Zo organiseer je een teambarbecue zonder stress

Een teambarbecue loopt soepel als je eerst het aantal deelnemers vastlegt en daarna pas eten, drank en materiaal definitief regelt. Begin met de barbecueplek en uitnodigingen, verzamel dieetwensen en houd een aparte vegetarische planning bij. In de laatste 24 uur draait alles om koelen, snijden, marineren en klaarzetten. Op de dag zelf werken een apart buffet, drankpunt en duidelijke barbecue-indeling beter dan één overvolle tafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Barbecueplek reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal bepalen
6
Leveringen en reserveringen bevestigen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Vlees en vegetarisch apart verpakken
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Marinades voorbereiden
2 personen
12
Vlees marineren
2 personen
13
Groenten wassen en snijden
2 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
2 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
17
Partytent opzetten
4 personen
18
Tafeldekking plaatsen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Barbecue en brandstof klaarzetten
2 personen
21
Muziek en verlichting testen
22
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Hapjes serveren
2 personen
25
Dranken bijvullen
2 personen
26
Barbecue aansteken
2 personen
27
Vlees en groenten grillen
3 personen
28
Salades en bijgerechten serveren
2 personen
29
Vegetarische porties apart houden
30
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
31
Dessert en koffie serveren
2 personen
32
Afval tussentijds legen

Nazorg

33
Barbecue veilig laten afkoelen
2 personen
34
Meubilair afbreken
3 personen
35
Versiering verwijderen
2 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Afval wegbrengen
2 personen
39
Apparatuur schoonmaken
2 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 45
Serveer schalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 5
Aluminium bakjesaantal 20

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Ballonnenaantal 30
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 3

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de barbecueplek voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of je een partytent, verlengkabels en verlichting mag gebruiken en noteer wanneer je de plek kunt opbouwen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en bepaal daarna het definitieve aantal. Gebruik dat aantal voor vlees, vegetarische porties, stoelen, glazen en koelruimte; losse toezeggingen zorgen snel voor tekorten.
Vraag dieetwensen direct mee met de uitnodiging en maak uiterlijk 3 dagen vooraf een aparte lijst. Verpak vlees en vegetarische producten afzonderlijk en gebruik aparte snijplanken, messen en aluminium bakjes.
Plan de keukenvoorbereiding in twee momenten: was en snijd groenten en maak salades de dag ervoor, maar koel dranken en zet het buffet pas op de dag zelf klaar. Zet vlees minstens enkele uren vooraf in de marinade en bewaar het gekoeld.
Laat één persoon het drankpunt en één persoon de barbecue bewaken. Test muziek en verlichting vóór ontvangst van de gasten, vul drank regelmatig bij en houd emmers en afvalbakken vanaf het begin zichtbaar beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een teambarbecue organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de barbecueplek en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, bevestig leveringen en reserveringen daarna en controleer de boodschappenlijst uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een teambarbecue?: Werk met het definitieve aantal deelnemers en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor eten verdeel je de porties vooraf over vlees, vegetarische opties, salades, groenten en hapjes, zodat dieetwensen niet pas bij het buffet moeten worden opgelost.
Wanneer moet ik vlees marineren voor een teambarbecue?: Bereid marinades de dag ervoor en marineer het vlees enkele uren vóór het grillen. Bewaar vlees gekoeld en apart van vegetarische producten; haal het pas kort voor gebruik uit de koeling.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een teambarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, partytent, tafeldekking, barbecue, drankpunt en verlichting. Test muziek en stroom vóór de gasten komen en houd daarna nog 30 minuten over voor de laatste drank- en buffetcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.