Zo organiseer je een uitwisselingsweek

Begin een uitwisselingsweek niet met activiteiten, maar met de deelnemers en verantwoordelijkheden. Bevestig eerst de deelnemende scholen, verzamel contactgegevens en leg vast wie begeleiders, gastgezinnen en vervoer coördineert. Werk daarna per dag het programma uit en controleer of lokalen, bezoeklocaties en activiteiten beschikbaar zijn. In de laatste voorbereidingsfase verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren en maak je de ontvangst praktisch met naamkaartjes, welkomstmappen en duidelijke routes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemende scholen bevestigen
2 personen
2
Programma per dag uitwerken
3 personen
3
Contactgegevens begeleiders verzamelen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
8
Groepsindeling maken
3 personen
9
Gastgezinnen koppelen
3 personen
10
Vervoersschema opstellen
2 personen
11
Activiteiten reserveren
2 personen
12
Bezoeklocaties bevestigen
13
Lokalen reserveren
14
Maaltijden plannen
2 personen
15
Programma naar deelnemers sturen
16
Noodcontacten verzamelen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Welkomstmappen samenstellen
3 personen
19
Werkbladen afdrukken
20
Routebeschrijvingen afdrukken
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelproducten opslaan
2 personen
24
Welkomsthal schoonmaken
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
4 personen
27
Techniek testen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Welkomstbalie inrichten
2 personen
30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
31
Klaslokalen klaarzetten
3 personen
32
Afscheidsavond opbouwen
5 personen
33
Ontbijt en vertrek klaarzetten
3 personen

Event

34
Deelnemers registreren
4 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
36
Welkomstdrank serveren
3 personen
37
Welkomstpresentatie geven
3 personen
38
Groepsspel begeleiden
5 personen
39
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
40
Dinerbuffet serveren
5 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Avondactiviteit begeleiden
5 personen
43
Servies afruimen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ontbijt klaarzetten
3 personen
46
Deelnemers ontvangen
3 personen
47
Culturele workshops begeleiden
6 personen
48
Koffiepauze verzorgen
3 personen
49
Lunchpakketten uitdelen
4 personen
50
Excursiegroepen begeleiden
8 personen
51
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
52
Sportmaterialen klaarzetten
3 personen
53
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
54
Waterpunten aanvullen
2 personen
55
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
56
Lunchbuffet serveren
4 personen
57
Creatieve opdracht begeleiden
5 personen
58
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
59
Avondprogramma begeleiden
5 personen
60
Gezamenlijke lessen begeleiden
6 personen
61
Pauzesnacks uitdelen
2 personen
62
Lunch verzorgen
5 personen
63
Stadswandeling begeleiden
8 personen
64
Fotoactiviteit begeleiden
4 personen
65
Afscheidsdiner serveren
6 personen
66
Presentaties begeleiden
4 personen
67
Afscheidscadeaus uitdelen
2 personen
68
Bagage verzamelen
4 personen
69
Aanwezigheid controleren
2 personen
70
Vervoer naar vertrekpunt begeleiden
6 personen

Nazorg

71
Lokalen afsluiten
2 personen
72
Dagprogramma opruimen
3 personen
73
Sportmateriaal opruimen
3 personen
74
Afscheidsruimte opruimen
5 personen
75
Verloren voorwerpen controleren
2 personen
76
Materialen sorteren
3 personen
77
Servies afwassen
4 personen
78
Lokalen schoonmaken
4 personen
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Apparatuur opbergen
2 personen
83
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
84
Ongebruikte producten retourneren
85
Documenten archiveren
86
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 70
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Pauzebankenaantal 6
Bagagerekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 15
Powerbanksaantal 6
Fotocamera'saantal 4
USB-sticksaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Landenvlaggenaantal 8
Welkomstbord
Ballonnenaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 8
Fotowand

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks‌messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Wasmandenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalnet
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30

Catering

Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
Lunchboxenaantal 70
Herbruikbare drinkflessenaantal 70
Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk vier weken vooraf vast hoeveel deelnemers, begeleiders en gastgezinnen meedoen. Gebruik die aantallen voor de groepsindeling, maaltijden, lokalen en het vervoersschema.
Maak per dag één overzicht met tijden, locaties, verantwoordelijke begeleider en route. Bevestig bezoeklocaties en gereserveerde activiteiten opnieuw voordat je het programma naar deelnemers stuurt.
Verzamel dieetwensen en toestemmingsformulieren bij de aanmelding, niet pas tijdens de week. Controleer de formulieren opnieuw voordat deelnemers aan gastgezinnen en activiteiten worden gekoppeld.
Plan aankomst en vertrek als aparte onderdelen. Een vervoersschema zonder contactgegevens, noodcontacten en ruimte voor bagage zorgt vooral op het eerste moment voor vertraging.
Test de ontvangst een dag vooraf: zet de ontvangstbalie, tafels en stoelen klaar, controleer projectoren, microfoons en verlengsnoeren en leg naamkaartjes, routes en welkomstmappen per groep klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een uitwisselingsweek organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal drie maanden vooraf met deelnemende scholen, data en gastgezinnen. Reserveer activiteiten, bezoeklocaties en lokalen uiterlijk zes weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer maak je de groepsindeling en koppeling met gastgezinnen?: Maak een voorlopige groepsindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en de toestemmingsformulieren gecontroleerd zijn. Rond de koppeling met gastgezinnen uiterlijk twee weken voor aankomst af, inclusief dieetwensen en noodcontacten.
Hoe maak je een programma voor een uitwisselingsweek?: Werk per dag een tijdlijn uit met activiteit, locatie, reistijd, begeleider en maaltijdmoment. Plan naast het programma minimaal 15 minuten wisseltijd per verplaatsing en stuur de definitieve versie uiterlijk één week vooraf.
Wat moet je klaarzetten voor de eerste ontvangst?: Zet minstens één ontvangstbalie, naamkaartjes, welkomstmappen, routebeschrijvingen en noodcontacten klaar. Test apparatuur en richt de welkomsthal de dag ervoor in; bewaar koelproducten pas op de dag zelf gekoeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.