Zo organiseer je een tennisfeest zonder chaos

Begin minstens vier weken vooraf met de uitnodigingen en reserveer de tennisbanen voordat je een wedstrijdindeling maakt. Verzamel tegelijk aanmeldingen en dieetwensen, zodat je teams, hapjes en zitplaatsen kunt plannen. Controleer daarna alle rackets, ballen, netten en baanmarkeringen; ontbrekend materiaal valt op de speeldag pas echt op. Werk op de dag zelf van baancontrole en registratie naar teamindeling, wedstrijden en aansluitend het buffet. Zo blijven sport en ontvangst overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Tennisbanen reserveren
5
Reservering bevestigen
6
Wedstrijdindeling maken
7
Teams indelen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Tennismateriaal verzamelen
2 personen
10
Rackets en ballen controleren
2 personen
11
Wedstrijdschema afdrukken
12
Scorekaarten voorbereiden
13
Locatie bewegwijzeren
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Buffet voorbereiden
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
19
Servies klaarzetten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Muziek klaarzetten
22
Tennisbanen controleren
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Rackets en teams uitdelen
2 personen
26
Spelregels uitleggen
27
Veiligheidsinstructies geven
28
Wedstrijden begeleiden
4 personen
29
Scores bijhouden
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Buffet serveren
3 personen
33
Tafels afruimen
2 personen
34
Finaleronde begeleiden
2 personen
35
Winnaars bekendmaken
36
Tennismateriaal innemen
2 personen
37
Restvoorraden veilig opbergen
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Tennisbanen netjes achterlaten
2 personen
44
Geleend materiaal retourneren
2 personen
45
Koelboxen leegmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tennisracketsaantal 18
Tennisballenaantal 36
Ballenkorvenaantal 4
Tennisnettenaantal 4
Baanmarkeringenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 4
Polsbandjesaantal 30

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Zitbankenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 35
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 35
Koffiemokkenaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Thermosflessenaantal 3
Drankdispensersaantal 2
Voedselhoezenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Feestslingersaantal 4
Ballonnenaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de tennisbanen uiterlijk vier weken vooraf en bevestig de reservering nogmaals één week voor het feest. Controleer meteen hoeveel banen en speeluren je werkelijk hebt.
Sluit de inschrijving ongeveer tien dagen vooraf en maak daarna pas de teams en wedstrijdindeling. Houd rekening met afmeldingen, dieetwensen en deelnemers die nog geen racket hebben.
Leg het materiaal de dag ervoor klaar: tel de rackets en ballen, controleer de tennisnetten en leg scorekaarten en wedstrijdschema’s apart. Neem extra tennisballen mee, omdat ballen tijdens wedstrijden snel zoekraken.
Plan op de speeldag minstens 60 minuten voor de start voor tafels, stoelen, bewegwijzering, registratie en het koud zetten van dranken. Zet hapjes en buffetonderdelen pas klaar nadat de baan en ontvangstplek zijn gecontroleerd.
Maak de ontvangst eenvoudig met registratie, polsbandjes en een duidelijke plek voor rackets en teams. Start pas met de eerste wedstrijd wanneer iedereen zijn team, baan en scorekaart heeft; dat voorkomt onderbrekingen later.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tennisfeest organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf. Reserveer de banen in de eerste week, verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer tien dagen voor het feest.
Hoe maak ik een wedstrijdindeling voor een tennisfeest?: Maak de indeling zodra de inschrijving is gesloten, meestal tien dagen vooraf. Noteer per ronde de teams, baan, begintijd en scorekaart en plan alleen zoveel wedstrijden als binnen de gereserveerde speeltijd passen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een tennisfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor de opbouw en controle. Zet tafels, stoelen, bewegwijzering en registratie eerst klaar; controleer daarna de banen, rackets, ballen en het wedstrijdschema.
Wanneer zet ik eten en drinken klaar voor een tennisfeest?: Zet dranken ongeveer 45 minuten voor de ontvangst koud en bereid hapjes en buffetonderdelen zo laat mogelijk. Dek tafels en servies 30 tot 45 minuten vooraf, zodat het eten niet onnodig lang buiten de koeling staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.