Organiser un tournoi d’ultimate frisbee sans improviser

Un tournoi d’ultimate frisbee se prépare d’abord sur le calendrier, les terrains et le format des matchs. Fixez la date, réservez les terrains, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les détails qui posent le plus de problèmes arrivent ensuite : confirmations d’équipe, besoins alimentaires, arbitrage, météo et matériel réparti par terrain. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à garder une organisation lisible jusqu’au jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de sport
3
Établir le programme de la compétition
2 personnes
4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Contacter les arbitres
2 personnes
8
Prévoir un secouriste
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les confirmations d'équipe
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Publier le programme des matchs
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Briefer les arbitres
2 personnes
16
Commander les prix
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
19
Vérifier les terrains et les lignes
2 personnes
20
Rassembler le matériel de tournoi
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les sandwichs
3 personnes
24
Imprimer les cartes de compétition
25
Créer des panneaux de direction
2 personnes
26
Vérifier le matériel de premiers secours
27
Charger le matériel rechargeable
28
Préparer les informations de stationnement
29
Contrôler le site
3 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les aires de compétition
6 personnes
33
Installer les numéros de terrain
2 personnes
34
Installer la table du concours
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

42
Ouvrir l’inscription
3 personnes
43
Accueillir les équipes
3 personnes
44
Expliquer les règles du match
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer les matchs
8 personnes
47
Enregistrer les scores
2 personnes
48
Distribuer le matériel de compétition
2 personnes
49
Gérer les points d'eau
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
54
Enregistrer les blessures
55
Vérification du site et des toilettes
2 personnes
56
Annoncer la finale
57
Encadrer la finale
4 personnes
58
Remettre les prix
3 personnes
59
Prononcer le discours de clôture

Suivi

60
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Laisser les terrains propres
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
68
Ranger le matériel audio
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Effectuer l’inspection du site
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Ranger les restes
2 personnes
73
Informer les participants du résultat

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Ultimate frisbeesqté 16
Frisbees de réserveqté 6
Cônesqté 80
Marquage au solqté 12
Drapeaux de terrainqté 24
Panneaux de numérotation des terrainsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 10
Chronomètresqté 8
Chasubles d’entraînementqté 40
Mètres rubansqté 3
Cartons d’arbitreqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Ruban de sportqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Parapluiesqté 6

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Imprimante
Ordinateur portableqté 2
Pied de micro de table

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8

Cuisine

Brûleurs à gazqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Décoration

Bannièresqté 8
Panneaux de directionqté 12
Dossardsqté 100
Trophéesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Conseils

Commencez par réserver les terrains avant de publier les invitations : vérifiez le nombre de terrains disponibles, leurs dimensions et le temps nécessaire entre deux matchs. Ajoutez une marge pour l’installation du marquage au sol et des panneaux de numérotation.
Établissez le format de compétition avant d’ouvrir le formulaire d’inscription. Indiquez le nombre maximal d’équipes, la durée des matchs, les règles appliquées et l’heure prévue du premier engagement.
Bloquez les rôles au moins une semaine avant le tournoi : arbitres, secouriste, accueil, table des scores et responsables de terrain. Envoyez ensuite à chaque équipe son programme, ses horaires et les informations pratiques.
Ne reportez pas la vérification météo au dernier moment. Consultez les prévisions 48 heures avant, contrôlez l’état des terrains et préparez un message rapide pour informer les participants d’un changement éventuel.
Préparez le matériel par zone plutôt qu’en une seule pile : frisbees de jeu et de réserve, cônes, sifflets, chronomètres, chasubles et panneaux de score. Refroidissez les boissons et préparez les sandwichs avant l’arrivée des équipes pour éviter une file dès le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’ultimate frisbee ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver les terrains, définir le format, contacter les arbitres et ouvrir les inscriptions. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, la répartition des bénévoles et le contrôle du matériel.
Quand faut-il publier le programme des matchs ?: Envoyez un programme provisoire dès que les inscriptions sont stabilisées, puis la version finale 5 à 7 jours avant le tournoi. Cela laisse aux équipes le temps de vérifier leur heure d’arrivée et leurs éventuels besoins alimentaires.
Combien d’arbitres et de bénévoles prévoir pour un tournoi ?: Prévoyez au minimum un responsable par terrain actif, une personne à l’accueil et une personne pour les scores et le chronométrage. Ajoutez un secouriste et une personne de coordination ; pour plusieurs terrains, constituez une équipe de bénévoles par créneau.
Que préparer la veille d’un tournoi d’ultimate frisbee ?: La veille, vérifiez les terrains et les lignes, chargez les batteries externes, imprimez les cartes de compétition et regroupez le matériel par terrain. Refroidissez les boissons et préparez les panneaux de direction afin que l’installation du matin reste courte.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.