Zo organiseer je een studentenroeiregatta

Begin met het wedstrijdschema, de roeilocatie en de wedstrijdcategorieën. Daarna regel je de inschrijving, boten, veiligheidsbezetting en tijdwaarneming voordat je de wedstrijddag indeelt. Werk met een actuele deelnemerslijst en stuur de definitieve informatie uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: materiaal controleren, start- en finishzone uitzetten, boten klaarleggen en de communicatie tussen start, finish en veiligheid testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en wedstrijdschema vastleggen
2 personen
2
Roeilocatie reserveren
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Startvolgorde opstellen
2 personen
10
Wedstrijdnummers toewijzen
2 personen
11
Roeiboten reserveren
12
Veiligheidsboten reserveren
13
Tijdwaarneming regelen
2 personen
14
EHBO-bezetting bevestigen
15
Water- en weersverwachting controleren
16
Definitieve deelnemersinformatie sturen
2 personen
17
Startkaarten en uitslagenformulieren printen
18
Wedstrijdnummers sorteren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Materiaal en boten controleren
3 personen

Event

22
Start- en finishzone uitzetten
4 personen
23
Wedstrijdsteiger controleren
3 personen
24
Boten naar de aanlegplaats brengen
6 personen
25
Tenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
28
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
29
Koelboxen en dranktafels plaatsen
2 personen
30
EHBO-post inrichten
2 personen
31
Start- en finishmarkeringen plaatsen
4 personen
32
Omroep- en timingmateriaal testen
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
4 personen
34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Startkaarten uitdelen
2 personen
36
Boten en roeimateriaal uitgeven
4 personen
37
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
38
Roeiers naar de start begeleiden
4 personen
39
Eerste race starten
3 personen
40
Races starten en finishen
5 personen
41
Finishtijden registreren
2 personen
42
Veiligheidsboten inzetten
4 personen
43
Roeiers na de finish opvangen
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Lunch en hapjes serveren
4 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Uitslagen controleren
2 personen
49
Medailleceremonie klaarzetten
3 personen
50
Winnaars bekendmaken
2 personen
51
Medailleceremonie uitvoeren
3 personen
52
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
53
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

54
Boten uit het water halen
6 personen
55
Roeimateriaal schoonmaken
4 personen
56
Tijdwaarnemingsmateriaal inpakken
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Tenten afbreken
4 personen
61
Start- en finishzone afbreken
4 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
64
Overgebleven catering koelen
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
3 personen
66
Boten en trailers retourneren
4 personen
67
Uitslagen aan deelnemers versturen
68
Ongevonden spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 8
Tafelkleedaantal 16

Sportmateriaal

Wedstrijdbotenaantal 8
Reservebotenaantal 2
Roeiriemenaantal 24
Reserve-roeiriemenaantal 6
Reddingsvestenaantal 30
Veiligheidsbotenaantal 2
Startboeienaantal 12
Baanmarkeringenaantal 24
Finishboeienaantal 4
Bootsteunenaantal 10
Peddelsaantal 4
Waterschoenenaantal 8
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Waterdichte scorebordenaantal 2
Wedstrijdhesjesaantal 30
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Medaillebakkenaantal 3

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoonaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Waterdichte opbergboxenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertraysaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Verenigingsvlaggenaantal 12
Routebordenaantal 12
Infobordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Statafelrokkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Kunststof afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekhoudersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdschema en de categorieën vast voordat je verenigingen uitnodigt. Zo weten deelnemers meteen welke afstanden, starttijden en inschrijfgegevens ze kunnen verwachten.
Sluit de inschrijving ongeveer 10 dagen voor de regatta en controleer daarna namen, verenigingen, dieetwensen en bootindeling. Gebruik die definitieve lijst voor de startvolgorde en wedstrijdnummers.
Regel naast wedstrijdboten ook reserveboten, reserve-roeiriemen en veiligheidsboten. Controleer al het materiaal de dag ervoor; een ontbrekende riem of niet-bruikbare boot zorgt direct voor vertraging.
Bevestig tijdwaarneming en EHBO uiterlijk een week vooraf. Test op de wedstrijddag de stopwatches, portofoons, megafoon en eventuele laptops of tablets voordat de eerste heat start.
Zet start- en finishboeien, baanmarkeringen en de wedstrijdsteiger op voordat deelnemers aankomen. Bouw tenten en tafels vroeg op en bewaar startkaarten, formulieren en ander papier in waterdichte opbergboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenroeiregatta organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, schema en locatie. Reserveer boten, veiligheidsboten en tijdwaarneming uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een studentenroeiregatta?: Laat de inschrijving ongeveer 10 dagen voor de regatta sluiten. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst te controleren, wedstrijdnummers toe te wijzen en de startvolgorde te maken.
Hoeveel veiligheidsboten heb je nodig bij een studentenroeiregatta?: Dat hangt af van de baanlengte, het aantal gelijktijdige boten en lokale veiligheidsregels. Plan minimaal één verantwoordelijke veiligheidsboot per gelijktijdige wedstrijdheat en bevestig de bezetting uiterlijk een week vooraf.
Wanneer stuur je de definitieve deelnemersinformatie?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de regatta. Vermeld daarin de aankomsttijd, categorie, startvolgorde, wedstrijdnummer, locatie, veiligheidsinstructies en contactgegevens van de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.