Zo organiseer je een ultrafietstocht

Begin met de route, afstand en startlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Controleer vervolgens vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekering voordat je de inschrijving opent. Tijdens de voorbereiding verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en stuur je deelnemersinformatie met route en startnummer. Plan de laatste dagen vooral voor controle: routebestand, weersverwachting, reserveringen en materiaal. Op de dag zelf draait het om een duidelijke start, veilige route, bereikbare hulp en een ordelijke terugkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Inschrijfformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Route online publiceren
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
EHBO-ondersteuning reserveren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Routebestand controleren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Reserveringen bevestigen
18
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
19
Routeborden sorteren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Startnummers klaarleggen
2 personen
23
Routebestand distribueren
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Startboog opbouwen
3 personen
26
Registratietafels opstellen
3 personen
27
Fietsenstalling opbouwen
3 personen
28
Routeborden plaatsen
4 personen
29
Bevoorradingsposten inrichten
6 personen
30
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Dranken koud zetten
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Deelnemers inchecken
5 personen
36
Fietsen en helmen controleren
3 personen
37
Startbriefing geven
2 personen
38
Deelnemers laten starten
4 personen
39
Bevoorradingsposten bemannen
8 personen
40
Route en verkeerspunten controleren
3 personen
41
Dranken bijvullen
3 personen
42
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
43
Fietspech ondersteunen
2 personen
44
EHBO-verzoeken afhandelen
2 personen
45
Achterrijders registreren
2 personen
46
Binnenkomende deelnemers registreren
3 personen
47
Finishers medaille geven
3 personen
48
Finisherdrank serveren
3 personen
49
Warme maaltijd serveren
5 personen
50
Deelnemers informeren over sluiting
51
Laatste deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

52
Routeborden ophalen
4 personen
53
Locatie afbouwen
5 personen
54
Fietsenstalling afbreken
3 personen
55
Afval verzamelen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Materialen inventariseren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Verloren voorwerpen verwerken
61
Deelnemersbericht versturen
62
Schade en incidenten vastleggen
2 personen
63
Financiële administratie afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Fietsrekkenaantal 60
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrek

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 10
Krachtige fietspompenaantal 6
Accupompenaantal 2
Oplaadstationsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 80
Pijlbordenaantal 40
Startnummersaantal 130
Startnummerbandenaantal 130
Medaljesaantal 120
Fietslichtsetsaantal 20
Reflectiehesjesaantal 20
Reparatiestandaardsaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 8
Reservebinnenbandenaantal 40
Bandenlichtersaantal 20
Fietskettingenaantal 8
Kettingolieaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Markeerkrijtaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 8
Routepijlenaantal 60
Klembordenaantal 8
Stempelkaartenaantal 130
Watervaste stiftenaantal 20
EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
IJscompressenaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 200
Zaklampenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 8
Soeplepelsaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Afwasborstelsaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 6
Sponsjesaantal 20
Desinfectiesprayaantal 6

Decoratie

Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Bannersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en controleer het routebestand op meerdere apparaten voordat je het online publiceert. Verdeel daarna pas routeborden, pijlborden en het bestand voor vrijwilligers.
Regel vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en EHBO vroeg in het traject. Reserveer de startlocatie en bevestig alle afspraken uiterlijk enkele dagen voor de tocht.
Open de inschrijving zodra route en praktische informatie vaststaan. Wijs startnummers toe na het sluiten van de inschrijving en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen doet.
Wacht niet tot de ochtend zelf met het sorteren van routeborden en startnummers. Breng materialen vooraf naar de locatie en leg pompen, reparatiesets, reservebinnenbanden en bandenlichters op vaste plekken klaar.
Maak een apart draaiboek voor vrijwilligers en communicatie. Gebruik portofoons op vaste posten, controleer de weersverwachting opnieuw en zorg dat oplaadstations, powerbanks en verlichting beschikbaar zijn als de dag uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultrafietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO, vrijwilligers en de startlocatie kunnen meerdere weken voorbereiding vragen.
Wanneer moet ik de route van een ultrafietstocht publiceren?: Publiceer de route zodra afstand, routebestand en veiligheidsinformatie gecontroleerd zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de tocht. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf nogmaals met de definitieve details.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ultrafietstocht?: Maak per taak een bezetting en plan minimaal 1 coördinator voor de start, routebegeleiding, bevoorrading en materiaal. Reserveer daarnaast 10 tot 15 procent extra vrijwilligers voor uitval of langere diensten.
Wanneer controleer je het weer en de reserveringen voor de fietstocht?: Controleer de weersverwachting en alle reserveringen 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas bevoorrading, kledingadvies, verlichting en eventuele verkeersmaatregelen aan als de omstandigheden veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.