Een stranddag voor het team organiseren

Begin minstens vier weken vooraf met de strandlocatie, de vergunning en de parkeerplaatsen. Daarna leg je het aantal deelnemers vast, verzamel je dieetwensen en stem je programma, route en catering daarop af. Een stranddag vraagt meer voorbereiding dan een gewone lunch: wind, koeling, transport en een alternatief bij slecht weer bepalen of de dag soepel verloopt. Werk daarom met een duidelijke deadline voor aanmeldingen en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Strandlocatie vastleggen
2
Strandvergunning aanvragen
3
Reservering voor parkeerplaatsen maken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst definitief maken
8
Programma en route versturen
9
Cateringbestelling plaatsen
10
Sportactiviteiten kiezen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Slechtweerbesluit communiceren
13
Voorraad en materialen controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Eten gekoeld opslaan
2 personen
16
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
17
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Broodjes en wraps klaarmaken
3 personen
20
Fruit wassen en portioneren
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Transportmiddelen laden
3 personen
23
Noodcontacten en route meenemen
24
Naar het strand rijden
3 personen
25
Materialen naar het strand brengen
4 personen

Event

26
Inchecktafel inrichten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Strandregels toelichten
29
Tenten en windschermen opzetten
4 personen
30
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
31
Zwemzone en rustplek aanwijzen
2 personen
32
Sportactiviteiten begeleiden
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Dranken en fruit serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Afvalpunten legen
2 personen
37
Buffettafels opbouwen
3 personen
38
Avondeten serveren
4 personen
39
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
40
Muziek en verlichting bedienen
41
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
42
Deelnemers naar vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Afval volledig verzamelen
4 personen
44
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
45
Tenten en windschermen afbreken
4 personen
46
Servies en keukenmateriaal verzamelen
3 personen
47
Strand en omgeving schoonmaken
4 personen
48
Materialen terugtransporteren
3 personen
49
Koelboxen en tafels schoonmaken
2 personen
50
Servies afwassen en afdrogen
2 personen
51
Verlichting en elektronica opladen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 50
Windschermenaantal 6
Picknickkledenaantal 10
Strandmattenaantal 20

Sportmateriaal

Beachvolleyballenaantal 3
Volleybalnet
Beachballsetsaantal 10
Frisbeesaantal 6
Voetballenaantal 3
Kubbspel
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Megafon

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Naamstickersaantal 60

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 3
Handwasstationsaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Eerste hulpkit

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie, strandvergunning en parkeerplaatsen in dezelfde eerste week vast. Controleer meteen of partytenten, windschermen en sportmateriaal op die plek zijn toegestaan.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 10 dagen vooraf. Gebruik het definitieve aantal voor de catering en noteer dieetwensen voordat je broodjes, wraps, fruit en hapjes bestelt.
Maak één programma met route, vertrek- en verzameltijd en verstuur dit minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en wie de noodcontacten beheert.
Plan koeling als een apart onderdeel: vul koelboxen met koelelementen op de ochtend zelf en sla eten gekoeld op tot vertrek. Reken daarnaast op extra water in thermoskannen en waterkannen.
Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over slecht weer en communiceer dat direct. Controleer vóór vertrek de voorraad, laad sportmateriaal en transportmiddelen en neem powerbanks, oplaadkabels en de route mee.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een stranddag voor het team organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de locatie, vergunning en parkeerplaatsen. Leg 10 dagen vooraf de deelnemerslijst vast en bestel daarna de definitieve hoeveelheid catering.
Wat regel je voor een stranddag met slecht weer?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf of het programma doorgaat. Kies vooraf een alternatief of annuleringsbesluit en stuur de deelnemers meteen een bericht met de nieuwe locatie of vertrektijd.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een teamdag op het strand?: Gebruik het definitieve aantal deelnemers als basis en tel dieetwensen apart mee. Plan per persoon een lunchportie, fruit en hapjes, plus voldoende water voor de hele verblijfsduur; zet gekoelde producten pas vlak voor vertrek in de koelboxen.
Wanneer moet je de route en het programma voor de stranddag versturen?: Stuur route, parkeerinformatie, verzameltijd en programma minimaal 5 dagen vooraf. Zo kunnen deelnemers hun vervoer aanpassen en kun je ontbrekende aanmeldingen nog tijdig opvolgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.