Zo organiseer je een turnwedstrijd zonder last-minute chaos

Begin bij de wedstrijdlocatie en het format, niet bij de boodschappen. Leg daarna het reglement vast, benader clubs en open de inschrijving, zodat je tijdig weet hoeveel deelnemers en startgroepen je hebt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, regel je juryleden en vrijwilligers en maak je het wedstrijdschema. In de laatste weken draait alles om controle: materiaal, juryformulieren, routebordjes, deelnemersbadges en duidelijke informatie voor clubs en ouders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Deelnemende clubs benaderen
2 personen
5
Inschrijfformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Juryleden uitnodigen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Jury-indeling maken
2 personen
13
Wedstrijdschema maken
2 personen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Startlijsten controleren
2 personen
16
Programma naar clubs sturen
17
Ouderinformatie versturen
18
Medailles en bekers bestellen
19
Juryformulieren printen
20
Deelnemersbadges maken
2 personen
21
Routebordjes voorbereiden
22
Sportmateriaal controleren
3 personen
23
Reserveonderdelen klaarleggen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Materialen naar locatie brengen
4 personen
28
Sportvloer controleren
2 personen
29
Turnvloer opbouwen
6 personen
30
Brug en balk opstellen
5 personen
31
Rekstok en ringen opstellen
5 personen
32
Sprong en aanloop plaatsen
4 personen
33
Valmatten controleren
4 personen
34
Jurytafels plaatsen
3 personen
35
Publieksstoelen opstellen
4 personen
36
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
37
Cateringtafel inrichten
3 personen
38
Prijzenpresentatie klaarzetten
2 personen
39
Jurytafels voorzien van formulieren
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
EHBO-materialen controleren
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Jurybriefing uitvoeren
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Aanwezigheid registreren
3 personen
46
Startnummers uitdelen
2 personen
47
Inturnen begeleiden
5 personen
48
Opening aankondigen
49
Wedstrijdronde begeleiden
8 personen
50
Scores verzamelen
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Publiek informeren
2 personen
55
Wedstrijdonderbreking begeleiden
4 personen
56
Volgende ronde omroepen
57
Wedstrijdronde hervatten
8 personen
58
Tussenstanden verwerken
2 personen
59
Finalisten bekendmaken
60
Finaleronde begeleiden
8 personen
61
Finalescores controleren
3 personen
62
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
63
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
64
Groepsfoto maken
2 personen
65
Deelnemers uitchecken
3 personen
66
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

67
Catering opruimen
3 personen
68
Sportmateriaal afbouwen
6 personen
69
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Kleedkamers controleren
2 personen
73
Sportvloer schoonmaken
3 personen
74
Wedstrijdruimte schoonmaken
4 personen
75
Materialen terugbrengen
4 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Uitslagen publiceren
78
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Turnvloer
Evenwichtsbalkaantal 2
Brug ongelijk
Brug gelijk
Rekstok
Ringen
Springplankaantal 2
Pegasuspaardaantal 2
Aanloopmataantal 2
Valmattenaantal 10
Landingsmattenaantal 6
Turnmattenaantal 12
Magnesiumbakkenaantal 4
Magnesiumblokkenaantal 12
Meetlintaantal 2
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 24

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 180
Jurytafelsaantal 8
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdbanierenaantal 6
Startnummerbordjesaantal 120
Richtingsbordjesaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Tafelkledenaantal 14

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Medaillesaantal 40
Bekers voor winnaarsaantal 8
Juryformulierenaantal 200
Pennenaantal 40
Clipboardmappenaantal 12
Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie zodra het format en de verwachte groepsgrootte duidelijk zijn. Controleer meteen of er ruimte is voor de turnvloer, toestellen, jurytafels, kleedkamers en wachtende groepen.
Open de inschrijving pas nadat je het reglement, de sluitingsdatum en de benodigde deelnemersgegevens hebt vastgelegd. Plan de sluiting minimaal 2 weken vóór de wedstrijd, zodat je lijsten en startgroepen nog kunt controleren.
Maak het wedstrijdschema vanuit de beschikbare juryleden en toestellen. Stuur het programma en de startlijsten uiterlijk 7 dagen vooraf naar clubs en ouders; wijzigingen op de wedstrijddag veroorzaken snel verwarring.
Controleer het sportmateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bruikbaarheid. Leg reserveonderdelen, extra val- en landingsmatten, magnesium en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor klaar.
Wijs per onderdeel een vrijwilliger aan voor ontvangst, tijdsbewaking en doorstroming. Print juryformulieren en deelnemersbadges vooraf en test printer, laptop, geluidsinstallatie en draadloze microfoon minimaal 1 dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een turnwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het wedstrijdformat en het reglement. Reserveer juryleden en vrijwilligers zodra de inschrijving opent; wacht daar niet mee tot de deelnemerslijst compleet is.
Wanneer moet de inschrijving voor een turnwedstrijd sluiten?: Laat de inschrijving ongeveer 2 weken vóór de wedstrijddatum sluiten. Gebruik die periode voor het verwerken van aanmeldingen, het verzamelen van dieetwensen en het maken van startgroepen en startlijsten.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor turnen?: Start met het aantal deelnemers, toestellen en beschikbare juryleden en deel daarna de deelnemers in startgroepen in. Controleer het schema minstens 7 dagen vooraf met de clubs en houd ruimte voor wissels en vertraging.
Wat moet je de dag voor een turnwedstrijd controleren?: Controleer alle toestellen, turn- en valmatten, magnesium, jurytafels, routebordjes en technische apparatuur. Leg formulieren, badges en reserveonderdelen klaar en doe de laatste materiaalcheck uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.