Organiser un atelier théâtre, étape par étape

Un atelier théâtre se prépare d’abord autour de la salle, de l’intervenant et du nombre de participants. Ensuite, il faut verrouiller les inscriptions, les autorisations et les besoins alimentaires avant de prévoir le matériel et le déroulé. Le jour même, l’espace doit permettre de passer rapidement du cercle d’accueil à la zone de jeu et aux tables de travail. Voici l’ordre pratique pour ne rien régler dans l’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’atelier
2
Réserver l'enseignant et les accompagnateurs
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les autorisations
7
Coordonner le programme
2 personnes
8
Imprimer le déroulé
9
Vérifier le matériel
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
13
Ouvrir la salle
2 personnes
14
Aérer la salle
15
Disposer les chaises en cercle
2 personnes
16
Installer les tables de travail
2 personnes
17
Dégager la zone de jeu
2 personnes
18
Tester la technique
2 personnes
19
Installer les tables de matériel
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
21
Installer la table d’accueil

Événement

22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Enregistrer la présence
24
Expliquer le règlement intérieur
25
Animer le jeu de présentation
2 personnes
26
Faire l’échauffement de la voix et du corps
2 personnes
27
Animer les exercices d'improvisation
2 personnes
28
Servir les boissons de pause
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Animer les jeux de rôle
2 personnes
31
Créer des scènes en groupes
3 personnes
32
Servir le repas chaud
3 personnes
33
Rassembler la vaisselle
2 personnes
34
Préparer les présentations
3 personnes
35
Animer les présentations
3 personnes
36
Donner une courte séance de clôture
2 personnes
37
Faire le check-out des participants
2 personnes
38
Faire partir les participants en toute sécurité
2 personnes

Suivi

39
Trier les costumes et les accessoires
2 personnes
40
Emballer le matériel
2 personnes
41
Remettre les chaises et les tables en place
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
2 personnes
45
Éteindre la technique
46
Fermer le lieu
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 36
Tablesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Piles rechargeablesqté 8

Décoration

Rideaux de théâtreqté 2
Badges nominatifsqté 36
Tissus colorésqté 12
Guirlandes en papierqté 4

Matériel de théâtre

Miroirs à mainqté 6
Marionnettes à mainqté 12
Masquesqté 20
Chapeauxqté 12
Écharpesqté 20
Microphones jouetsqté 6
Caisses de accessoiresqté 4
Portants à costumesqté 2

Bureau

Paperboard
Feuilles de paperboardqté 40
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 36
Post-itqté 12
Ruban de papierqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloireqté 2
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Glacièresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et l’enseignant au moins 4 à 6 semaines avant l’atelier. Vérifiez que l’espace permet de dégager une vraie zone de jeu, d’installer des tables et de disposer les chaises en cercle.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’atelier. Ce délai vous laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires, de confirmer les accompagnateurs et d’ajuster les quantités de matériel.
Préparez le déroulé avec des horaires précis, puis imprimez-en plusieurs exemplaires. Gardez-en un à l’accueil, un près de la zone de jeu et un pour l’enseignant afin d’éviter les changements transmis oralement.
Testez la technique la veille ou au moins 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Branchez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’enceinte et le microphone, puis vérifiez les rallonges, les multiprises et les piles rechargeables.
Installez la salle en deux temps : d’abord les chaises en cercle et la zone de jeu, puis les tables de matériel et les costumes. Prévoyez 30 minutes pour aérer, mettre les boissons au frais, préparer les badges et enregistrer les présences.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier théâtre ?: Commencez 4 à 6 semaines à l’avance pour réserver la salle, l’enseignant et les accompagnateurs. Terminez les inscriptions et les vérifications principales 7 à 10 jours avant, puis gardez au moins 90 minutes le jour même pour l’installation.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier théâtre ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant l’atelier. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, les besoins alimentaires et l’organisation de l’accueil.
Quel matériel prévoir pour un atelier théâtre ?: Prévoyez le mobilier, le matériel technique et les accessoires de jeu avant de faire les courses. Pour la technique, contrôlez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins la veille.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 30 minutes pour aérer, placer les chaises en cercle, installer les tables, dégager la zone de jeu et préparer l’accueil. Ajoutez jusqu’à 60 minutes si la technique et les costumes doivent aussi être installés et testés.

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