Zo organiseer je een urban run

Een urban run organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbare route en een veilige doorstroming door de stad. Leg eerst afstand, start en finish vast en regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekering. Open pas daarna de inschrijving, zodat je deelnemers duidelijke informatie geeft over route, starttijd en voorzieningen. In de laatste weken draait alles om bezetting, materiaal, waterpunten en een extra route-inspectie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
3 personen
2
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verkeersplan indienen
2 personen
5
Verzekering controleren
6
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
7
Verkeersregelaars werven
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Online inschrijving openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sociale promotie plaatsen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers bestellen
15
Medaillebestelling plaatsen
16
Locatievoorzieningen reserveren
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Route opnieuw inspecteren
3 personen
19
Omleidingsborden ontwerpen
2 personen
20
Deelnemersinformatie versturen
21
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
22
Verkeersposten toewijzen
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Startnummers sorteren
3 personen
25
Materialen verzamelen
4 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Routeborden controleren
2 personen
28
EHBO-koffers controleren
2 personen
29
Walkietalkies opladen
30
Startlijst afdrukken

Event

31
Route nalopen
4 personen
32
Start- en finishterrein opbouwen
8 personen
33
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
34
Routepijlen ophangen
5 personen
35
Waterposten opbouwen
4 personen
36
Inschrijftafels inrichten
4 personen
37
EHBO-post inrichten
2 personen
38
Catering klaarzetten
4 personen
39
Geluid en tijdregistratie testen
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Deelnemers aanmelden
5 personen
42
Startnummers uitdelen
4 personen
43
Bagage innemen
3 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Startvak indelen
3 personen
46
Deelnemers welkom heten
2 personen
47
Startsein geven
2 personen
48
Verkeersposten bemannen
8 personen
49
Water uitdelen
4 personen
50
Deelnemers op de route begeleiden
6 personen
51
Tijdregistratie controleren
2 personen
52
EHBO-verzoeken afhandelen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Fruit en snacks serveren
3 personen
55
Medailles uitdelen
3 personen
56
Bagage teruggeven
3 personen
57
Finishgebied begeleiden
4 personen
58
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
59
Route vrijgeven
4 personen
60
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
61
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

62
Materialen van de route ophalen
6 personen
63
Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
64
Terrein leeghalen
6 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemersbedankje versturen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Geleende materialen terugbrengen
3 personen
72
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
73
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
EHBO-materialen aanvullen
76
Routeborden schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 80

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishermedaillesaantal 180
Routepijlenaantal 80
Kilometermarkersaantal 12
Startlintenaantal 2
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintaantal 10
Waterkrattenaantal 25
Drinkbekersaantal 800
Koelboxenaantal 8
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Stempelsetsaantal 4
Tijdklokkenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 25
Nooddekensaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Hesjes voor verkeerspostenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Zaklampenaantal 12
Regenponcho'saantal 30
Polsbandjesaantal 250
Borgtasjesaantal 220
Markeringskrijtaantal 12
Meetlintenaantal 2
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Walkietalkiesaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Laminator
Oplaadkabelsaantal 12
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalcontainersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Decoratie

Startboog
Baniersaantal 8
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10

Tips

Maak de route eerst definitief en controleer haar minstens twee keer: één keer bij het uitwerken en opnieuw kort voor de run. Markeer bochten, kruisingen, start en finish met routepijlen en kilometermarkers.
Begin vroeg met vergunningen en het verkeersplan. Reserveer voor elke verkeerspost een verkeersregelaar en plan extra mensen voor wissels, pauzes en onverwachte uitval.
Open de inschrijving pas wanneer afstand, startlocatie, finishlocatie en deelnemerslimiet vaststaan. Vraag dieetwensen meteen uit en verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Bereken water en catering op basis van het verwachte aantal deelnemers plus vrijwilligers. Zet waterkratten, drinkbekers en koelboxen niet alleen bij de finish klaar, maar ook op vooraf gekozen punten langs de route.
Maak startnummers, veiligheidsspelden, medailles en vrijwilligersindeling per zone klaar. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg een alternatief klaar voor tenten, geluidsapparatuur en materiaalopslag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een urban run organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met route, start- en finishlocatie, vergunningen en het verkeersplan. Reken daarnaast op enkele weken voor vrijwilligers, inschrijvingen en materiaal.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een urban run?: Plan minimaal één verkeersregelaar per kruising of verkeerspost die je moet beveiligen. Tel daarnaast 10 tot 15 procent reserve mee, zodat je uitval of een langere inzet kunt opvangen.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een urban run?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin route, afstand, starttijd, bereikbaarheid, startnummerprocedure, waterpunten en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
Hoeveel water heb je nodig voor een urban run?: Bereken per deelnemer minimaal één drinkmoment onderweg en één bij de finish, en tel extra voorraad voor vrijwilligers op. Maak de definitieve hoeveelheid uiterlijk 7 dagen vooraf op basis van het actuele aantal inschrijvingen en de weersverwachting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.