Organiser une randonnée cycliste extrême, étape par étape

Une randonnée cycliste extrême se prépare d’abord sur la carte, puis sur le terrain. Commencez par fixer la distance, le parcours et le lieu de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la circulation, l’assurance et l’assistance de premiers secours doivent être confirmées assez tôt. Le jour J, la signalisation, les réparations, la recharge, le ravitaillement et les communications entre équipes font la différence entre un parcours fluide et une intervention improvisée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Vérifier les autorisations
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le parcours en ligne
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Réserver une assistance de premiers secours
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux participants
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Vérifier le fichier de trajet
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Confirmer les réservations
18
Préparer le parking à vélos
2 personnes
19
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Préparer les dossards
2 personnes
23
Distribuer le fichier d’itinéraire
24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
25
Monter l’arche de départ
3 personnes
26
Installer les tables d'inscription
3 personnes
27
Installer le parking à vélos
3 personnes
28
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
29
Installer les postes de ravitaillement
6 personnes
30
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

35
Enregistrer les participants
5 personnes
36
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
37
Faire le briefing de départ
2 personnes
38
Faire démarrer les participants
4 personnes
39
Tenir les postes de ravitaillement
8 personnes
40
Vérifier le parcours et les points de circulation
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
42
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
43
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
44
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
45
Enregistrer les derniers de la file
2 personnes
46
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
47
Remettre la médaille de finisher
3 personnes
48
Servir la boisson des finishers
3 personnes
49
Servir le repas chaud
5 personnes
50
Informer les participants de la fermeture
51
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

52
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
53
Démontage du lieu
5 personnes
54
Démonter le parking à vélos
3 personnes
55
Rassembler les déchets
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Nettoyer le lieu
4 personnes
58
Inventorier le matériel
2 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Traiter les objets trouvés
61
Envoyer le message aux participants
62
Consigner les dommages et les incidents
2 personnes
63
Finaliser la comptabilité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 30
Porte-vélosqté 60
Poubellesqté 12
Portant à vêtements

Équipement

Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 10
Pompes à vélo puissantesqté 6
Pompes à batterieqté 2
Stations de rechargeqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes frontalesqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 80
Panneaux indicateursqté 40
Numéros de départqté 130
Bracelets de dossardqté 130
Médaillesqté 120
Ensembles d’éclairage véloqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20
Supports de réparationqté 4
Kits de réparation véloqté 8
Chambres à air de rechangeqté 40
Démonte-pneusqté 20
Chaînes de véloqté 8
Huile pour chaîneqté 6
Attaches-câblesqté 200
Craie de marquageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 60
Presse-papiersqté 8
Cartes de poinçonnageqté 130
Marqueurs indélébilesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 20
Gants en nitrileqté 200
Lampes de pocheqté 8
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Louches à soupeqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Brosses à vaisselleqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Serviettesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 6
Épongesqté 20
Spray désinfectantqté 6

Décoration

Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bannièresqté 8

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant le départ. Vérifiez le fichier de trajet, les points dangereux, les zones sans réseau et le temps nécessaire pour installer chaque panneau.
N’ouvrez les inscriptions qu’après avoir clarifié les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation. Prévoyez ensuite une date limite pour recueillir les besoins alimentaires et les informations utiles des participants.
Dimensionnez l’assistance selon les points critiques du parcours, pas seulement selon le nombre de cyclistes. Des talkies-walkies, des batteries externes, des pompes puissantes et des kits de réparation doivent être répartis entre les équipes mobiles et le départ.
Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant la randonnée : heure de rendez-vous, fichier d’itinéraire, stationnement, équipement obligatoire et procédure en cas de problème. Attribuez les numéros de départ avant l’arrivée des participants pour éviter une file au départ.
Préparez le site la veille si le départ est matinal. Triez les panneaux par ordre d’installation, chargez les équipements, aménagez le parking à vélos et vérifiez l’éclairage, la sonorisation, les glacières et l’arche de départ avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste extrême ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un parcours local et davantage si des autorisations de circulation sont nécessaires. Les secours, l’assurance, le lieu de départ et les bénévoles doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription, puis les consignes complètes 5 à 7 jours avant le départ. Renvoyez la météo prévue, l’heure de rendez-vous et les éventuelles modifications 24 heures avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Prévoyez au moins une personne par poste fixe et une équipe mobile pour les incidents mécaniques ou médicaux. Pour un parcours comportant plusieurs points de contrôle, établissez la répartition au moins 2 semaines avant le départ.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée cycliste extrême ?: Contrôlez le fichier de trajet, les prévisions météo, les réservations, les numéros de départ et le matériel de réparation. Testez aussi les talkies-walkies, les pompes à batterie, les lampes et la sonorisation avant de charger le matériel.

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