Zo organiseer je een studentenfeest zonder last-minute chaos

Begin met de zaal en datum, en werk daarna pas aan uitnodigingen en het programma. Open de aanmeldingen vroeg genoeg om aantallen, dieetwensen en de benodigde hoeveelheid eten, glazen en stoelen te kennen. Plan vervolgens de zaalindeling, muziek, leveringen en vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: eerst opbouwen en testen, daarna eten en drinken klaarzetten en pas dan openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal en datum reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Leveringen bevestigen
8
Indeling van de zaal maken
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
13
Playlist downloaden
14
Materialen verzamelen
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Zaal controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffettafels klaarzetten
3 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Muziek en volume testen
2 personen
21
Verlichting ophangen
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Hapjes voorbereiden
5 personen
24
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
25
Bar inrichten
3 personen
26
Informatietafel klaarzetten
27
Toiletten controleren
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Dranken serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet aanvullen
3 personen
35
Muziek verzorgen
36
Afvalbakken legen
2 personen
37
Toiletten tussentijds controleren
38
Laatste ronde aankondigen
39
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
42
Afval verzamelen
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
46
Zaal schoonmaken
4 personen
47
Toiletten schoonmaken
2 personen
48
Materialen controleren
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Sleutels en locatie opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Muziekbron
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Ballonpompaantal 2
Plakgumaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de feestdag. Gebruik het definitieve aantal om uiterlijk enkele dagen vooraf boodschappen, herbruikbare glazen, borden en bestek te controleren; vraag dieetwensen in hetzelfde formulier uit.
Maak de zaalindeling vóór het opbouwen. Reserveer ruimte voor buffettafels, de bar, tafels en stoelen, en houd looppaden vrij zodat gasten niet langs kabels of de geluidsapparatuur hoeven.
Test muziek, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste gast binnenkomt. Download de playlist vooraf en leg oplaadkabels klaar; afhankelijk zijn van mobiel bereik op locatie gaat vaak mis.
Koel dranken niet pas bij opening. Zet ze bij aankomst in koelboxen of de beschikbare koeling en richt de bar in met glazen, zodat vrijwilligers niet tegelijk hoeven te sjouwen en uit te schenken.
Plan minstens één volledige controle vóór opening: zaal, verlichting, versiering, buffet, bar, muziek en schoon materiaal. Wijs per onderdeel één vrijwilliger aan en spreek af wie tijdens het feest bijvult of storingen oplost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studentenfeest organiseren?: Reserveer de zaal en datum bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf. Open de aanmeldingen enkele weken voor het feest en leg het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen van tevoren vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een studentenfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met de duur van het feest en het aantal aangemelde gasten.
Wanneer maak je de zaalindeling voor een studentenfeest?: Maak de indeling uiterlijk enkele dagen vooraf, zodra het aantal gasten bekend is. Teken de plek van tafels, stoelen, buffettafels, bar, speakers en looppaden in voordat je opbouwt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een studentenfeest?: Plan bij een klein tot middelgroot studentenfeest minimaal 1 vrijwilliger voor de bar, 1 voor muziek en techniek en 1 voor ontvangst of buffet. Werk met shifts van ongeveer 2 uur, zodat niemand de hele avond vastzit aan één taak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.