Organiser une course urbaine, étape par étape

Une course urbaine se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’ouverture des inscriptions. Commencez par valider le parcours, la distance, les points de départ et d’arrivée, puis obtenez les autorisations et sécurisez la circulation. Ensuite, construisez l’équipe de signaleurs et de bénévoles, ouvrez les inscriptions et commandez dossards, médailles et matériel. La dernière semaine sert surtout à vérifier l’itinéraire, répartir les postes et préparer chaque caisse pour le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
3 personnes
2
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Soumettre le plan de circulation
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Assurer la présence des secours
2 personnes
7
Recruter des signaleurs
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions en ligne
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander les dossards
15
Passer la commande des médailles
16
Réserver les équipements du lieu
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
19
Concevoir des panneaux de déviation
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
21
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
22
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Trier les dossards
3 personnes
25
Rassembler le matériel
4 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
28
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
29
Recharger les talkies-walkies
30
Imprimer la liste de départ

Événement

31
Vérifier l'itinéraire
4 personnes
32
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
33
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
34
Suspendre les flèches d’orientation
5 personnes
35
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
36
Installer les tables d'inscription
4 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
39
Tester le son et le chronométrage
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Inscrire les participants
5 personnes
42
Distribuer les dossards
4 personnes
43
Recevoir les bagages
3 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Aménager la zone de départ
3 personnes
46
Accueillir les participants
2 personnes
47
Donner le signal de départ
2 personnes
48
Tenir les postes de circulation
8 personnes
49
Distribuer de l'eau
4 personnes
50
Accompagner les participants sur le parcours
6 personnes
51
Vérifier le suivi du temps
2 personnes
52
Gérer les demandes de premiers secours
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
55
Distribuer les médailles
3 personnes
56
Rendre les bagages
3 personnes
57
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
58
Accueillir les derniers participants
3 personnes
59
Libérer le parcours
4 personnes
60
Organiser la remise des prix
3 personnes
61
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

62
Récupérer le matériel du parcours
6 personnes
63
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
64
Dégager le terrain
6 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Publier les résultats
69
Envoyer un message de remerciement aux participants
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Rendre le matériel emprunté
3 personnes
72
Rendre le matériel loué
3 personnes
73
Ranger les courses restantes
2 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Réapprovisionner les fournitures de premiers secours
76
Nettoyer les panneaux de parcours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Flèches de directionqté 80
Marqueurs kilométriquesqté 12
Rubans de départqté 2
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 10
Caisses d’eauqté 25
Gobeletsqté 800
Glacièresqté 8
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Kits de tamponsqté 4
Chronomètresqté 2
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Couvertures de survieqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets pour postes de circulationqté 12
Siffletsqté 12
Lampes de pocheqté 12
Ponchos de pluieqté 30
Braceletsqté 250
Sacs de consigneqté 220
Craie de marquageqté 12
Mètres rubansqté 2
Piles de rechangeqté 40

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Plastifieuse
Câbles de rechargeqté 12
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Conteneurs à déchetsqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Décoration

Arche de départ
Bannièresqté 8
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Nappesqté 10

Conseils

Faites valider le parcours et le plan de circulation avant de communiquer une date ou d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une nouvelle inspection de l’itinéraire quelques jours avant la course.
Répartissez les signaleurs sur chaque carrefour et donnez à chacun un horaire, un poste et un moyen de contact. Les gilets réfléchissants, cônes, barrières et panneaux de déviation doivent être regroupés par zone.
Calculez le ravitaillement à partir du nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une marge pour les bénévoles et les accompagnateurs. Les caisses d’eau, gobelets et glacières doivent être affectés à des points précis, pas simplement déposés au départ.
Commandez les dossards et les médailles assez tôt pour pouvoir trier les numéros et corriger les inscriptions. Préparez aussi les épingles, listes, stylos et chronomètres dans des pochettes séparées.
Envoyez les informations pratiques avant le départ : horaires, accès, retrait du dossard, consignes de circulation et tenue recommandée. Consultez les prévisions météo quelques jours avant et adaptez les tentes, l’eau et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course urbaine ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour une course avec rues ouvertes, autorisations et plan de circulation. Ce délai laisse le temps de confirmer les secours, recruter les bénévoles et commander les dossards et médailles.
Quand demander les autorisations pour une course en ville ?: Déposez les demandes dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 3 à 6 mois avant l’événement. Le délai exact dépend de la commune et de la complexité des rues utilisées.
Combien de bénévoles faut-il pour une course urbaine ?: Comptez au minimum une personne par point de circulation à sécuriser, puis ajoutez une équipe pour les inscriptions, le ravitaillement, l’arrivée et le rangement. Finalisez la répartition au plus tard 7 jours avant la course.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription, puis le récapitulatif pratique 5 à 7 jours avant le départ. Rappelez les horaires, le retrait du dossard, l’accès au site et les éventuelles restrictions de circulation.

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