Zo organiseer je een studentenkoers

Begin met de datum en route; die bepalen vrijwel alles wat daarna moet gebeuren. Regel vervolgens vergunningen, verzekering en een verkeersplan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg juryleden, verkeersregelaars en vrijwilligers vast en publiceer daarna het inschrijfformulier. In de laatste week controleer je het parcours, sorteer je startnummers en zet je materiaal, fietsenstalling, catering en communicatie klaar. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke taakverdeling en een goed zichtbare route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Verkeersplan opstellen
2 personen
5
Verkeersregelaars werven
2 personen
6
Juryleden vastleggen
7
Muziek en presentator regelen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Prijzen en medailles bestellen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Reserveringen bevestigen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Startnummers ontwerpen
17
Parcours controleren
3 personen
18
Routecommunicatie versturen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Startnummers sorteren
2 personen
22
Routeborden controleren
2 personen
23
Fietsenstalling voorbereiden
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Weersverwachting controleren

Event

28
Route afzetten
8 personen
29
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Geluid aansluiten
2 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Jurybriefing houden
4 personen
38
Vrijwilligers briefen
3 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Fietsen technisch controleren
2 personen
41
Deelnemers instrueren
3 personen
42
Startvak vullen
4 personen
43
Koers starten
5 personen
44
Parcoursposten bemannen
8 personen
45
Tussenstanden registreren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Publiek informeren
2 personen
49
Finish registreren
3 personen
50
Uitslag controleren
3 personen
51
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
52
Winnaars huldigen
4 personen
53
Avondprogramma begeleiden
3 personen
54
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

55
Routeborden verwijderen
6 personen
56
Afzethekken verwijderen
6 personen
57
Geluid uitschakelen
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Meubilair afbreken
4 personen
60
Terrein schoonmaken
5 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
3 personen
65
Koelboxen reinigen
2 personen
66
Routeomgeving nalopen
2 personen
67
Uitslagen publiceren
68
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijftafel
Jurytafel
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 300
Routepijlenaantal 40
Koerslintaantal 8
Borstelsaantal 4
Reservefietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Bidonkrattenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 10
Fietsbellenaantal 4
Helmenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafonenaantal 3
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Laptopaantal 2
Printer
Betaalterminalaantal 2
Stopcontactbeveiligingaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 12
Teamvlaggenaantal 12
Podiumbordenaantal 3
Sponsorbannersaantal 8
Pijlbordenaantal 30
Krijtbordenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 300
Gewichtenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbroodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudplatenaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk eerst de route uit en controleer het parcours opnieuw in de laatste week. Plaats routepijlen en koerslint pas nadat je hebt vastgesteld waar kruisingen, scherpe bochten en gevaarlijke punten liggen.
Vraag vergunningen en controleer de verzekering ruim vóór de uitnodigingen verstuurd worden. Houd minimaal enkele weken ruimte voor aanvullende vragen over verkeersmaatregelen of routewijzigingen.
Maak één vrijwilligersindeling met aparte verantwoordelijken voor inschrijving, jury, verkeersposten, fietsenstalling en materiaal. Geef iedere verkeersregelaar vooraf een vaste post, telefoonnummer en aankomsttijd.
Zet inschrijving en startnummers niet op het laatste moment klaar. Verwerk aanmeldingen dagelijks, verzamel dieetwensen en sorteer de startnummers uiterlijk de dag vóór de koers.
Test geluid en stroom vóór de deelnemers arriveren. Controleer luidsprekers, microfoon, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen en leg megafonen klaar voor posten waar het geluid niet komt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenkoers organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligersindeling, routecommunicatie en materiaalcontroles.
Welke vergunning heb je nodig voor een studentenkoers?: Dat hangt af van de route en de openbare ruimte, maar controleer dit zodra datum en parcours vaststaan. Dien de aanvraag minimaal 6 tot 8 weken vooraf in, zodat je verkeersplan nog aangepast kan worden.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een studentenkoers?: Plan minimaal één verkeersregelaar per kruising of risicopunt en voeg een reserve toe voor uitval. Maak de definitieve postindeling na de parcourscontrole, meestal 1 tot 2 weken vóór de koers.
Wanneer moet je startnummers en koersmateriaal klaarzetten?: Controleer startnummers, veiligheidsspelden, routepijlen, koerslint en fietsreparatiemateriaal uiterlijk de dag vóór het evenement. Sorteer de nummers per deelnemer of startgroep, zodat de inschrijving op de wedstrijddag vlot verloopt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.