Organiser une course étudiante sans rien laisser au hasard

Une course étudiante se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une compétition. Commence par fixer la date et l’itinéraire, avant de demander les autorisations et de vérifier l’assurance. Ensuite, ouvre les inscriptions, recrute les signaleurs et répartis les bénévoles. Les dernières vérifications concernent les dossards, la signalisation, le matériel vélo, les ravitaillements et le dispositif de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Vérifier l’assurance
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Recruter des signaleurs
2 personnes
6
Définir les membres du jury
7
Gérer la musique et l'animateur
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Commander les prix et médailles
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les réservations
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Concevoir les dossards
17
Vérifier le parcours
3 personnes
18
Envoyer les informations sur l'itinéraire
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Trier les dossards
2 personnes
22
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
23
Préparer le parking à vélos
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Vérifier les prévisions météo

Événement

28
Barrer la route
8 personnes
29
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Brancher le son
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Organiser le briefing du jury
4 personnes
38
Briefing des bénévoles
3 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Vérifier techniquement les vélos
2 personnes
41
Informer les participants
3 personnes
42
Remplir la zone de départ
4 personnes
43
Lancer la course
5 personnes
44
Tenir les postes du parcours
8 personnes
45
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Informer le public
2 personnes
49
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
50
Vérifier les résultats
3 personnes
51
Préparer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
52
Récompenser les gagnants
4 personnes
53
Encadrer le programme du soir
3 personnes
54
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

55
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
56
Retirer les barrières de sécurité
6 personnes
57
Couper le son
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter le mobilier
4 personnes
60
Nettoyer le site
5 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
65
Nettoyer les glacières
2 personnes
66
Faire le tour des abords du parcours
2 personnes
67
Publier les résultats
68
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table du jury
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 40
Ruban d’arrivéeqté 8
Brossesqté 4
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’outils pour véloqté 3
Caisses de bidonsqté 6
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Sonnettes de véloqté 4
Casquesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Pains de glaceqté 24

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Protection des prises électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Panneaux de scèneqté 3
Bannières sponsorsqté 8
Panneaux indicateursqté 30
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 300
Poidsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques chauffantesqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide l’itinéraire au moins 6 semaines avant la course. Vérifie chaque carrefour à vélo et prévois une solution pour les travaux, les rues étroites et les zones où les participants pourraient se tromper.
Ne publie pas seulement un formulaire d’inscription : demande aussi les besoins alimentaires et indique clairement les horaires, le parcours, le retrait des dossards et le point de stationnement des vélos.
Prévois un signaleur par point de circulation exposé, puis organise un briefing de 30 minutes avant le départ. Donne à chacun un emplacement, un moyen de communication et l’heure à laquelle il peut quitter son poste.
Compte les dossards, les épingles, les bidons et les outils la veille, pas le matin même. Trie les numéros dans l’ordre de départ et installe séparément la table d’inscription, la table du jury et la zone d’arrivée.
Teste la sonorisation avant l’arrivée des participants : haut-parleurs, microphone, table de mixage, rallonges et multiprises. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et garde les trousses de premiers secours, couvertures de survie et pains de glace accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course étudiante ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et commander les médailles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course étudiante ?: Dépose les demandes au moins 6 semaines avant l’événement, ou plus tôt si le parcours emprunte plusieurs rues ou implique des restrictions de circulation. N’attends pas d’avoir terminé les inscriptions pour lancer cette démarche.
Combien de bénévoles faut-il pour une course étudiante ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévois au minimum un signaleur par carrefour à sécuriser, plus une équipe pour les inscriptions, le jury, le ravitaillement, l’arrivée et les secours. Fais la répartition définitive 7 jours avant la course.
Quand préparer les dossards et le matériel ?: Conçois les dossards dès que les inscriptions sont stabilisées, puis trie-les la veille. Récupère également les panneaux, les chronomètres, les sifflets, les kits d’outils vélo et les caisses de bidons au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.