Zo organiseer je een stilteweekend

Begin een stilteweekend niet met de boodschappen, maar met het programma, de locatie en het aantal deelnemers. Reserveer daarna de overnachtingskamers en leg vast hoe maaltijden, vervoer en stilte praktisch werken. Verzamel dieetwensen en noodcontacten vóór je de definitieve deelnemersbevestiging verstuurt. In de laatste week draait alles om indeling, printwerk, boodschappen en een controle van ruimtes, sleutels en slaapplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma voor het weekend opstellen
2 personen
2
Locatie voor het weekend reserveren
3
Overnachtingskamers reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersbevestiging versturen
8
Vervoersinformatie delen
9
Kamers en bedden indelen
2 personen
10
Stilteafspraken opstellen
2 personen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Maaltijden en boodschappen berekenen
2 personen
13
Maaltijden vooraf bestellen
14
Programma en stiltekaartjes printen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Benodigdheden controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Verse producten ontvangen
2 personen
19
Groenten en fruit wassen
2 personen
20
Stiltekaartjes en programma klaarleggen
2 personen
21
Locatiesleutels en toegang controleren
22
Ruimtes ventileren en inspecteren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Meditatieruimte inrichten
3 personen
25
Slaapruimtes klaarmaken
3 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen

Event

28
Deelnemers registreren
2 personen
29
Kamersleutels uitdelen
30
Stilteafspraken toelichten
31
Openingsmeditatie begeleiden
32
Thee en water serveren
2 personen
33
Avondmaaltijd voorbereiden
3 personen
34
Avondmaaltijd serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Avondmeditatie begeleiden
38
Ontbijt voorbereiden
3 personen
39
Ontbijt serveren
3 personen
40
Ochtendmeditatie begeleiden
41
Lunch voorbereiden
3 personen
42
Lunch serveren
3 personen
43
Toiletten controleren en aanvullen
44
Middagmeditatie begeleiden
45
Thee en fruit klaarzetten
2 personen
46
Avondmaaltijd bereiden
3 personen
47
Avondmaaltijd serveren
3 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Ochtendprogramma klaarzetten
2 personen
50
Ontbijt serveren
3 personen
51
Slotmeditatie begeleiden
52
Lunch serveren
3 personen
53
Persoonlijke spullen laten ophalen
2 personen
54
Kamersleutels innemen

Nazorg

55
Meditatieruimte afbouwen
3 personen
56
Keuken opruimen en schoonmaken
3 personen
57
Meubilair terugplaatsen
3 personen
58
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
59
Ruimtes schoonmaken
3 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
61
Locatie eindinspecteren
2 personen
62
Sleutels en materialen retourneren
2 personen
63
Bedankmail aan deelnemers versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 40
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kleedkamermattenaantal 4

Meditatie

Meditatiekussensaantal 35
Yogamattenaantal 35
Wollen dekensaantal 35
Oogmaskersaantal 35

Servies

Dinerbordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Pannenaantal 4
Schalenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Keukenthermometersaantal 2
Stille wandklokkenaantal 6
Meditatiebel

Decoratie

LED-kaarsenaantal 20
Tafelkleedjesaantal 8

Communicatie

Naamkaartjesaantal 40
Stiltebordjesaantal 12
Programmabordenaantal 4
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het weekend eerst per dagdeel, inclusief eetmomenten, rust en meditaties. Zo kun je de meditatieruimte, slaapruimtes en maaltijden op tijd afstemmen op het programma.
Stuur de uitnodiging pas nadat locatie, overnachting en globale planning vaststaan. Vraag dieetwensen en vervoersinformatie uiterlijk 2 weken voor de start op, zodat je maaltijden en aankomst kunt regelen.
Maak de kamer- en bedindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en deel de vervoersinformatie tegelijk met de deelnemersbevestiging. Vermeld ook waar deelnemers zich melden en wanneer de stilte begint.
Bereken maaltijden per deelnemer en tel een kleine reserve mee voor thee, fruit en brood. Bestel houdbare producten vooraf en plan verse groenten en fruit zo dat ze op de dag van ontvangst gewassen kunnen worden.
Controleer op de startdag eerst sleutels, toegang, ventilatie en slaapruimtes. Leg daarna programma’s, stiltekaartjes, naamkaartjes en stiltebordjes klaar, zodat deelnemers niet alsnog mondelinge uitleg nodig hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een stilteweekend?: Reserveer de locatie en overnachtingskamers bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de start en sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken van tevoren.
Hoeveel deelnemers passen in een stilteweekend?: Kies het aantal deelnemers op basis van het aantal bedden en de capaciteit van de meditatieruimte. Houd per deelnemer een zitplaats en voldoende servies aan; maak de definitieve kamerindeling uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een stilteweekend?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze nogmaals 2 weken voor het weekend. Bestel maaltijden pas nadat je het definitieve aantal deelnemers en de dieetlijst hebt gecontroleerd.
Wat moet je op de dag van aankomst controleren?: Controleer vóór de eerste deelnemer arriveert de locatiesleutels, toegang, ventilatie en slaapruimtes. Leg programma’s en stiltekaartjes klaar en zorg dat de meditatieruimte minimaal 60 minuten voor de start ingericht is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.