Zo organiseer je een techniekkamp zonder technische chaos

Begin een techniekkamp niet met het verzamelen van laptops en roboticasets, maar met een programma, deelnemerslimiet en duidelijke workshopindeling. Reserveer daarna de lokalen en leg docenten en begeleiders vast, zodat je per groep genoeg ondersteuning hebt. Regel toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen ruim vóór de start. Test alle software, accounts, presentaties en video’s vooraf; op de dag zelf richt je werkstations per tafel in en verdeel je de technieksets voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en lokalen reserveren
3
Workshoponderwerpen selecteren
3 personen
4
Docenten en begeleiders vastleggen
2 personen
5
Begroting en deelnemerslimiet bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten controleren
2 personen
11
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
12
Workshopinstructies uitwerken
4 personen
13
Werkbladen en badges maken
2 personen
14
Technieksets samenstellen
4 personen
15
Laptops en tablets opladen
2 personen
16
Software en accounts testen
2 personen
17
Presentaties en video's testen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Koelproducten koelen
2 personen
20
Materialen per workshop klaarzetten
4 personen
21
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
22
Plattegrond en looproutes ophangen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Werkstations inrichten
5 personen
25
Technieksets per tafel verdelen
4 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Geluid en presentatie aansluiten
2 personen
30
Veiligheidsinstructies klaarleggen

Event

31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Badges en groepsindeling uitdelen
3 personen
33
Kampregels en veiligheid uitleggen
2 personen
34
Programma en workshops presenteren
2 personen
35
Workshop programmeren begeleiden
3 personen
36
Workshop elektronica begeleiden
3 personen
37
Workshop robotica begeleiden
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Werkstations veilig controleren
2 personen
40
Pauzesnack serveren
3 personen
41
Technieksets wisselen
4 personen
42
Workshop gameontwikkeling begeleiden
3 personen
43
Workshop 3D-ontwerp begeleiden
3 personen
44
Workshop duurzaamheid begeleiden
3 personen
45
Foto's maken met toestemming
46
Handen wassen en diner uitserveren
5 personen
47
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
48
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
49
Servies en afval verzamelen
3 personen
50
Avondchallenge uitleggen
2 personen
51
Avondchallenge begeleiden
5 personen
52
Deelnemers presenteren hun prototypes
3 personen
53
Dranken en avondsnacks serveren
3 personen
54
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
55
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen
56
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

57
Techniekapparatuur uitschakelen
3 personen
58
Technieksets compleet maken
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Servies afwassen en opbergen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Lokalen schoonmaken
4 personen
63
Materialen inventariseren
3 personen
64
Apparatuur opladen en opslaan
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Deelnemersfoto's veilig archiveren
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 24
Tabletsaantal 12
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
USB-kabelsaantal 30
HDMI-kabelsaantal 3
Oplaadstationsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Arduino-setsaantal 12
Robotica-setsaantal 8
Microcontroller-setsaantal 12
Soldeerloze breadboardsaantal 12
3D-pennenaantal 8
VR-brillenaantal 4
Webcamsaantal 4
Computermuizenaantal 24
Koptelefoonsaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 60
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 60

Sportmateriaal

Bouwmattenaantal 12
Opbergbakkenaantal 18
Meetlintenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Pionnenaantal 20

Decoratie

Naamstickersaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Pijlbordenaantal 10
Werkstationkaartenaantal 12
Certificatenaantal 50

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per workshop één vaste werkplek per groep en leg vooraf vast welke laptop, tablet of techniekset daar hoort. Zo voorkom je dat deelnemers op de ochtend zelf nog Arduino-, robotica- of microcontroller-onderdelen moeten zoeken.
Test software, accounts, presentaties en video’s minimaal één week vooraf op de laptops en tablets die tijdens het kamp worden gebruikt. Controleer ook HDMI-kabels, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon met dezelfde opstelling.
Verzamel toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de start. Maak daarna de deelnemersgroepen en badges, zodat begeleiders bij aankomst direct weten wie bij welke workshop hoort.
Laad laptops, tablets, powerbanks en andere apparatuur de avond ervoor op en leg oplaadstations klaar. Neem per werkstation passende USB-, HDMI- en verlengkabels mee; juist die kleine aansluitingen worden vaak te laat gecontroleerd.
Richt lokalen eerst in met tafels, stoelen, afvalbakken en duidelijke looproutes en zet daarna pas materialen per workshop klaar. Controleer vóór opening ook EHBO- en veiligheidsmateriaal, koelproducten en de plek van koffie, water en andere dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een techniekkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie, begroting en deelnemerslimiet. Leg docenten en begeleiders daarna vast en verstuur de uitnodigingen zodra de workshoponderwerpen duidelijk zijn.
Wanneer moet je de techniek voor een techniekkamp testen?: Test laptops, tablets, software, accounts, presentaties en video’s minimaal 7 dagen voor de start. Doe daarnaast de volledige beamer-, audio- en kabeltest opnieuw op de dag ervoor.
Hoe deel je deelnemers in bij workshops?: Maak de groepen zodra de aanmeldingen en deelnemerslimiet definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 3 dagen vooraf. Koppel elke groep aan een lokaal, begeleider en werkstation en zet die informatie op badges of een overzicht.
Wat moet je op de dag van een techniekkamp als eerste doen?: Zet eerst tafels, stoelen, looproutes en werkstations klaar en verdeel daarna de technieksets per tafel. Controleer vóór binnenkomst van de deelnemers de stroom, opgeladen apparaten, software, veiligheidsmaterialen en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.