Organiser une régate d’aviron étudiante, étape par étape

Une régate étudiante se prépare d’abord à terre : date, catégories, inscriptions et ordre de passage doivent être verrouillés avant de réserver le matériel. Prévoyez ensuite les bateaux de compétition et de réserve, les embarcations de sécurité, le chronométrage et les premiers secours. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, la météo et les horaires. Le jour J, une équipe dédiée installe le ponton, balise le parcours et coordonne les départs par radio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme des matchs
2 personnes
2
Réserver le site d'aviron
3
Définir les catégories de compétition
2 personnes
4
Inviter les associations participantes
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier la liste des participants
2 personnes
9
Établir l'ordre de passage
2 personnes
10
Attribuer les numéros de course
2 personnes
11
Réserver des bateaux d’aviron
12
Réserver les bateaux de sécurité
13
Gérer le chronométrage
2 personnes
14
Confirmer le personnel de premiers secours
15
Vérifier les prévisions de l'eau et de la météo
16
Envoyer les informations définitives aux participants
2 personnes
17
Imprimer les cartes de départ et les feuilles de résultats
18
Trier les numéros de course
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Vérifier le matériel et les bateaux
3 personnes

Événement

22
Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
23
Vérifier le ponton de compétition
3 personnes
24
Amener les bateaux au débarcadère
6 personnes
25
Monter les tentes
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
28
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
29
Installer les glacières et les tables de boissons
2 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
31
Installer les marquages de départ et d'arrivée
4 personnes
32
Tester le matériel de sonorisation et de chronométrage
2 personnes
33
Briefer les bénévoles
4 personnes
34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Distribuer les cartes de départ
2 personnes
36
Distribuer les bateaux et le matériel d’aviron
4 personnes
37
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
38
Accompagner les rameurs au départ
4 personnes
39
Lancer la première course
3 personnes
40
Lancer et terminer les courses
5 personnes
41
Enregistrer les temps d’arrivée
2 personnes
42
Déployer les bateaux de sécurité
4 personnes
43
Accueillir les rameurs à l’arrivée
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir le déjeuner et les snacks
4 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les résultats
2 personnes
49
Préparer la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
50
Annonce des gagnants
2 personnes
51
Organiser la cérémonie des médailles
3 personnes
52
Servir le dîner
5 personnes
53
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

54
Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
55
Nettoyer le matériel d’aviron
4 personnes
56
Emballer le matériel de chronométrage
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Démonter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
62
Nettoyer le site
5 personnes
63
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
64
Refroidir le catering restant
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
66
Rendre les bateaux et les remorques
4 personnes
67
Envoyer les résultats aux participants
68
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 8
Nappeqté 16

Matériel de sport

Bateaux de compétitionqté 8
Bateaux de réserveqté 2
Ramesqté 24
Rames de secoursqté 6
Gilets de sauvetageqté 30
Bateaux de sécuritéqté 2
Bouées de départqté 12
Marquages de pisteqté 24
Bouées d’arrivéeqté 4
Supports pour bateauqté 10
Pagaiesqté 4
Chaussures d’eauqté 8
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Tableaux de score étanchesqté 2
Maillots de compétitionqté 30
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Bacs à médaillesqté 3

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Boîtes de rangement étanchesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Carafeqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Drapeaux d’associationqté 12
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Housses de mange-deboutqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchets en plastiqueqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Supports pour serviettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme des matchs avant de lancer les invitations. Publiez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines à l’avance et indiquez une date limite précise pour éviter les changements de dernière minute.
Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifiez la liste définitive 5 à 7 jours avant la régate. Utilisez cette liste pour établir l’ordre de passage et attribuer les numéros de course.
Réservez les bateaux de compétition avec au moins 1 bateau de réserve pour les séries importantes. Ajoutez des rames de secours, des gilets de sauvetage et des supports pour bateau : ces éléments sont souvent oubliés alors qu’ils bloquent rapidement la mise à l’eau.
Confirmez le personnel de premiers secours et les bateaux de sécurité au plus tard une semaine avant l’événement. Le jour précédent, vérifiez les prévisions de l’eau et de la météo, puis envoyez les informations définitives aux participants.
Préparez le chronométrage avant l’ouverture du site : testez les chronomètres, les talkies-walkies, l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges. Imprimez les cartes de départ et les feuilles de résultats en double exemplaire pour éviter une panne au moment des courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate d’aviron étudiante ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Les réservations du site, des bateaux de sécurité et du personnel de secours doivent être confirmées avant l’ouverture des inscriptions, idéalement 3 semaines avant la date de la régate.
Quand fermer les inscriptions à une régate d’aviron ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour vérifier les participants, les catégories, les besoins alimentaires et l’ordre de passage.
Combien de bateaux de réserve faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bateau de réserve, puis ajustez selon le nombre de séries et de bateaux engagés. Contrôlez aussi les rames, les gilets de sauvetage et les bateaux de sécurité la veille.
Quand vérifier la météo et l’état de l’eau ?: Faites une première vérification 48 heures avant la régate, puis une dernière le matin même. Envoyez les consignes définitives aux participants après cette dernière vérification, surtout si les horaires ou le parcours changent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.