de temps avant faut-il récupérer les autorisations parentales ?: Fixe une échéance au plus tard 7 jours avant le départ. À ce moment-là, vérifie aussi les contacts d’urgence, les informations médicales et les besoins alimentaires de chaque participant.
Quand faire les courses pour un camp de vacances ?: Achète les produits non périssables 3 à 5 jours avant le départ et récupère les produits frais la veille ou le jour même. Vérifie les glacières, les bacs alimentaires et les moyens de cuisson avant de charger le matériel.

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