Zo organiseer je een streetdanceworkshop

Begin met de zaal en de dansdocent; die bepalen hoeveel deelnemers je kunt ontvangen en hoe lang het programma duurt. Open daarna de aanmeldingen met duidelijke tijden, betaalinformatie en dieetvragen. In de laatste week stem je muziek, choreografie en veiligheidsinstructies af en controleer je materialen en apparatuur. Op de dag zelf draait alles om een vrije, veilige dansvloer, werkend geluid en een registratie die niet ophoudt bij de eerste deelnemer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocent vastleggen
3
Programma en tijden bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Betalingen controleren
10
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
11
Muziek en choreografie afstemmen
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
13
Veiligheidsinstructies opstellen
14
Bevestiging naar deelnemers sturen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Apparatuur opladen
19
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
20
Hapjes en drankjes voorbereiden
3 personen
21
Zaal openen
2 personen
22
Zaal en vloer controleren
2 personen
23
Dansruimte vrijmaken
3 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
26
Muziek testen
2 personen
27
Registratietafel klaarmaken
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen

Event

29
Ontvangst deelnemers
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Deelnemers naar dansruimte begeleiden
2 personen
32
Opening en veiligheidsuitleg
2 personen
33
Warming-up begeleiden
2 personen
34
Streetdancebasis uitleggen
2 personen
35
Choreografie aanleren
2 personen
36
Pauzedrankjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Freestyleoefeningen begeleiden
2 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Groepschoreografie oefenen
2 personen
41
Eindpresentaties begeleiden
3 personen
42
Afsluiting en bedankje
2 personen
43
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
45
Overgebleven catering inpakken
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Zaal en vloer schoonmaken
3 personen
50
Materialen controleren en inpakken
2 personen
51
Locatie afsluiten
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Registratietafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Laptop
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 10
Pionnenaantal 12
Vloermarkeringenaantal 30
Handdoekenaantal 20

Decoratie

Welkomstbanner
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Kleurstiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 60

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling uiterlijk één week vooraf. Houd de dansruimte vrij en reserveer aparte plekken voor de registratietafel, stoelen, tafels en kapstokken; zo ontstaan er bij binnenkomst geen opstoppingen.
Sluit het geluid minstens 60 minuten voor aanvang aan en test laptop, draadloze speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen samen. Laad apparatuur en oplaadkabels de avond ervoor op, want een lege accu valt pas op als de workshop begint.
Verzamel muziekbestanden en choreografie uiterlijk 3 dagen vooraf met de docent. Zet de bestanden op de laptop én bewaar een reservekopie, zodat je niet afhankelijk bent van internet of één telefoon.
Stuur de deelnemersbevestiging 2 tot 3 dagen vooraf met aanvangstijd, kledingadvies, route naar de zaal en wat ze moeten meenemen. Werk de deelnemerslijst en badges direct bij na elke betaling; losse notities zorgen snel voor dubbele registraties.
Zet water en hapjes pas klaar nadat je de dansruimte hebt ingericht. Gebruik herbruikbare bekers, schenk kannen en koelboxen buiten het dansvlak en houd handdoeken beschikbaar; drank op de vloer veroorzaakt gladheid en onderbreekt de workshop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een streetdanceworkshop organiseren?: Leg de locatie en dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 3 dagen voor de workshop af.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een streetdanceworkshop?: Reken op ongeveer 2 vierkante meter vrije dansruimte per deelnemer. Tel daar ruimte bij op voor tafels, stoelen, registratie en een veilige doorgang naar de uitgang.
Wanneer moet ik de muziek voor een streetdanceworkshop regelen?: Stem de muziek en choreografie uiterlijk 3 dagen vooraf met de docent af. Test de volledige afspeellijst 60 minuten voor aanvang met de laptop, speakers en microfoon.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen bij een streetdanceworkshop?: Open de zaal minstens 60 minuten voor de start. Controleer eerst vloer en veiligheid, maak de dansruimte vrij, richt daarna registratie en zitplekken in en sluit als laatste de geluidsapparatuur aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.