Zo organiseer je een trailrun zonder losse eindjes
Een trailrun organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de route en de veiligheid. Leg eerst het parcours, de vergunningen en de start- en finishlocatie vast. Daarna regel je inschrijvingen, tijdregistratie, vrijwilligers en voorzieningen zoals toiletten en drankpunten. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, meet je de route definitief in en sorteer je alle routepijlen, kilometerborden en startnummers. Op de dag zelf draait alles om duidelijke communicatie en een laatste controle van risicopunten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Inschrijfformulier openen
- 3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 6
Route reserveren
- 7
Vergunningen aanvragen
- 8
Toiletten reserveren
- 9
Verkeersbegeleiders regelen
- 10
Route definitief inmeten
3 personen
- 11
Risicopunten inspecteren
3 personen
- 12
Start- en finishlocatie controleren
2 personen
- 13
Routekaart afdrukken
- 14
Startnummers samenstellen
3 personen
- 15
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
- 16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Routebordjes sorteren
2 personen
- 21
Locatie afzetten
4 personen
- 22
Tenten opbouwen
6 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 24
Startboog en finishbord plaatsen
3 personen
- 25
Route markeren
8 personen
- 26
Kilometerborden plaatsen
4 personen
- 27
Bevoorradingsposten inrichten
6 personen
- 28
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 29
Inschrijving klaarzetten
4 personen
- 30
Tijdregistratie testen
2 personen
- 31
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Event
- 32
Deelnemers ontvangen
5 personen
- 33
Startnummers uitdelen
4 personen
- 34
Bagage innemen
3 personen
- 35
Startbriefing geven
2 personen
- 36
Deelnemers laten starten
6 personen
- 37
Routeposten bemannen
12 personen
- 38
Water en sportdrank uitdelen
8 personen
- 39
Dranken bijvullen
3 personen
- 40
Tijdregistratie bedienen
3 personen
- 41
Finishers registreren
4 personen
- 42
Finishermedailles uitdelen
2 personen
- 43
Hapjes serveren
4 personen
- 44
Koffie en thee schenken
3 personen
- 45
Uitslagen publiceren
2 personen
- 46
Prijzen uitreiken
3 personen
- 47
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 48
Routepijlen verzamelen
6 personen
- 49
Afval rond de route opruimen
6 personen
- 50
Materialen afbreken
6 personen
- 51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 52
Servies afwassen
3 personen
- 53
Locatie schoonmaken
5 personen
- 54
Tijdregistratie veiligstellen
2 personen
- 55
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 56
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 57
Uitslagen naar deelnemers sturen
- 58
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Afvalbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Routepijlenaantal 120
- Kilometerbordenaantal 15
- Markeertapeaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 30
- Finishermedaillesaantal 150
- Startboog
- Finishbanner
- Drinkbekersaantal 300
- Bagagelabelsaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
Apparatuur
- Megafoonsaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Laptopsaantal 2
- Printersaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Hoofdlampenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- Reddingsdekensaantal 20
- Nitrilhandschoenenaantal 100
- Veiligheidsvestenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routecontrole niet alleen op afstand: inspecteer elk risicopunt afzonderlijk en leg vast wie het bewaakt. Controleer de definitieve route uiterlijk 1 week voor de trailrun opnieuw, omdat werkzaamheden of omgevallen bomen de doorgang kunnen veranderen.
- Sluit de inschrijving niet pas op de startdag. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen minimaal 3 dagen vooraf, controleer de deelnemerslijst en maak startnummers met veiligheidsspelden per deelnemer klaar.
- Maak een aparte tijdregistratiepost met een laptop, printer en stopwatches en test alle apparatuur de dag ervoor. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks klaar; op een buitenlocatie is een lege accu sneller een probleem dan een ontbrekende stopwatch.
- Instrueer vrijwilligers in een kort overleg van ongeveer 30 minuten. Geef verkeersbegeleiders en routeposten een kaart, portofoon of megafoon en spreek af hoe ze een verdwaalde of geblesseerde deelnemer melden.
- Zet routepijlen en kilometerborden pas na de laatste routecontrole uit, maar sorteer ze al de avond ervoor per kilometer. Reserveer op de start- en finishlocatie minstens 60 minuten voor tenten, tafels, finishbanner, drankvoorziening en verlichting.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een trailrun organiseren?
- Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met de route, vergunningen en locatie. Plan de definitieve route-inmeting en inspectie uiterlijk 7 dagen voor de start, zodat je nog tijd hebt om wijzigingen door te voeren.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een trailrun?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger per risicopunt of kruising, plus aparte mensen voor start, finish, tijdregistratie en verzorging. Voor een kleine trailrun kom je daardoor vaak uit op ongeveer 8 tot 12 vrijwilligers; bepaal het exacte aantal aan de hand van de route en het deelnemersaantal.
- Wanneer moet je de route van een trailrun markeren?
- Sorteer alle routepijlen en kilometerborden de dag ervoor en markeer het parcours op de ochtend zelf, nadat de laatste controle is gedaan. Controleer de volledige route nog één keer voordat de eerste deelnemer start; markeringen kunnen ’s nachts verschoven of verwijderd zijn.
- Wat regel je voor de verzorging bij een trailrun?
- Zet bij elk gepland drankpunt koelboxen, drinkbekers en thermoskannen klaar en houd extra voorraad achter de hand. Controleer minstens 2 uur voor de start of water, koffie, afvalbakken en eventuele dieetproducten op hun plaats staan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!