Zo organiseer je een stadswandeling zonder verrassingen

Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met de route, start- en eindlocatie. Loop de route daarna zelf op het geplande tijdstip, zodat je drukte, wegwerkzaamheden, rustpunten en de werkelijke duur kent. Regel vervolgens begeleiders, reserveringen, vergunningen en aanmeldingen in die volgorde. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, dieetwensen, routeaanduidingen en materiaal. Op de dag zelf zorg je vooral voor een duidelijke ontvangst, opgeladen telefoons en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route uitwerken
2
Route vooraf lopen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Diner reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Begeleiders vastleggen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Route-informatie versturen
13
Diner en dieetwensen doorgeven
14
Routeaanduidingen voorbereiden
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Kaarten en badges sorteren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Eten en drinken koelen
2 personen
20
EHBO-set controleren
21
Telefoons opladen
2 personen
22
Materiaal naar startlocatie brengen
3 personen
23
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
24
Routeaanduidingen plaatsen
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers aanmelden
3 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Veiligheidsinstructie geven
29
Stadswandeling begeleiden
2 personen
30
Achterhoede begeleiden
31
Tussenstop begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Groepsfoto maken
34
Borrelhapjes serveren
2 personen
35
Diner begeleiden
2 personen
36
Vertrek en vervoer controleren
2 personen

Nazorg

37
Routeaanduidingen verwijderen
2 personen
38
Locatie opruimen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Telefoonladersaantal 4
Megafoon

Verlichting

Zaklampenaantal 4

Wandelmateriaal

Geprinte routekaartenaantal 55
Routeaanduidingsbordenaantal 12
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 55
Watervaste stiftenaantal 4
Scharenaantal 2
Ducttapeaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 4
Regencapesaantal 50
Zonnebrandcrèmeaantal 4

Hygiëne

Handdesinfectieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Keuken

Herbruikbare bewaardozenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minimaal één keer volledig voor, liefst op hetzelfde tijdstip als de stadswandeling. Noteer kruisingen waar groepen kunnen uitwaaieren en controleer of de wandeling binnen de geplande duur blijft.
Reserveer startlocatie, eindlocatie en diner zodra de datum vaststaat. Geef het restaurant uiterlijk een week vooraf het verwachte aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen door.
Verstuur route-informatie pas nadat de route is getest en de aanmeldingen zijn verwerkt. Vermeld starttijd, verzamelpunt, eindtijd, contactnummer, kledingadvies en wat deelnemers doen als ze te laat zijn.
Maak de ontvangsttafel de avond ervoor klaar met deelnemerslijst, kaarten, badges, naamstickers en pennen. Leg routeaanduidingen, ducttape en watervaste stiften apart klaar, zodat je niet tijdens de wandeling hoeft te improviseren.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en laad telefoons en powerbanks volledig op. Neem bij regen regencapes mee en wijs vóór vertrek aan wie de EHBO-koffer, routekaarten en communicatie met de groep beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadswandeling organiseren?: Begin zes tot acht weken vooraf als je locaties, diner, begeleiders en eventuele vergunningen moet regelen. Plan de route uiterlijk vier weken vooraf en bevestig deelnemers en dieetwensen in de laatste week.
Hoe lang duurt een stadswandeling?: Reken voor een stadswandeling meestal op twee tot drie uur, exclusief ontvangst en diner. Loop de route vooraf volledig en tel bij een groep extra tijd op voor oversteken, uitleg en wachten.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een stadswandeling?: Plan bij een groep van ongeveer 20 tot 25 deelnemers minimaal twee begeleiders: één vooraan en één achteraan. Bij grotere groepen voeg je per 15 tot 20 deelnemers een extra begeleider toe, zodat niemand bij kruisingen achterblijft.
Wat moet je regelen voor slecht weer tijdens een stadswandeling?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal vooraf wanneer je de route aanpast of afgelast. Leg regencapes klaar, controleer of start- en eindlocatie bereikbaar blijven en stuur een wijziging uiterlijk enkele uren voor vertrek naar alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.