Zo organiseer je een themarun

Een themarun organiseren begint niet bij de dresscode, maar bij een haalbare route, een veilige doorgang en duidelijke afspraken. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen vast. Daarna kun je inschrijvingen openen, vrijwilligers indelen en startnummers, routekaarten en themamateriaal regelen. In de laatste week draait alles om controle: deelnemersinformatie versturen, weersverwachting volgen, boodschappen doen en alle materialen per post klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
EHBO-bezetting vastleggen
6
Verkeersregelaars werven
7
Route op veiligheid controleren
3 personen
8
Thema en dresscode bepalen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Startnummers ontwerpen
13
Routekaart ontwerpen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Verkeersposten toewijzen
2 personen
18
Startvakken bepalen
2 personen
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Banners en bordjes bestellen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Startnummers sorteren
3 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Routepijlen klaarleggen
2 personen
28
EHBO-koffers controleren
29
Accu's en batterijen opladen
30
Startboog controleren
2 personen
31
Terrein afzetten
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
35
Waterpunten opbouwen
3 personen
36
Routepijlen plaatsen
4 personen
37
Kilometerborden plaatsen
2 personen
38
Verkeersposten instrueren
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Muziek afspeellijst klaarzetten
41
Medailles en prijzen uitstallen
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
EHBO-post inrichten
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
5 personen
45
Startnummers uitgeven
4 personen
46
Laatste routebriefing geven
2 personen
47
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
48
Startschot geven
2 personen
49
Verkeersposten bemannen
8 personen
50
Deelnemers op de route begeleiden
4 personen
51
Waterpunten bemannen
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Medailles uitreiken
2 personen
56
Fotopunt begeleiden
2 personen
57
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
58
EHBO-hulp verlenen
2 personen
59
Verloren voorwerpen registreren
60
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
61
Avondprogramma aankondigen
62
Avondhapjes serveren
3 personen
63
Dranken blijven bijvullen
3 personen
64
Verlichting inschakelen
2 personen
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

67
Routepijlen verwijderen
4 personen
68
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
69
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
70
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
71
Servies en materialen verzamelen
3 personen
72
Restanten verpakken
2 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Borgmaterialen controleren
2 personen
77
Gevonden voorwerpen afhandelen
78
Deelnemersfoto's publiceren
79
Uitslagen publiceren
80
Bedankbericht versturen
81
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 10
Dranghekkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Hardloopmedaillesaantal 250
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 12
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Startboog
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Medailleschaaltjesaantal 4
Prijzenbekersaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Routekaartenaantal 300
Polsbandjesaantal 300

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 12
Batterijenaantal 24
Mobiele portofoonsaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Handdoekenaantal 20

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Vuilniscontainersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12

Decoratie

Thema-vlaggenaantal 30
Bannersaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Pleistersetsaantal 6
Veiligheidsschaaraantal 3
Koelkompressenaantal 20

Kantoor

Printpapieraantal 2
Watervaste stiftenaantal 20
Nietmachinesaantal 4
Plakbandrollenaantal 12
Schaaraantal 8
Labelstickersaantal 300
Kassadozenaantal 4
Geldkistjesaantal 2

Tips

Controleer vergunningen en verkeersmaatregelen minimaal 8 weken vooraf. Een route met kruisingen, smalle paden of druk verkeer vraagt extra tijd voor toestemming, verkeersregelaars en afzettingen.
Werk de route uit met kilometerborden, routepijlen, verkeerskegels en dranghekken. Loop het parcours minstens één keer volledig na en noteer waar veiligheidshesjes, afzetlint en vrijwilligers nodig zijn.
Open de inschrijving pas nadat start- en finishlocatie, route en maximale capaciteit vaststaan. Vraag direct dieetwensen en relevante deelnemersinformatie uit, zodat je niet in de laatste week achter gegevens aan hoeft.
Maak per verkeerspost en startvak een aparte indeling. Leg startnummers, startnummerbanden, klemborden, pennen en routekaarten per zone klaar; sorteren op nummer voorkomt lange wachtrijen bij de inschrijving.
Plan de laatste controle 2 tot 3 dagen voor de run. Test luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen en zet medailles, prijzen en verzorgingsmateriaal op vaste tafels bij de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een themarun organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode regel je de route, vergunningen, start- en finishlocatie, EHBO, verkeersregelaars, inschrijvingen en bestellingen.
Wanneer moet ik de vergunning voor een themarun aanvragen?: Controleer de eisen zodra datum en route bekend zijn, bij voorkeur 8 weken voor de run. Voor verkeersmaatregelen, afzettingen en inzet van verkeersregelaars kan de aanvraag langer duren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een themarun?: Tel minimaal één vrijwilliger per verkeerspost of belangrijk routepunt, plus 2 tot 3 mensen bij inschrijving en start/finish. Maak de definitieve indeling zodra het aantal deelnemers en de route vaststaan.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de themarun. Vermeld starttijd, startvak, route, bereikbaarheid, parkeren, dresscode, benodigdheden en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.