Einen Themelauf Schritt für Schritt organisieren

Ein Themelauf steht und fällt nicht nur mit dem Motto, sondern mit einer sicheren Strecke und einem klaren Ablauf. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Zielort fest und kläre anschließend Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Startblöcke und die Kommunikation mit den Teilnehmenden. Plane die Ausgabe von Startnummern, Wegweisern und Medaillen so, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
5
Ersthelfer-Besetzung festlegen
6
Verkehrsregler rekrutieren
7
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
8
Motto und Dresscode festlegen
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Startnummern entwerfen
13
Routenkarte gestalten
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Verkehrsposten zuweisen
2 Personen
18
Startblöcke festlegen
2 Personen
19
Preise und Medaillen bestellen
20
Banner und Schilder bestellen
21
Teilnehmerinformationen versenden
22
Wettervorhersage prüfen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Startnummern sortieren
3 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Routenpfeile bereitlegen
2 Personen
28
Erste-Hilfe-Kästen prüfen
29
Akkus und Batterien aufladen
30
Startbogen kontrollieren
2 Personen
31
Gelände absperren
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
35
Wasserstellen aufbauen
3 Personen
36
Wegweiser aufstellen
4 Personen
37
Kilometerschilder aufstellen
2 Personen
38
Verkehrsposten instruieren
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Musik-Playlist bereitstellen
41
Medaillen und Preise ausstellen
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen

Event

44
Teilnehmende empfangen
5 Personen
45
Startnummern ausgeben
4 Personen
46
Letzte Streckenbesprechung geben
2 Personen
47
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
2 Personen
48
Startschuss geben
2 Personen
49
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
50
Teilnehmer auf der Strecke begleiten
4 Personen
51
Wasserstellen besetzen
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
55
Medaillen überreichen
2 Personen
56
Fotopunkt betreuen
2 Personen
57
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
58
Erste-Hilfe leisten
2 Personen
59
Verlorene Gegenstände erfassen
60
Preisverleihung betreuen
3 Personen
61
Abendprogramm ankündigen
62
Abendhäppchen servieren
3 Personen
63
Getränke laufend nachfüllen
3 Personen
64
Beleuchtung einschalten
2 Personen
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

67
Wegweiser entfernen
4 Personen
68
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
69
Tonanlage abbauen
2 Personen
70
Zelte und Mobiliar abbauen
5 Personen
71
Geschirr und Materialien einsammeln
3 Personen
72
Restbestände verpacken
2 Personen
73
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Sicherungsmaterialien überprüfen
2 Personen
77
Fundsachen bearbeiten
78
Teilnehmerfotos veröffentlichen
79
Ergebnisse veröffentlichen
80
Dankesnachricht versenden
81
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
StartnummernbänderAnz. 250
LaufmedaillenAnz. 250
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 12
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
Startbogen
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 20
MedaillenschälchenAnz. 4
PokalpreiseAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
RoutenpläneAnz. 300
ArmbänderAnz. 300

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AkkusAnz. 12
BatterienAnz. 24
HandfunkgeräteAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 4
HandtücherAnz. 20

Reinigung

AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 4
MüllcontainerAnz. 6
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungsschwämmeAnz. 12

Dekoration

ThemenfahnenAnz. 30
BannerAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
Fotowand

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
PflastersetsAnz. 6
SicherheitschereAnz. 3
KühlkompressenAnz. 20

Büro

DruckpapierAnz. 2
Wasserfeste StifteAnz. 20
TackerAnz. 4
KlebebandrollenAnz. 12
SchereAnz. 8
EtikettenaufkleberAnz. 300
KassierboxenAnz. 4
GeldkassettenAnz. 2

Tipps

Beginne mit Route, Start- und Zielort und prüfe die Strecke zu Fuß auf Engstellen, Kreuzungen und fehlende Beschilderung. Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen nicht erst kurz vor dem Lauf, sondern sobald die Route feststeht.
Lege Motto und Dresscode fest, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. Frage bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche ab, damit die Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Plane Verkehrsposten, Ersthelfer und Freiwillige mit festen Einsatzorten und Zeiten ein. Weise jedem Posten einen Routenplan, eine Sicherheitsweste und eine Möglichkeit zur Kommunikation zu.
Teile die Teilnehmenden in Startblöcke ein und verschicke die wichtigsten Informationen vorab. Startnummern, Startnummernbänder und Routenpläne sollten anschließend nach Startblock sortiert bereitliegen.
Prüfe Wettervorhersage und Einkaufsliste spätestens am Vortag. Stelle Startbogen, Wegweiser, Kilometerschilder, Absperrgitter, Lautsprecher und Stromkabel früh genug auf, damit die Anmeldung nicht durch den Aufbau ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themelauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Route, Genehmigungen, Start- und Zielort sowie Verkehrsmaßnahmen brauchen Vorrang, bevor du Anmeldungen und Einladungen veröffentlichst.
Wie viele Helfer braucht man für einen Themelauf?: Plane mindestens eine Person für die Anmeldung, je Verkehrsposten eine eingeteilte Person und zusätzlich Ersthelfer für die Strecke ein. Für Aufbau, Zielbereich und Ausgabe von Medaillen solltest du mindestens 2 bis 4 weitere Helfer reservieren.
Wann sollte man die Startnummern sortieren?: Sortiere die Startnummern und Startnummernbänder spätestens am Vorabend nach Startblock oder Anmeldereihenfolge. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Nachmeldungen und Rückfragen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende die Informationen etwa 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. Nenne darin Startzeit, Startort, Route, Startblock, Dresscode, Anreisehinweise und den Ablauf im Zielbereich.

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