Eine Studienreise Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Studienreise entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Zuerst legst du Ziel und Programm fest, danach klärst du Teilnehmende, Einverständniserklärungen und besondere Bedürfnisse. Erst wenn Gruppen, Betreuung, Reservierungen und Route bestätigt sind, bereitest du Unterlagen, Materialien und Lunchpakete vor. Viele Pannen entstehen, weil Kontaktdaten, medizinische Angaben oder Abfahrtszeiten erst am Reisetag geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ziel und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 3
Einverständniserklärungen verschicken
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Medizinische Daten prüfen
2 Personen
- 8
Kontaktdaten prüfen
- 9
Gruppen einteilen
2 Personen
- 10
Betreuer den Gruppen zuordnen
2 Personen
- 11
Reservierungen bestätigen
- 12
Reiseroute kontrollieren
2 Personen
- 13
Abfahrtszeiten kontrollieren
- 14
Arbeitsaufträge vorbereiten
2 Personen
- 15
Programm und Regeln ausdrucken
- 16
Notrufnummern sammeln
- 17
Teilnehmer informieren
- 18
Anwesenheit erneut prüfen
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
- 23
Dokumente nach Gruppen verteilen
2 Personen
Event
- 24
Sammelpunkt einrichten
3 Personen
- 25
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
3 Personen
- 27
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
- 28
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
- 29
Gruppen zum Transport begleiten
5 Personen
- 30
Gruppen bei der Abfahrt zählen
5 Personen
- 31
Arbeitsaufträge verteilen
3 Personen
- 32
Gruppen begleiten
5 Personen
- 33
Lunchpakete verteilen
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Sondermahlzeiten prüfen
2 Personen
- 36
Arbeitsaufträge einsammeln
2 Personen
- 37
Gruppen vor der Abreise zählen
5 Personen
- 38
Teilnehmende zum Transport begleiten
5 Personen
- 39
Anwesenheit bei der Rückreise erfassen
3 Personen
- 40
Teilnehmer bei Ankunft zählen
5 Personen
- 41
Teilnehmer sicher abreisen lassen
5 Personen
Nachbereitung
- 42
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
3 Personen
- 44
Materialien reinigen
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
- 47
Fundgegenstände registrieren
- 48
Fundsachen zurückgeben
- 49
Dokumente archivieren
- 50
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 51
Location reinigen
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- ServiettenhalterAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
- ThermoskannenAnz. 4
- LunchboxenAnz. 55
- Einkäufe
Materialien
- NamensaufkleberAnz. 60
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 60
- ArbeitsmappenAnz. 12
- DruckpapierAnz. 100
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 4
- MarkerAnz. 12
- UmschlägeAnz. 12
Ausstattung
- PowerbanksAnz. 6
- LadekabelAnz. 8
- MobiltelefoneAnz. 6
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 10
- HandseifenspenderAnz. 4
Tipps
- Lege Ziel und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Teilnehmende verbindlich reagieren und du weißt früh, welche Reservierungen, Arbeitsaufträge und Regeln benötigt werden.
- Prüfe Anmeldungen nicht nur nach Namen: Erfasse Ernährungswünsche, medizinische Daten und aktuelle Kontaktdaten. Wiederhole die Anwesenheitskontrolle kurz vor der Abfahrt, statt dich auf eine alte Liste zu verlassen.
- Teile Gruppen erst ein, wenn die endgültige Teilnehmerliste vorliegt, und ordne jeder Gruppe eine Betreuungsperson zu. Verteile Dokumente anschließend nach Gruppen in Umschlägen, damit am Sammelpunkt nichts zusammengesucht werden muss.
- Kontrolliere Route und Abfahrtszeiten mindestens einige Tage vorher und bestätige alle Reservierungen. Drucke Programm, Regeln, Arbeitsaufträge und Notrufnummern zusätzlich aus, falls Mobiltelefone oder Ladekabel ausfallen.
- Bereite Materialien und Lunchpakete am Vortag vor: Arbeitsmappen, Klemmbretter, Stifte, Namensaufkleber, Wasser und gekühlte Getränke gehören getrennt nach Gruppen bereit. Kühlboxen mit Kühlelementen halten die Getränke bis zur Ausgabe kalt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Studienreise organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ziel, Programm und Teilnehmerliste. Einverständniserklärungen, Anmeldungen und Reservierungen brauchen meist mehrere Rückfragen, besonders wenn medizinische Angaben oder Ernährungswünsche fehlen.
- Wann müssen Einverständniserklärungen für eine Studienreise vorliegen?
- Setze eine Frist etwa 3 Wochen vor der Abfahrt. Prüfe danach die Liste und frage fehlende Erklärungen innerhalb von 2 bis 3 Tagen nach, damit Gruppen und Betreuung rechtzeitig feststehen.
- Wann sollte man die Route und Abfahrtszeit kontrollieren?
- Kontrolliere Route, Treffpunkt und Abfahrtszeiten spätestens 3 Tage vorher und noch einmal am Vorabend. Informiere die Teilnehmenden bei Änderungen sofort über den aktualisierten Ablauf.
- Was muss am Tag vor einer Studienreise vorbereitet werden?
- Stelle am Vortag die Gruppenunterlagen, Arbeitsmappen, Namensaufkleber, Schreibmaterialien und Notrufnummern zusammen. Bereite außerdem die Lunchpakete vor, kühle Getränke und lege Erste-Hilfe-Koffer, Sicherheitswesten und Taschenlampen griffbereit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!