So organisierst du einen Streetdance-Workshop
Bei einem Streetdance-Workshop entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen entspannten Ablauf. Zuerst sicherst du den Saal und buchst den Tanzlehrer, danach legst du Programm, Musik und Anmeldung fest. Später folgen Teilnehmerliste, Zahlungen, Sicherheitsinfos und Material. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen freien, kontrollierten Tanzboden, funktionierende Tontechnik und einen klaren Empfang. Plane außerdem Zeit für Nachmeldungen, Ernährungswünsche und vergessene Ladekabel ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Tanzlehrer buchen
- 3
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Zahlungen prüfen
- 10
Saalplan erstellen
2 Personen
- 11
Musik und Choreografie abstimmen
2 Personen
- 12
Musikdateien sammeln
- 13
Sicherheitsanweisungen erstellen
- 14
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 18
Geräte aufladen
- 19
Teilnehmerausweise vorbereiten
2 Personen
- 20
Snacks und Getränke vorbereiten
3 Personen
- 21
Saal öffnen
2 Personen
- 22
Saal und Boden kontrollieren
2 Personen
- 23
Tanzfläche freimachen
3 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 26
Musik testen
2 Personen
- 27
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
Event
- 29
Teilnehmer empfangen
3 Personen
- 30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 31
Teilnehmer in den Tanzraum begleiten
2 Personen
- 32
Eröffnung und Sicherheitseinweisung
2 Personen
- 33
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 34
Streetdance-Grundschritt erklären
2 Personen
- 35
Choreografie beibringen
2 Personen
- 36
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Freestyle-Übungen anleiten
2 Personen
- 39
Snacks servieren
3 Personen
- 40
Gruppenchoreografie üben
2 Personen
- 41
Abschlusspräsentationen begleiten
3 Personen
- 42
Abschluss und Dankeswort
2 Personen
- 43
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 47
Abfall sammeln
3 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Saal und Boden reinigen
3 Personen
- 50
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
- 51
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- Registrierungstisch
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- Kabellose LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 4
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 10
- KegelAnz. 12
- BodenmarkierungenAnz. 30
- HandtücherAnz. 20
Dekoration
- Willkommensbanner
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- BuntstifteAnz. 12
- ArmbänderAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal und buche den Tanzlehrer möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Größe, sondern auch Boden, Stromanschlüsse, Umkleidemöglichkeiten und die erlaubte Lautstärke.
- Lege Programm und Zeiten fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane für Anmeldung und Begrüßung mindestens 20 Minuten, für Sicherheitsanweisungen 5 Minuten und zwischen den Tanzblöcken jeweils 10 Minuten Puffer ein.
- Öffne die Anmeldung spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Workshop. Frage dabei Ernährungswünsche ab und aktualisiere die Teilnehmerliste täglich in der letzten Woche, damit Namensschilder, Armbänder und Snacks zur tatsächlichen Zahl passen.
- Sammle die Musikdateien mindestens 5 Tage vorher und teste sie mit Laptop, Mikrofon und kabellosen Lautsprechern. Lade alle Geräte am Vorabend vollständig auf und lege zwei Verlängerungskabel sowie die Ladekabel sichtbar bereit.
- Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere den Boden, räume die Tanzfläche frei, stelle Registrierungstisch und Wegweiser auf und bereite Getränke, Snacks und Handtücher vor, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie viel Vorlauf braucht man für einen Streetdance-Workshop?
- Plane idealerweise 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. Der Saal und der Tanzlehrer sollten zuerst feststehen; Einladungen und Anmeldung können anschließend etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
- Wie groß muss ein Raum für einen Streetdance-Workshop sein?
- Rechne pro Person mit ungefähr 3 bis 4 Quadratmetern freier Tanzfläche. Für 20 Teilnehmer brauchst du daher mindestens 60 bis 80 Quadratmeter ohne Tische, Stühle oder Taschen.
- Wie lange sollte ein Streetdance-Workshop dauern?
- Für Anfänger sind 2 bis 3 Stunden reine Workshopzeit meist passend. Ergänze etwa 20 Minuten für Anmeldung und Begrüßung, 5 Minuten Sicherheitshinweise sowie kurze Pausen von jeweils 10 Minuten.
- Wie viel Getränke und Snacks brauche ich für den Workshop?
- Kalkuliere mindestens 0,5 Liter Getränke pro Person für einen zweistündigen Workshop und zusätzlich Wasser für die Pausen. Bei Snacks reichen meist 2 bis 3 kleine Portionen pro Person; kaufe spätestens 1 bis 2 Tage vorher ein.
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