Zo organiseer je een theaterreis zonder gedoe

Begin een theaterreis niet met de uitnodiging, maar met de voorstelling en de logistiek eromheen. Leg eerst datum, tickets, vervoer en restaurant vast; pas daarna weet je hoeveel deelnemers je kunt aannemen. Verzamel vervolgens dieetwensen, noodcontacten en actuele contactgegevens. Op de dag zelf draait alles om één duidelijke vertrektijd, gecontroleerde tickets en een deelnemerslijst die ook op papier beschikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Theater en voorstelling kiezen
2 personen
2
Voorstellingskaarten reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Restaurant reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Deelnemerslijst opstellen
10
Contactgegevens controleren
11
Noodcontacten verzamelen
12
Begeleiders indelen
13
Route en reistijd controleren
14
Vertreklocatie bevestigen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Theatertickets controleren
17
Restaurantreservering bevestigen
18
Vervoersreservering bevestigen
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemerslijst bijwerken
21
Reisdocumenten printen
22
Naamstickers voorbereiden
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Broodjes en snacks verpakken
2 personen
25
Dranken koelen
26
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

27
Verzamelpunt inrichten
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Naamstickers uitdelen
31
Reisinstructies geven
32
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
33
Deelnemers tellen voor vertrek
2 personen
34
Reissnacks uitdelen
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Groep naar theater begeleiden
3 personen
37
Tickets uitdelen
2 personen
38
Groep naar zaal begeleiden
3 personen
39
Groepsafspraken herhalen
40
Diner begeleiden
3 personen
41
Aanwezigheid na diner controleren
2 personen
42
Groep naar voorstelling begeleiden
3 personen
43
Verzamelpunt na voorstelling afspreken
44
Deelnemers verzamelen
3 personen
45
Deelnemers tellen voor terugreis
2 personen
46
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
47
Laatste controle bij vertrek
2 personen
48
Deelnemers bij aankomst uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
50
Afval uit vervoer verwijderen
2 personen
51
Herbruikbare materialen schoonmaken
2 personen
52
Servies afwassen
2 personen
53
Koelboxen legen en reinigen
54
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
55
Gehuurde materialen retourneren
56
Restanten opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Servettenhoudersaantal 4

Keuken

Broodtrommelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4

Organisatie

Klembordenaantal 3
Naamstickersaantal 50
Watervaste stiftenaantal 6
Balpennenaantal 10
Plastic insteekmappenaantal 5
Geprinte deelnemerslijstenaantal 5
Geprinte routekaartenaantal 5
Geprinte programma'saantal 45
Theaterticketsaantal 45

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4

Schoonmaak

Desinfecterende doekjesaantal 2
Handgelaantal 3
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer voorstelling, vervoer en restaurant in die volgorde en leg direct de uiterste aanmelddatum vast. Houd daarnaast een kleine marge aan voor deelnemers die op het laatste moment afvallen.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld vertreklocatie, vertrektijd, verwachte reistijd, programma, contactpersoon en wat iemand zelf moet meenemen.
Controleer de deelnemerslijst 48 uur voor vertrek opnieuw. Vergelijk namen met de theatertickets, bevestig dieetwensen en deel begeleiders in voordat de groep onderweg is.
Print reisdocumenten, routekaarten, programma’s en deelnemerslijsten; neem per begeleider een exemplaar mee. Een telefoon kan leeg raken of geen bereik hebben, dus bewaar de papieren in insteekmappen.
Regel eten en drinken de dag vóór de reis. Verpak broodjes en snacks per groep, koel dranken tijdig en neem powerbanks, oplaadkabels en een EHBO-set mee voor onderweg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theaterreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het kiezen van de voorstelling. Reserveer tickets, vervoer en restaurant zodra de datum en groepsgrootte bekend zijn; verstuur de uitnodigingen daarna.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een theaterreis definitief maken?: Maak een voorlopige lijst bij het sluiten van de aanmeldingen en controleer die 48 uur voor vertrek opnieuw. Controleer dan ook telefoonnummers, noodcontacten, dieetwensen en de namen op de tickets.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor vervoer naar het theater?: Plan naast de geschatte reistijd minstens 30 minuten extra voor verzamelen, instappen en eventuele vertraging. Bevestig de vertreklocatie en vertrektijd uiterlijk één week vooraf aan alle deelnemers.
Wat moet ik de dag voor een theaterreis controleren?: Controleer de weersverwachting, tickets, restaurant- en vervoersreservering en de bijgewerkte deelnemerslijst. Pak geprinte documenten, naamstickers, snacks, gekoelde dranken, opladers en een EHBO-set alvast in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.