Zo organiseer je een sterrenkijkavond

Een sterrenkijkavond begint niet bij de telescoop, maar bij een donkere, veilige locatie en een datum met een redelijke weersverwachting. Leg daarna het programma en de apparatuur vast, zodat je weet hoeveel telescopen, verrekijkers en zitplaatsen nodig zijn. Regel uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen ruim vooraf. Op de avond zelf draait alles om rustig opbouwen, beperkt licht en een warme ontvangst: bezoekers blijven langer als koffie, thee, dekens en duidelijke bewegwijzering klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2
Weersverwachting controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bezoekerslijst bijwerken
7
Telescoop reserveren
8
Extra verrekijkers regelen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Telescoop en apparatuur ophalen
2 personen
12
Aanmeldtafel voorbereiden
13
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
15
Partytenten opbouwen
4 personen
16
Telescoop opstellen
2 personen
17
Verrekijkers klaarleggen
18
Sterrenkaarten klaarleggen
19
Rode verlichting plaatsen
2 personen
20
Dekens en zitkussens klaarleggen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Hapjes en broodjes klaarzetten
2 personen
23
Dranken koud zetten
24
Afvalpunten inrichten

Event

25
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
26
Bezoekers welkom heten
2 personen
27
Uitleg sterrenkijken geven
28
Bezoekers bij telescopen begeleiden
3 personen
29
Sterrenkaarten uitleggen
30
Hapjes en dranken serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Koffie en thee bijvullen
33
Terrein en paden controleren
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Telescoop veilig inpakken
2 personen
36
Verlichting uitschakelen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Partytenten afbreken
4 personen
41
Terrein schoonmaken
2 personen
42
Materialen controleren en drogen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Zitkussensaantal 20
Picknickdekensaantal 12

Apparatuur

Telescopenaantal 2
Verrekijkersaantal 6
Sterrenkaartenaantal 40
Kompasaantal 2
Powerbanksaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Rode zaklampenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijen AAaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Thermometersaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepaantal 2
Handdoekrollenaantal 4

Veiligheid

EHBO-doos
Afzetlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór ontvangst. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, controleer het terrein op struikelgevaar en plaats daarna de telescoop op een stabiele ondergrond.
Gebruik rode zaklampen en rode verlichting bij de apparatuur. Fel wit licht maakt het lastiger om je ogen aan het donker te laten wennen; houd LED-lantaarns en lichtslingers daarom weg van de kijkrichting.
Reserveer de telescoop zodra de datum vaststaat en regel extra verrekijkers voor bezoekers die niet tegelijk door de telescoop kunnen kijken. Leg sterrenkaarten en een kompas bij de ontvangsttafel klaar.
Zet koffie en thee uiterlijk 30 minuten vóór de start klaar en houd warme dranken in thermoskannen. Zet water en koude dranken apart, zodat de kijkplek niet onnodig druk wordt.
Maak de bezoekerslijst en dieetwensen uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Richt bij aankomst één bemande ontvangsttafel in met het welkomstbord en richtingsborden naar de tent, zitplaatsen en kijkplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sterrenkijkavond plannen?: Leg locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Reserveer de telescoop meteen en verstuur de uitnodigingen zodra het programma en de capaciteit bekend zijn.
Hoeveel telescopen heb je nodig voor een sterrenkijkavond?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en de begeleiding, maar plan niet meer mensen per telescoop dan je in ongeveer 10 minuten rustig kunt helpen. Regel extra verrekijkers, zodat wachtende bezoekers zelfstandig kunnen kijken.
Wat doe je bij bewolking of regen tijdens een sterrenkijkavond?: Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 3 uur vooraf. Zorg voor partytenten en een binnen- of schuilplan, maar communiceer uiterlijk dezelfde middag of het programma doorgaat.
Hoe laat moet je beginnen met opbouwen voor een sterrenkijkavond?: Begin ongeveer 2 uur vóór de ontvangst. Trek de laatste 30 minuten uit voor het opstellen en testen van telescoop, verlichting, verlengkabels, koffie en de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.