Zo organiseer je een tennistoernooi

Begin met de datum, locatie en het aantal beschikbare tennisbanen. Kies daarna het toernooiformat, leg de wedstrijdregels vast en maak een aanmeldformulier met een duidelijke sluitingsdatum. Zodra de deelnemerslijst grotendeels compleet is, regel je betalingen, vrijwilligers, scheidsrechters en prijzen. De laatste week draait om het wedstrijdschema, scorekaarten, tennisballen, catering en een concreet alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Tennisbanen reserveren
3
Toernooiformat bepalen
2 personen
4
Prijzengeld en prijzen regelen
2 personen
5
Aanmeldformulier opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Betalingen controleren
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
13
Baanindeling bevestigen
14
Scheidsrechters benaderen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Prijzen bestellen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Alternatief bij slecht weer bevestigen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Toernooimateriaal verzamelen
2 personen
22
Wedstrijdschema afdrukken
23
Scorekaarten voorbereiden
24
Tennisballen controleren
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Sandwiches en fruit klaarzetten
3 personen
27
Ballen en rackets klaarleggen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Wedstrijdleidingtafel inrichten
2 personen
30
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
31
Baanbordjes plaatsen
2 personen
32
Infoborden ophangen
2 personen
33
Muziek en microfoon testen
2 personen
34
EHBO-koffer controleren
35
Toiletten controleren
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Baanindeling toelichten
40
Opening en spelregels uitleggen
2 personen
41
Eerste wedstrijden starten
4 personen
42
Scores verzamelen
2 personen
43
Wedstrijden omroepen
44
Tennisballen uitdelen
2 personen
45
Wedstrijdmateriaal aanvullen
46
Sandwiches en fruit serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Banden en netten controleren
2 personen
51
Halve finales begeleiden
3 personen
52
Finale begeleiden
3 personen
53
Eindstanden controleren
2 personen
54
Prijzen uitreiken
3 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Tennisnetten en palen afbreken
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies verzamelen
2 personen
60
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
61
Banen en kleedruimtes schoonmaken
3 personen
62
Keuken en uitgiftepunt schoonmaken
2 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Overgebleven eten koelen
65
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
66
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
67
Uitslagen publiceren
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8
Partytentenaantal 3

Sportmateriaal

Tennisnettenaantal 4
Tennisnetpalenaantal 8
Tennisballenaantal 48
Reserveballenaantal 24
Tennisscorebordenaantal 4
Tennisracketsaantal 12
Gripsaantal 20
Trainingshesjesaantal 20
Markeerkegelsaantal 20
Baanborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 30
Waterflessen herbruikbaaraantal 50

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 3
Koelboxenaantal 4
Luchtpompaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Tangenaantal 4

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 8
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 30
A4-bordhoudersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2
EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de tennisbanen voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per baan de beschikbare uren en houd tijd vrij voor uitloop, zodat een vertraagde wedstrijd niet meteen het hele schema verschuift.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi en werk daarna de deelnemerslijst bij. Verzamel tegelijk dieetwensen en controleer welke betalingen nog ontbreken.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijving is gesloten. Druk per baan een exemplaar af en leg daarnaast scorekaarten, tennisscoreborden, tennisballen en reserveballen klaar.
Wijs per baan een verantwoordelijke vrijwilliger aan en bevestig scheidsrechters minstens 3 dagen vooraf. Spreek af wie uitslagen verzamelt, deelnemers naar de juiste baan verwijst en materiaal aanvult.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig het alternatief bij slecht weer opnieuw. Koel de dranken op tijd, test laptop, printer, speaker en microfoon en controleer of verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tennisbanen heb je nodig voor een tennistoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, het format en de wedstrijdduur. Plan bij voorkeur minimaal 1 baan per 4 spelers die tegelijk spelen en voeg ruimte toe voor pauzes en uitloop.
Wanneer moet je een tennistoernooi openen voor inschrijvingen?: Open de inschrijving bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit die uiterlijk 7 dagen voor de speeldatum, zodat je het schema, de baanindeling en de deelnemersinformatie nog rustig kunt afronden.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een tennistoernooi?: Verdeel eerst de deelnemers over het gekozen format en bepaal hoeveel wedstrijden per baan passen. Maak het definitieve schema na de inschrijfsluiting, druk het per baan af en houd per ronde ongeveer 10 tot 15 minuten ruimte voor wisselen en uitloop.
Wat regel je bij slecht weer voor een tennistoernooi?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf of het toernooi doorgaat en communiceer het besluit aan alle deelnemers. Leg vooraf een alternatief vast, zoals verplaatsen of een binnenlocatie, en vermeld wanneer deelnemers daarover bericht krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.