Organiser une course sur la plage, étape par étape

Une course sur la plage se prépare d’abord sur le papier, puis directement sur le terrain. Commencez par vérifier les autorisations, l’assurance et les règles de la plage avant d’ouvrir les inscriptions. Définissez ensuite le parcours, la circulation et les postes de bénévoles, puis prévoyez l’accueil, le chronométrage et l’assistance vélo. Les oublis les plus fréquents concernent la signalisation, les besoins alimentaires, les rallonges et les solutions en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations
2
Définir le parcours
2 personnes
3
Informer la gestion de la plage
4
Vérifier la police d’assurance et la couverture
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
9
Établir le règlement du concours
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Concevoir les dossards
15
Imprimer les cartes du parcours
16
Créer des panneaux et des flèches
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
18
Envoyer les informations aux participants
19
Commander les prix et médailles
20
Tester les horloges de course
2 personnes
21
Vérifier la pompe à vélo
22
Vérifier les outils
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
3 personnes
27
Recharger les appareils
2 personnes
28
Charger le transport
3 personnes
29
Mettre en place le parcours
6 personnes
30
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
31
Installer les barrières
4 personnes
32
Monter la tente d’inscription
3 personnes
33
Monter le point de restauration
3 personnes
34
Tester le son
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Installer les lots
2 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
41
Distribuer les kits de départ
3 personnes
42
Vérifier les vélos
2 personnes
43
Accompagner les participants au départ
3 personnes
44
Assurer le mot de bienvenue
45
Donner le signal de départ
46
Tenir les postes du parcours
8 personnes
47
Enregistrement des horaires
2 personnes
48
Veiller à la sécurité sur le parcours
6 personnes
49
Accueillir les participants
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
2 personnes
56
Fournir la musique
57
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

58
Démonter le parcours
6 personnes
59
Retirer les barrières
4 personnes
60
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Évacuer les déchets
3 personnes
64
Recharger le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Publier les résultats
67
Traiter les objets trouvés
68
Rassembler les factures
69
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Comptoir d'inscription
Sous-mains de barqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 40
Rubansqté 12
Panneaux de parcoursqté 20
Flèches directionnellesqté 30
Numéros de départqté 150
Porte-numérosqté 150
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 3
Supports à vélosqté 4
Kits d’outils de baseqté 3
Chambres à airqté 12
Casques de véloqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 2
Nappes pour table des prixqté 3

Nettoyage

Balais et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Validez les autorisations et informez la gestion de la plage avant toute annonce publique. Faites-le au moins 6 à 8 semaines avant la course, car le parcours et les installations peuvent être soumis à des contraintes locales.
Mesurez le parcours à pied et placez les panneaux, flèches, cônes et rubans à chaque changement de direction. Préparez aussi une carte imprimée : le sable, le vent et le public peuvent déplacer ou masquer la signalisation.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement pour traiter les demandes alimentaires, préparer les dossards et répartir les bénévoles. Prévoyez au moins une personne à l’inscription et une personne par point délicat du parcours.
Testez les chronomètres, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges avant l’arrivée des participants. Gardez des batteries externes et un téléphone chargé pour les communications si l’alimentation électrique pose problème.
Contrôlez la météo la veille et le matin même, puis remplissez les glacières juste avant le départ. Vérifiez aussi la pompe, les outils, les chambres à air et les vélos de réserve : une petite panne sur le sable se traite rarement avec du matériel improvisé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur la plage ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer l’assurance, définir le parcours, recruter les bénévoles et commander les médailles ou les prix.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course sur la plage ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date prévue, une fois le parcours et le règlement validés. Fermez-les 3 à 5 jours avant la course pour préparer les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 au départ-arrivée, 1 à chaque intersection importante et 1 personne mobile pour l’assistance. Pour une petite course, cela représente souvent 6 à 10 bénévoles.
Que prévoir en cas de pluie ou de vent fort ?: Vérifiez les prévisions à J-1 et le matin même, puis définissez à l’avance le seuil de report ou d’annulation. Protégez les documents, le matériel audio et les panneaux, et prévoyez des attaches supplémentaires pour les installations exposées au vent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.