Zo organiseer je een superheldenfeest zonder last-minute stress

Begin met het programma en werk daarna terug vanaf het moment waarop de gasten arriveren. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen, zodat je hapjes en broodjes niet pas op het laatste moment hoeft aan te passen. Richt de ruimte in vaste zones in: een buffet, drankenstation, kostuumhoek, fotowand en plek voor de spellen. Controleer vóór de start het weer, de binnenruimte en alle materialen voor de activiteiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma controleren
5
Weersverwachting controleren
6
Binnenruimte vrijmaken
2 personen
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Dranken koelen
9
Taart ophalen
10
Hapjes voorbereiden
2 personen
11
Groenten en fruit snijden
2 personen
12
Broodjes beleggen
2 personen
13
Tafels opstellen
2 personen
14
Stoelen klaarzetten
2 personen
15
Buffettafel inrichten
2 personen
16
Servies klaarzetten
17
Drankenstation inrichten
18
Superheldendecoratie ophangen
2 personen
19
Fotowand opbouwen
2 personen
20
Kostuumhoek inrichten
21
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
22
Muziek afspeellijst klaarzetten
23
Toilet controleren
24
Afvalbakken plaatsen

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Cadeaus verzamelen
27
Kostuums uitdelen
2 personen
28
Naamstickers uitdelen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Superheldenverhaal vertellen
31
Speurtocht uitleggen
2 personen
32
Speurtocht begeleiden
3 personen
33
Krachtproef begeleiden
2 personen
34
Behendigheidsspel begeleiden
2 personen
35
Fotomoment begeleiden
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Buffet openen
38
Eten serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Allergenen benoemen
41
Taart aansnijden
2 personen
42
Taart serveren
2 personen
43
Cadeaumoment begeleiden
44
Dansmuziek starten
45
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
52
Afval sorteren
2 personen
53
Ruimte schoonmaken
2 personen
54
Toilet schoonmaken
55
Materialen controleren
56
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 24
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Taartmes
Kannenaantal 4
Thermoskannenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Superheldenslingersaantal 6
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Superheldenpostersaantal 8
Fotowanddoek
Fotopropsaantal 20
Tafelkledenaantal 5
Naamstickersaantal 40

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 6
Zachte ballenaantal 8
Touwaantal 2
Schatkist
Speurtochtkaartenaantal 10
Prijzenzakjesaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Zo houd je tijd over om aantallen, dieetwensen en de hoeveelheid servies en drinken te verwerken.
Plan de inrichting minimaal 2 uur vóór aankomst van de gasten. Zet tafels, stoelen, buffettafel en drankenstation eerst neer; hang daarna de slingers en posters op, zodat decoratie niet in de weg zit.
Maak voor de kostuumhoek en fotowand een aparte plek met naamstickers en fotoprops. Leg alles daar vooraf klaar, want gasten zoeken anders tijdens het programma naar accessoires en onderbreken de spellen.
Zet spelmaterialen zoals pionnen, hoepels, zachte ballen en touw per onderdeel bij elkaar. Houd minstens 30 minuten vóór de start vrij om het programma en de opstelling buiten of binnen te controleren.
Koel dranken vooraf en gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft. Zet afvalbakken en het toilet vóór de ontvangst klaar; die twee punten worden vaak pas opgemerkt wanneer de eerste gasten al binnen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een superheldenfeest organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met de uitnodigingen en verzamel de aanmeldingen tot een vaste deadline. Plan de boodschappen en decoratie uiterlijk 2 dagen voor het feest; haal de taart op de dag zelf op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een superheldenfeest klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, drankenstation, decoratie en de kostuumhoek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van het programma, de spelmaterialen en de ruimte.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een superheldenfeest?: Controleer de weersverwachting de dag ervoor en bepaal uiterlijk de ochtend van het feest of alle spellen naar binnen gaan. Maak binnen een vrije speelzone en leg pionnen, hoepels, zachte ballen en touw daar vooraf klaar.
Wanneer moet ik hapjes en drankjes voorbereiden voor een superheldenfeest?: Snijd groenten en fruit en bereid de hapjes op de ochtend van het feest of maximaal 1 dag eerder als ze gekoeld kunnen worden bewaard. Koel de dranken minstens 3 uur vooraf en beleg broodjes zo kort mogelijk voor de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.