Organiser une journée plage pour l’équipe, étape par étape

Commencez par verrouiller le lieu, l’autorisation d’accès et le nombre de participants avant de commander quoi que ce soit. Ensuite, coordonnez les inscriptions, les besoins alimentaires, les activités et le transport. La veille, préparez les repas, répartissez le matériel et vérifiez la météo. Le jour même, gardez les aliments au frais, prévoyez un point de rendez-vous clair et transportez le matériel en plusieurs chargements si nécessaire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la plage
2
Demander l’autorisation pour la plage
3
Réserver des places de parking
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser la liste des participants
8
Envoyer le programme et l’itinéraire
9
Passer la commande traiteur
10
Choisir les activités sportives
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Communiquer la décision en cas de mauvais temps
13
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Conserver les aliments au frais
2 personnes
16
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
17
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
20
Laver et portionner les fruits
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Charger les moyens de transport
3 personnes
23
Emporter les contacts d’urgence et l’itinéraire
24
Conduire à la plage
3 personnes
25
Acheminer le matériel à la plage
4 personnes

Événement

26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Accueillir les participants
2 personnes
28
Expliquer les règles de la plage
29
Monter les tentes et les pare-vent
4 personnes
30
Installer les chaises et les tables
4 personnes
31
Désigner la zone de baignade et l’espace de repos
2 personnes
32
Encadrer les activités sportives
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Servir les boissons et les fruits
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
37
Installer les tables de buffet
3 personnes
38
Servir le dîner
4 personnes
39
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
40
Gérer la musique et l'éclairage
41
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
42
Accompagner les participants au départ
2 personnes

Suivi

43
Collecter tous les déchets
4 personnes
44
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
45
Démonter les tentes et les pare-vent
4 personnes
46
Rassembler la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
47
Nettoyer la plage et les environs
4 personnes
48
Réexpédier le matériel
3 personnes
49
Nettoyer les glacières et les tables
2 personnes
50
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
51
Recharger l’éclairage et les appareils électroniques
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Brise-ventqté 6
Couvertures de pique-niqueqté 10
Tapis de plageqté 20

Matériel de sport

Ballons de beach-volleyqté 3
Filet de volley-ball
Sets de beach-ballqté 10
Frisbeesqté 6
Ballons de footballqté 3
Jeu de kubb
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde

Équipement

Enceinte portable
Batteries externesqté 3
Câbles de rechargeqté 4
Mégaphone

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Étiquettes nominativesqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 3
Stations de lavage des mainsqté 2
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Réservez la plage et les places de parking au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifiez aussi les règles locales concernant les tentes, la musique, les jeux et l’occupation des tables.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les participants, de recueillir les allergies et d’ajuster la commande traiteur.
Envoyez le programme et l’itinéraire 5 à 7 jours avant. Indiquez l’heure de départ, le point de rendez-vous, le trajet depuis le parking et ce que chacun doit prévoir pour la journée.
Préparez les sandwiches, wraps, fruits et en-cas la veille, puis placez-les dans des glacières avec suffisamment de pains de glace. Comptez au minimum une glacière dédiée aux aliments et une autre pour les boissons.
Prenez la décision météo au plus tard 24 heures avant le départ et communiquez-la à toute l’équipe. Gardez une copie des contacts d’urgence, de l’itinéraire et de la répartition des véhicules dans les bagages du responsable.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une plage pour une sortie d’équipe ?: Faites la demande au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Certaines plages exigent une autorisation distincte pour les tentes, les tables ou la diffusion de musique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée plage d’équipe ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée à 10 jours avant. Cela laisse le temps de confirmer les repas, le transport et les activités.
Que faire s’il pleut le jour de la journée plage ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis prenez une décision définitive au plus tard 24 heures avant le départ. Prévenez immédiatement les participants et indiquez clairement si la sortie est reportée ou annulée.
Comment garder les repas frais pendant le trajet jusqu’à la plage ?: Placez les aliments dans des glacières fermées avec des pains de glace juste avant le départ. Évitez de laisser les glacières dans une voiture chaude et remettez-les à l’ombre dès l’arrivée.

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