Eine Austauschwoche Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Austauschwoche greifen viele Bereiche ineinander: Schulen, Betreuung, Gastfamilien, Aktivitäten, Verpflegung und Transport. Beginne deshalb mit den verbindlichen Zusagen und arbeite dich dann zu Gruppen, Unterkünften und Tagesprogramm vor. Erst danach lassen sich Einladungen, Reservierungen und Teilnehmerinformationen zuverlässig abschließen. Plane außerdem früh genug für Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte – diese Angaben fehlen häufig noch kurz vor der Anreise.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmende Schulen bestätigen
2 Personen
2
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
3
Kontaktdaten der Betreuer sammeln
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
8
Gruppen einteilen
3 Personen
9
Gastfamilien zuordnen
3 Personen
10
Transportplan erstellen
2 Personen
11
Aktivitäten reservieren
2 Personen
12
Besuchslocations bestätigen
13
Räume reservieren
14
Mahlzeiten planen
2 Personen
15
Programm an Teilnehmer senden
16
Notfallkontakte sammeln
17
Namensschilder erstellen
2 Personen
18
Willkommensmappen zusammenstellen
3 Personen
19
Arbeitsblätter ausdrucken
20
Routenbeschreibungen drucken
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
24
Willkommenshalle reinigen
2 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Technik testen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Empfangstresen einrichten
2 Personen
30
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
31
Klassenzimmer bereitstellen
3 Personen
32
Abschiedsabend aufbauen
5 Personen
33
Frühstück und Abreise vorbereiten
3 Personen

Event

34
Teilnehmer registrieren
4 Personen
35
Namensschilder verteilen
2 Personen
36
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
37
Willkommenspräsentation halten
3 Personen
38
Gruppenspiel moderieren
5 Personen
39
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
40
Abendbuffet servieren
5 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Abendprogramm betreuen
5 Personen
43
Geschirr abräumen
3 Personen
44
Abfall sammeln
2 Personen
45
Frühstück vorbereiten
3 Personen
46
Teilnehmende empfangen
3 Personen
47
Kulturelle Workshops begleiten
6 Personen
48
Kaffeepause organisieren
3 Personen
49
Lunchpakete verteilen
4 Personen
50
Exkursionsgruppen begleiten
8 Personen
51
Abendessen servieren
5 Personen
52
Sportmaterialien bereitstellen
3 Personen
53
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
54
Wasserstationen auffüllen
2 Personen
55
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
56
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
57
Kreative Aufgabe anleiten
5 Personen
58
Werkstücke ausstellen
3 Personen
59
Abendprogramm betreuen
5 Personen
60
Gemeinsame Unterrichtsstunden begleiten
6 Personen
61
Pausensnacks verteilen
2 Personen
62
Mittagessen organisieren
5 Personen
63
Stadtspaziergang begleiten
8 Personen
64
Fotoaktivität begleiten
4 Personen
65
Abschiedsessen servieren
6 Personen
66
Präsentationen betreuen
4 Personen
67
Abschiedsgeschenke verteilen
2 Personen
68
Gepäck sammeln
4 Personen
69
Anwesenheit prüfen
2 Personen
70
Transport zum Startpunkt begleiten
6 Personen

Nachbereitung

71
Räume abschließen
2 Personen
72
Tagesprogramm aufräumen
3 Personen
73
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
74
Abschiedsraum aufräumen
5 Personen
75
Fundsachen prüfen
2 Personen
76
Materialien sortieren
3 Personen
77
Geschirr abwaschen
4 Personen
78
Räume reinigen
4 Personen
79
Dekoration entfernen
3 Personen
80
Abfall entsorgen
2 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Ausrüstung verstauen
2 Personen
83
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
84
Nicht verwendete Produkte zurückgeben
85
Dokumente archivieren
86
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 70
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8
PausenbänkeAnz. 6
GepäckwagenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
TassenAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 15
PowerbanksAnz. 6
FotokamerasAnz. 4
USB-SticksAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
LänderflaggenAnz. 8
Willkommensschild
BallonsAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 8
Fotowand

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 4

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8
WäschekörbeAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
Volleyballnetz
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 30

Catering

WasserkannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 8
LunchboxenAnz. 70
Wiederverwendbare TrinkflaschenAnz. 70
Einkäufe

Tipps

Bestätige zuerst alle teilnehmenden Schulen und sammle die Kontaktdaten der Betreuer. Verschicke Einladungen erst, wenn Ansprechpartner, Rückmeldefrist und benötigte Einverständniserklärungen feststehen.
Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte in einer gemeinsamen Übersicht. Setze dafür eine feste Frist von mindestens drei Wochen vor Beginn, damit Gruppen, Gastfamilien und Mahlzeiten geplant werden können.
Erstelle das Tagesprogramm mit Zeitpuffern für An- und Abreise. Reserviere Aktivitäten, Besuchsorte und Räume erst, wenn Gruppengrößen und der Transportplan feststehen.
Ordne Gastfamilien und Gruppen nicht erst am Anreisetag zu. Bereite Namensschilder, Willkommensmappen, Arbeitsblätter und Routenbeschreibungen spätestens eine Woche vorher vor und sende das Programm an alle Teilnehmenden.
Prüfe die Empfangshalle am Vortag: Tische, Klappstühle, Empfangstresen, Gepäckwagen, Namensschilder und Willkommensschild müssen bereitstehen. Teste außerdem Laptops, Projektoren, Lautsprecher, Mikrofone, Verlängerungskabel und Ladegeräte vor der ersten Veranstaltung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Austauschwoche organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit der Bestätigung der Schulen und der groben Programmplanung. Spätestens drei Wochen vor Beginn sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte vorliegen.
Wann teilt man die Gastfamilien bei einer Austauschwoche zu?: Die Zuordnung sollte etwa zwei bis drei Wochen vor der Anreise erfolgen, sobald Teilnehmerdaten und besondere Bedürfnisse geprüft sind. Informiere Gastfamilien und Betreuungspersonen danach zeitnah über Ankunft, Abholung und Kontaktdaten.
Wie plant man den Transport während einer Austauschwoche?: Erstelle den Transportplan, sobald Tagesprogramm, Gruppeneinteilung und Besuchsorte bestätigt sind – meist zwei bis drei Wochen vorher. Trage Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Verantwortliche und eine Notfallnummer ein.
Was muss am Tag vor der Austauschwoche fertig sein?: Am Vortag sollten Empfangsbereich, Beschilderung, Sitzplätze und Gepäckwagen bereitstehen. Kontrolliere außerdem Mahlzeiten, Kühlprodukte, Namensschilder, Willkommensmappen und die technische Ausstattung mindestens einmal vollständig.

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