Zo organiseer je een ultimatefrisbeetoernooi

Begin met de datum, beschikbare sportvelden en het verwachte aantal teams. Daarna leg je de toernooiregels en wedstrijdopzet vast, zodat je een passend schema en voldoende officials kunt regelen. Open vervolgens de inschrijving en verzamel dieetwensen, teamgegevens en contactpersonen. In de laatste week draait alles om bevestigingen, materiaalcontrole, veldindeling en eten en drinken. Plan de wedstrijddag met ruime wisseltijd: vertraging in de eerste ronde werkt anders de hele dag door.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sportvelden reserveren
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Scheidsrechters benaderen
2 personen
8
EHBO'er vastleggen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Teambevestigingen versturen
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Wedstrijdschema publiceren
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Scheidsrechters instrueren
2 personen
16
Prijzen bestellen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Velden en lijnen controleren
2 personen
20
Toernooimateriaal verzamelen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Broodjes voorbereiden
3 personen
24
Wedstrijdkaarten printen
25
Routebordjes maken
2 personen
26
EHBO-materiaal controleren
27
Oplaadbare apparatuur laden
28
Parkeerinformatie klaarleggen
29
Terrein controleren
3 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Wedstrijdvelden uitzetten
6 personen
33
Veldnummers plaatsen
2 personen
34
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
EHBO-punt inrichten
2 personen
37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
38
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
2 personen
41
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

42
Registratie openen
3 personen
43
Teams ontvangen
3 personen
44
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Wedstrijden begeleiden
8 personen
47
Scores registreren
2 personen
48
Wedstrijdmateriaal uitdelen
2 personen
49
Waterpunten beheren
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes aanvullen
2 personen
53
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
54
Blessures registreren
55
Terrein en toiletten controleren
2 personen
56
Finale aankondigen
57
Finale begeleiden
4 personen
58
Prijzen uitreiken
3 personen
59
Slotwoord verzorgen

Nazorg

60
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Sportvelden schoon achterlaten
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
68
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Restanten opruimen
2 personen
73
Deelnemers informeren over uitslag

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Ultimatefrisbeesaantal 16
Reservefrisbeesaantal 6
Pionnenaantal 80
Lijnmarkeringaantal 12
Veldvlaggenaantal 24
Veldnummerbordenaantal 8
Scorebordenaantal 8
Fluitjesaantal 10
Stopwatchesaantal 8
Trainingshesjesaantal 40
Meetlintenaantal 3
Scheidsrechterskaartenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Paraplu'saantal 6

Apparatuur

Geluidsspeakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Printer
Laptopaantal 2
Tafelmicrofoonstandaard

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8

Keuken

Gasbrandersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Decoratie

Baniersaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Startnummerkaartenaantal 100
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Tips

Reserveer de sportvelden voordat je inschrijvingen opent. Controleer hoeveel speelvelden, kleedruimte en stroompunten beschikbaar zijn en noteer ook wie de lijnen en veldvlaggen verzorgt.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijving sluit. Zet per wedstrijd de veldnummering, starttijd en rust tussen wedstrijden erbij; zo kunnen teams en scheidsrechters zich gericht voorbereiden.
Regel scheidsrechters en vrijwilligers niet op het laatste moment. Geef scheidsrechters vooraf de regels en wedstrijdkaarten en deel vrijwilligers per taak en tijdsblok in, inclusief vervanging tijdens pauzes.
Controleer in de laatste week het materiaal op aantallen en werking. Leg naast de frisbees ook reservefrisbees, pionnen, lijnmarkering, scoreborden, fluitjes, stopwatches en veldnummerborden klaar.
Plan catering op de wisselmomenten van het schema. Koel dranken vooraf, bereid broodjes tijdig en controleer of waterkannen, koelboxen, tafels en eventuele stroom voor koffiezetapparaten beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultimatefrisbeetoernooi organiseren?: Leg de datum en velden bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna, zodat je uiterlijk 2 tot 3 weken voor het toernooi het aantal teams en het wedstrijdschema kunt bepalen.
Hoeveel velden heb je nodig voor een ultimatefrisbeetoernooi?: Dat hangt af van het aantal teams, de wedstrijdduur en het aantal rondes. Reken eerst met je gewenste start- en eindtijd; met 8 teams kun je bijvoorbeeld meerdere rondes over 2 velden plannen, maar houd per wissel minimaal 10 tot 15 minuten ruimte.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema publiceren?: Publiceer het definitieve schema zodra de inschrijving is verwerkt, meestal 1 tot 2 weken voor de wedstrijddag. Verstuur daarna één deelnemersinformatie met starttijd, route, veldnummers, regels en contactgegevens.
Hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers heb ik nodig?: Plan per gelijktijdige wedstrijd minimaal één scheidsrechter of aangewezen wedstrijdbegeleider en daarnaast minstens 2 vrijwilligers voor ontvangst, scores en catering. Voeg bij een toernooi met meer dan 4 teams een extra reservepersoon per dienst toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.