Zo organiseer je een tafeltennistoernooi

Begin met de datum, zaal en het aantal beschikbare tafeltennistafels. Kies daarna een toernooiformat dat past bij het aantal deelnemers en leg de wedstrijdregels vooraf vast. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, werk je de deelnemerslijst bij, verzamel je dieetwensen en maak je een realistisch wedstrijdschema. Regel vrijwilligers voor registratie, wedstrijdbegeleiding en catering. Controleer op de dag zelf niet alleen de tafels en netten, maar ook scoreborden, reservebatjes, ballen en de starttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
11
Prijzen bestellen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Tafeltennistafels reserveren
14
Extra sportmateriaal regelen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen en materiaal controleren
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Wedstrijdformulieren afdrukken

Event

20
Starttafel voorbereiden
2 personen
21
Zaal openen en controleren
2 personen
22
Tafeltennistafels opstellen
4 personen
23
Netten en afscheidingen plaatsen
3 personen
24
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Cateringtafel inrichten
2 personen
27
Route en informatie ophangen
28
Muziek en microfoon testen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Wedstrijdregels toelichten
34
Toernooi openen
35
Wedstrijden begeleiden
4 personen
36
Uitslagen verwerken
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Speelruimte vrijhouden
2 personen
40
Finalisten aankondigen
41
Finales begeleiden
3 personen
42
Winnaars huldigen
2 personen
43
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

44
Sportmateriaal demonteren
4 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Zaal schoonmaken
3 personen
49
Overgebleven catering opruimen
2 personen
50
Geleend materiaal retourneren
2 personen
51
Uitslagen en foto’s delen
52
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 6
Tafeltennisnettenaantal 6
Tafeltennisbatjesaantal 20
Tafeltennisballenaantal 60
Tafelafscheidingenaantal 12
Scorebordenaantal 6
Reservebatjesaantal 6
Reserve nettenaantal 2

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 3
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Gereedschapskist
Meetlint
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Printpapier
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Nietmachineaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Wedstrijdpostersaantal 6
Richtingbordjesaantal 8
Naamstickersaantal 50
Medaille eerste plaats
Medaille tweede plaats
Medaille derde plaats

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en stofferaantal 2
Handvegersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 4
Poetsdoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Tips

Plan het schema pas nadat je een sluitingsdatum voor inschrijvingen hebt gehad. Houd per wedstrijdblok extra tijd vrij voor uitloop, zodat één vertraagde partij niet de hele dag verschuift.
Reserveer voor elke wedstrijd een tafeltennistafel met net en leg per speelzone een scorebord en meerdere ballen klaar. Reservebatjes en een reserve net worden vaak pas gemist wanneer er al een wedstrijd bezig is.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin het aanvangstijdstip, de registratiebalie, het format, de regels, de verwachte eindtijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Verdeel vrijwilligers per taak en tijdsblok: minimaal één persoon bij de registratie, één voor het wedstrijdschema en één aanspreekpunt voor materiaal of zaalproblemen. Zo blijft de starttafel bemand wanneer wedstrijden tegelijk beginnen.
Richt de zaal eerst in met tafels, netten en afscheidingen en zet daarna pas catering- en inschrijftafels neer. Test laptop, printer, microfoon en luidspreker vóór de opening; leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat niemand over kabels struikelt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafeltennistafels heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de gewenste duur. Reken bij een compacte opzet op ongeveer 8 tot 12 minuten per wedstrijd en plan per tafel ruimte voor wisselen en registratie; met 4 tafels kun je dus meerdere partijen tegelijk laten spelen.
Wanneer moet je het wedstrijdschema maken?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor het toernooi. Controleer dan namen, afmeldingen, poules en beschikbare tafels voordat je de wedstrijdformulieren afdrukt.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een tafeltennistoernooi?: Voor een klein toernooi tot ongeveer 30 deelnemers zijn 3 vrijwilligers meestal werkbaar: één bij registratie, één voor schema en uitslagen en één voor materiaal en catering. Bij meer dan 4 gelijktijdige tafels is een extra wedstrijdbegeleider verstandig.
Wat moet je op de dag van het tafeltennistoernooi controleren?: Open de zaal minimaal 90 minuten voor de eerste wedstrijd. Controleer tafels, netten, afscheidingen, batjes, ballen, scoreborden, wedstrijdformulieren, registratie, stroomvoorziening en gekoelde dranken voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.