Zo organiseer je een studiereis zonder last-minute stress

Begin een studiereis niet met vervoer of lunch, maar met het doel en het programma. Daarna leg je de deelnemerslijst vast, verzamel je toestemmingen en controleer je dieetwensen, medische gegevens en contactgegevens. Pas wanneer die basis klopt, maak je groepen, wijs je begeleiders toe en bevestig je reserveringen en route. In de laatste week draait alles om duidelijke informatie, werkopdrachten, groepsmappen en een tweede aanwezigheidscontrole bij het vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
3
Toestemmingsformulieren versturen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Medische gegevens controleren
2 personen
8
Contactgegevens controleren
9
Groepsindeling maken
2 personen
10
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Reisroute controleren
2 personen
13
Vertrektijden controleren
14
Werkopdrachten voorbereiden
2 personen
15
Programma en regels printen
16
Noodnummers verzamelen
17
Deelnemers informeren
18
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
22
Dranken koelen
23
Documenten per groep verdelen
2 personen

Event

24
Verzamelpunt inrichten
3 personen
25
Deelnemers ontvangen
4 personen
26
Aanwezigheid registreren
3 personen
27
Naamstickers uitdelen
2 personen
28
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
29
Groepen naar vervoer begeleiden
5 personen
30
Groepen bij vertrek tellen
5 personen
31
Werkopdrachten uitdelen
3 personen
32
Groepen begeleiden
5 personen
33
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
36
Werkopdrachten innemen
2 personen
37
Groepen voor vertrek tellen
5 personen
38
Deelnemers naar vervoer begeleiden
5 personen
39
Aanwezigheid bij terugreis registreren
3 personen
40
Deelnemers bij aankomst tellen
5 personen
41
Deelnemers veilig laten vertrekken
5 personen

Nazorg

42
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Materialen schoonmaken
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Overgebleven eten controleren
47
Gevonden voorwerpen registreren
48
Gevonden voorwerpen teruggeven
49
Documenten archiveren
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Locatie schoonmaken
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Servetdispensersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Lunchboxenaantal 55
Boodschappen

Materialen

Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Werkmappenaantal 12
Printpapieraantal 100
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Enveloppenaantal 12

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Leg programma, vertrek- en terugkomsttijd en regels uiterlijk drie weken vooraf vast. Zo weten deelnemers wat ze moeten meenemen en kun je werkopdrachten op tijd voorbereiden.
Verzamel toestemmingsformulieren niet los van de deelnemerslijst. Controleer per deelnemer ook een telefoonnummer, dieetwens en medische informatie; plan hiervoor minimaal tien dagen verwerkingstijd.
Maak groepen pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en koppel aan elke groep een begeleider. Verdeel documenten per groep in werkmappen op klemborden, zodat niemand bij het verzamelpunt naar losse papieren zoekt.
Controleer reserveringen, reisroute en vertrektijden opnieuw 48 uur voor vertrek. Een eerdere bevestiging is niet genoeg: wijzigingen in tijden of opstapplaatsen bereik je anders mogelijk te laat.
Richt het verzamelpunt in voordat de eerste deelnemer arriveert. Leg naamstickers, watervaste stiften, lunchboxen, koelboxen, koelelementen, powerbanks en noodnummers klaar en doe direct daarna een aanwezigheidstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiereis organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken voor vertrek met doel, programma en deelnemerslijst. Verstuur toestemmingsformulieren en uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor ontbrekende gegevens en reserveringen.
Wanneer verzamel je de medische gegevens voor een studiereis?: Vraag medische gegevens en dieetwensen tegelijk met het toestemmingsformulier op, ongeveer drie weken voor vertrek. Controleer de gegevens uiterlijk tien dagen vooraf en bewaar alleen de informatie die begeleiders tijdens de reis nodig hebben.
Wanneer maak je de groepsindeling voor een studiereis?: Maak de groepsindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en uiterlijk een week voor vertrek. Koppel daarna de begeleiders en verdeel per groep de documenten, werkopdrachten en noodnummers.
Wat controleer je op de dag van vertrek?: Controleer de reisroute en vertrektijd nog één keer vóór het verzamelmoment en tel alle deelnemers bij aankomst. Controleer ook lunchpakketten, dranken, groepsdocumenten, telefoons, powerbanks en EHBO-koffers voordat de groep vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.