Zo organiseer je een tafeltennistoernooi

Begin niet met tafels neerzetten, maar met het toernooiformat en de beschikbare tijd. Leg daarna de wedstrijdregels vast, verzamel aanmeldingen en sluit de deelnemerslijst voordat je het schema maakt. Reserveer tijdig de zaal, tafels en extra batjes; controleer ook wie scoreborden, scorebladen en ontvangst regelt. Op de speeldag draait alles om een korte briefing, een overzichtelijk schema en een zaal die vóór de eerste wedstrijd volledig is ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst sluiten
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Tafeltennistafels reserveren
12
Extra batjes reserveren
13
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
14
Consumpties inkopen
2 personen
15
Prijzen en medailles ophalen
16
Scorebladen printen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Wedstrijdmateriaal inpakken
2 personen
19
Deelnemers herinneren

Event

20
Zaal openen
2 personen
21
Leveringen controleren
2 personen
22
Speelvloer controleren
2 personen
23
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
24
Netten en afscheidingen plaatsen
3 personen
25
Scoreborden klaarzetten
2 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Openingsuitleg geven
32
Warming-up begeleiden
2 personen
33
Voorronde begeleiden
6 personen
34
Uitslagen verwerken
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
37
Finaleronde begeleiden
6 personen
38
Speelschema bijwerken
2 personen
39
Servies afruimen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Winnaars huldigen
2 personen
42
Uitslagen publiceren

Nazorg

43
Tafels afbreken
4 personen
44
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Zaal schoonmaken
4 personen
47
Afval naar containers brengen
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen bewaren
50
Deelnemers uitslagen mailen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafeltennistafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Cateringtafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Tafeltennisnettenaantal 6
Tafeltennisbatjesaantal 16
Tafeltennisballenaantal 80
Scorebordenaantal 6
Vloerafscheidingenaantal 24
Reserve-netjesaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchaantal 2
Megaphone

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiemokkenaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Catering

Medaillesaantal 3
Bekers voor winnaarsaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Reinigingshandschoenenaantal 6

Verlichting

LED-bureaulampenaantal 4

Tips

Kies het format op basis van het aantal deelnemers en de beschikbare uren. Plan per wedstrijd niet alleen speeltijd, maar ook 5 minuten voor wisselen, uitslagen noteren en het volgende duel klaarzetten.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Dan kun je de deelnemerslijst controleren, dieetwensen verzamelen en een wedstrijdschema maken zonder last-minute wijzigingen.
Reserveer minstens 2 weken vooraf de tafeltennistafels en vraag naar extra batjes, netten en ballen. Regel reserve-netjes, omdat één beschadigd net anders direct een hele tafel stillegt.
Maak voor elke tafel een eigen scorebord, stopwatch en stapel scorebladen. Deel vrijwilligers per taak in en geef hen vóór de start 10 minuten uitleg over regels, uitslagen en doorroepen.
Open de zaal minimaal 90 minuten voor de eerste wedstrijd. Gebruik de eerste 45 minuten voor tafels, netten en vloerafscheidingen en houd daarna tijd over voor scoreborden, ontvangst, consumpties en een speelvloercontrole.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb je nodig voor een tafeltennistoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en je planning. Reken bij een wedstrijdduur van 15 minuten op ongeveer 4 wedstrijden per tafel per uur; reserveer daarnaast minimaal 1 extra tafel als uitloop of oefentafel.
Wanneer moet je de inschrijving voor een tafeltennistoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 dagen vóór het toernooi. Je hebt dan tijd om het deelnemersveld te controleren, het schema te maken, naamkaartjes voor te bereiden en deelnemers nog één keer te herinneren.
Hoe lang van tevoren moet je een tafeltennistoernooi organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, het format en de uitnodigingen. Reserveer tafels, extra batjes en andere materialen uiterlijk 2 weken vooraf en druk scorebladen enkele dagen voor de speeldag.
Hoe vroeg moet je de zaal openen voor een tafeltennistoernooi?: Open de zaal minimaal 90 minuten vóór de eerste wedstrijd. Zet de tafels en netten eerst op, controleer de vloer en plaats daarna scoreborden, ontvangsttafel, stoelen en cateringmateriaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.