Zo organiseer je een stadsrondleiding

Begin met een route die binnen de beschikbare tijd past en kies daarna de bezienswaardigheden en het thema. Proefloop de wandeling voordat je deelnemers uitnodigt: zo ontdek je omwegen, onduidelijke vertrekpunten en plekken waar de groep uiteenvalt. Leg vervolgens gidsen, begeleiders, aanmeldingen en een restaurant vast. In de laatste week regel je routekaarten, badges, polsbandjes, communicatie en catering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijk startpunt, registratie en een alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Bezienswaardigheden selecteren
2 personen
3
Wandelroute proeflopen
2 personen
4
Alternatieve route vastleggen
2 personen
5
Gidsen en begeleiders vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Restaurant reserveren
11
Dieetwensen aan restaurant doorgeven
12
Toestemming voor fotomoment vragen
13
Vertrekpunt controleren
2 personen
14
Verzamelpunten markeren
2 personen
15
Weersvoorspelling controleren
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Routekaarten afdrukken
18
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Pakketten voor deelnemers maken
3 personen
22
Startpunt opbouwen
3 personen
23
Apparatuur testen
2 personen
24
Gidsen instrueren
3 personen

Event

25
Deelnemers registreren
3 personen
26
Badges uitdelen
2 personen
27
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
28
Groepsfoto maken
2 personen
29
Stadsrondleiding begeleiden
4 personen
30
Groep tellen bij tussenstops
3 personen
31
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Restaurantbezoek begeleiden
3 personen
34
Maaltijdwensen controleren
2 personen
35
Avondroute begeleiden
4 personen
36
Eindtelling uitvoeren
3 personen
37
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

38
Startpunt afbouwen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen schoonmaken
2 personen
41
Apparatuur opladen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Onkosten en facturen verwerken
44
Gevonden voorwerpen terugbrengen
45
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4
Statafelsaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Megafoonaantal 2
Walkietalkiesaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Telefoonhoudersaantal 4

Organisatie

Routekaartenaantal 40
Deelnemersbadgesaantal 40
Lanyardsaantal 40
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 12
Markeerstiftenaantal 6
Deelnemerslijstaantal 4
Routebordjesaantal 8
Polsbandjesaantal 40

Catering

Koelboxenaantal 3
Herbruikbare bekersaantal 40
Servettenhoudersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Uitdeelbakkenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdoekenaantal 6

Veiligheid

EHBO-kitaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Welkomsbannersaantal 2
Ballonnenbundelsaantal 4
Tafelkledenaantal 2

Tips

Proefloop de volledige wandelroute uiterlijk één week vooraf. Meet de totale duur, noteer rustpunten en leg een alternatieve route vast voor afgesloten straten of slecht weer.
Plan de groepsgrootte samen met het aantal gidsen en begeleiders. Gebruik per vertrekpunt een deelnemerslijst en wijs vooraf aan wie achteraan loopt en wie de groep bij een kruising opvangt.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef ze vóór de restaurantreservering door. Controleer daarna opnieuw of het restaurant de juiste aantallen en menu’s heeft ontvangen.
Maak het vertrekpunt herkenbaar met routebordjes, badges of polsbandjes en registreer deelnemers voordat de wandeling begint. Leg routekaarten en een deelnemerslijst klaar, zodat ontbrekende personen direct opvallen.
Test de draagbare speaker, megafoon, walkietalkies en powerbanks vóór de start. Neem bij een stadswandeling ook een EHBO-kit, reflecterende hesjes en zaklampen mee als delen van de route donker of druk zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een stadsrondleiding te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voor een rondleiding met meerdere gidsen, aanmeldingen en een restaurant. Plan de proefloop en routecontrole uiterlijk 7 dagen voor de start.
Hoeveel deelnemers kan één gids begeleiden tijdens een stadsrondleiding?: Houd voor een goed hoorbare en beheersbare groep ongeveer 10 tot 15 deelnemers per gids aan. Bij drukke straten, veel oversteken of een grote groep voeg je minimaal één begeleider per extra groep toe.
Wanneer moet ik een restaurant reserveren voor een stadsrondleiding?: Reserveer het restaurant zodra de route en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen van tevoren door.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een stadsrondleiding?: Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en bepaal dan of de alternatieve route doorgaat. Informeer deelnemers uiterlijk de avond ervoor over het vertrekpunt, de aangepaste route en eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.