Zo organiseer je een strandrace

Een strandrace organiseren begint niet bij de startboog, maar bij toestemming, route en veiligheid. Leg eerst het parcours vast en stem dit af met strandbeheer, verkeersbegeleiding en je verzekeringsdekking. Daarna open je de inschrijving, werf je vrijwilligers en bestel je tijdig startnummers, medailles en bewegwijzering. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, materiaalcontroles, weersverwachting en een duidelijke opbouw op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen controleren
2
Parcours vastleggen
2 personen
3
Strandbeheer informeren
4
Polis en dekking controleren
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Verkeersplan uitwerken
2 personen
9
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Startnummers ontwerpen
15
Parcourskaarten drukken
16
Borden en pijlen maken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Wedstrijdklokken testen
2 personen
21
Fietspomp controleren
22
Gereedschap controleren
23
Weersverwachting controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
3 personen
27
Apparatuur opladen
2 personen
28
Transport laden
3 personen
29
Parcours uitzetten
6 personen
30
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
31
Afzettingen plaatsen
4 personen
32
Registratietent opbouwen
3 personen
33
Cateringpunt opbouwen
3 personen
34
Geluid testen
2 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Prijzen uitstallen
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Registratietafel bemannen
3 personen
41
Startpakketten uitdelen
3 personen
42
Fietsen controleren
2 personen
43
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
44
Welkomstwoord verzorgen
45
Startsein geven
46
Parcoursposten bemannen
8 personen
47
Tijden registreren
2 personen
48
Veiligheid op parcours bewaken
6 personen
49
Deelnemers opvangen
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Bar afsluiten
2 personen

Nazorg

58
Parcours afbouwen
6 personen
59
Afzettingen verwijderen
4 personen
60
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Locatie schoonmaken
5 personen
63
Afval afvoeren
3 personen
64
Materialen terugladen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Verloren voorwerpen verwerken
68
Facturen verzamelen
69
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Registratiebalie
Barbladenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 12
Parcoursbordenaantal 20
Richtingspijlenaantal 30
Startnummersaantal 150
Nummerhoudersaantal 150
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Fietsstandaardsaantal 4
Basisgereedschapssetsaantal 3
Binnenbandenaantal 12
Fietshelmenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumdoekenaantal 2
Prijzentafelkledenaantal 3

Schoonmaak

Handvegers en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en maak minstens één controlewandeling. Controleer daarbij waar pionnen, linten, parcoursborden en richtingspijlen nodig zijn, zodat deelnemers ook bij slecht zicht de route volgen.
Plan de inschrijving met een sluitingsdatum en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de race. Vermeld starttijd, verzamelpunt, parcours, benodigdheden en wat er gebeurt bij aangepast weer.
Maak vrijwilligersindelingen per post en per tijdsblok. Reken naast registratie en parcoursbewaking ook iemand in voor materiaalpech; reservefietsen, fietspompen, binnenbanden en gereedschapssets liggen anders snel op de verkeerde plek.
Test wedstrijdklokken, stopwatches, microfoons, speakers en het mengpaneel minimaal 2 dagen vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks apart klaar, want stroom en bereik zijn op het strand niet vanzelfsprekend.
Doe de laatste boodschappen pas nadat het deelnemersaantal is verwerkt en vul koelboxen op de wedstrijddag. Zet partytenten, tafels, registratiebalie en afvalbakken vóór de eerste deelnemers arriveren; opbouw duurt langer door wind en zand dan op een verharde locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een strandrace organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met vergunningen, parcours en strandbeheer. Open de inschrijving daarna en houd de laatste 2 weken vrij voor vrijwilligers, deelnemersinformatie en materiaalcontroles.
Welke vergunning heb je nodig voor een strandrace?: Dat hangt af van de gemeente, het strand en het aantal deelnemers. Controleer uiterlijk 12 weken vooraf welke vergunningen en meldingen nodig zijn en informeer strandbeheer voordat je het parcours publiceert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een strandrace?: Maak de indeling op basis van registratie, start en finish, parcoursbewaking, verkeersbegeleiding en materiaalhulp. Reserveer daarnaast minimaal 2 invallers, zodat een uitval op de wedstrijddag niet direct een onbeheerde post oplevert.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een strandrace?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de race en een korte weers- of parcoursupdate 24 uur vooraf. Vermeld daarin ook het verzamelpunt, de startprocedure, routeaanduiding en contactnummer van de organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.