Zo organiseer je een stadionconcert

Een stadionconcert organiseer je in een vaste volgorde: eerst leg je locatie, artiesten, vergunningen en budget vast, daarna werk je productie, veiligheid en publieksstromen uit. Begin niet met de ticketverkoop voordat capaciteit, toegangscontrole, parkeerplan en medische voorzieningen zijn afgestemd. Techniek vraagt extra voorbereiding: podium, line-array speakers, licht, stroom en communicatie moeten op elkaar aansluiten. Plan bovendien tijd voor artiestenreizen, hotelkamers, crewaccreditaties en een gedrukt draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunningen aanvragen
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Stadion reserveren
2 personen
4
Productieplan opstellen
3 personen
5
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
6
Ticketverkoop openen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
3 personen
8
Beveiliging vastleggen
2 personen
9
Medische posten vastleggen
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Toegangscontrole bepalen
3 personen
12
Parkeerplan uitwerken
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
3 personen
14
Dieetwensen verzamelen
2 personen
15
Artiestenreizen bevestigen
2 personen
16
Hotelkamers reserveren
2 personen
17
Technische rider controleren
3 personen
18
Podiumontwerp goedkeuren
3 personen
19
Lichtplan vastleggen
2 personen
20
Geluidsplan vastleggen
3 personen
21
Communicatieplan verspreiden
2 personen
22
Crewaccreditaties maken
2 personen
23
Draaiboek printen
2 personen
24
Publieksinformatie publiceren
2 personen
25
Boodschappen bestellen
2 personen
26
Ticketgegevens controleren
3 personen
27
Artiestenontvangst voorbereiden
3 personen
28
Locatie inspecteren
4 personen
29
Leveringen bevestigen
2 personen
30
Boodschappen ontvangen
4 personen
31
Podium opbouwen
12 personen
32
Geluidsinstallatie plaatsen
10 personen
33
Lichtinstallatie plaatsen
8 personen
34
Stroomvoorziening aansluiten
6 personen
35
Publiekshekken plaatsen
8 personen
36
Tenten en balies opbouwen
8 personen
37
Wayfinding ophangen
4 personen
38
Catering voorbereiden
6 personen
39
Backstage inrichten
5 personen
40
Technische soundcheck doen
8 personen
41
Artiestensoundcheck doen
10 personen
42
Backstage catering klaarzetten
4 personen
43
Crewbriefing houden
12 personen

Event

44
Publieksingangen openen
12 personen
45
Tickets scannen
18 personen
46
Bezoekers fouilleren
20 personen
47
Garderobe bemannen
6 personen
48
Informatiepunten bemannen
6 personen
49
Dranken serveren
12 personen
50
Eten serveren
10 personen
51
Dranken bijvullen
6 personen
52
Backstage catering serveren
4 personen
53
Publiekstromen begeleiden
12 personen
54
Podiumwissels uitvoeren
10 personen
55
Lichtshow bedienen
4 personen
56
Geluid tijdens concert bedienen
5 personen
57
EHBO-posten bemannen
8 personen
58
Sanitaire voorzieningen controleren
4 personen
59
Afvalbakken legen
6 personen
60
Uitloop begeleiden
15 personen
61
Publieksingangen sluiten
8 personen

Nazorg

62
Barvoorraden afsluiten
4 personen
63
Podiumapparatuur afbouwen
12 personen
64
Lichtapparatuur afbouwen
8 personen
65
Geluidsapparatuur afbouwen
10 personen
66
Tenten en balies afbreken
8 personen
67
Hekken verwijderen
8 personen
68
Afval verzamelen
10 personen
69
Terrein schoonmaken
10 personen
70
Backstage schoonmaken
5 personen
71
Servies en glaswerk reinigen
5 personen
72
Geleende materialen verzamelen
4 personen
73
Apparatuur controleren
4 personen
74
Materialen verpakken
6 personen
75
Materialen retourneren
4 personen
76
Stadion opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 24
Barbaliesaantal 12
Backstagetafelsaantal 12
Backstagebankenaantal 20
Kledingrekkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 12
Partytentenaantal 10
Afzetpalenaantal 40

Apparatuur

Podiumdelenaantal 120
Podiumtrappenaantal 4
Podiumrandenaantal 80
Line-array speakersaantal 24
Subwoofersaantal 12
Monitorspeakersaantal 12
Mengtafelsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 12
Bedrade microfoonsaantal 20
Microfoonstatievenaantal 20
DI-boxenaantal 12
Multikabelsaantal 8
Intercomsetsaantal 20
Portofoonsaantal 30
Aggregatenaantal 3
Brandblussersaantal 20
Noodverlichtingsunitsaantal 20
Zaklampenaantal 30
Ticketscannersaantal 20
Betaalterminalsaantal 20
Koelwagensaantal 2
Koelboxenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 4

Verlichting

Movingheadsaantal 24
LED-barsaantal 24
Profielspotsaantal 12
Volgspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 10
Verlengkabelsaantal 80
Stekkerdozenaantal 30
Kabelmattenaantal 120
Gaffer tapeaantal 30
Kabelbindersaantal 500

Servies

Herbruikbare bekersaantal 7000
Bordenaantal 1200
Besteksetsaantal 1200
Koffiekopjesaantal 300
Wijnglazenaantal 300
Serveerlepelsaantal 30
Dienbladenaantal 30
Waterkannenaantal 40

Decoratie

Podiumdoekenaantal 12
Achtergrondbanner
Sponsorbannersaantal 20
Pijlbordenaantal 40
Entreebannersaantal 8
Polsbandjesaantal 6000
Crewbadgesaantal 250
Lanyardsaantal 250
Programmaboekjesaantal 5500
Pennenaantal 100

Veiligheid

Publiekshekkenaantal 180
Dranghekkenaantal 100
Bouwhelmenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 80
EHBO-koffersaantal 6
AED'saantal 4
Nitrilhandschoenenaantal 1000
Oordoppenaantal 6000
Reddingsdekensaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 80
Afvalcontainersaantal 12
Bezemsetsaantal 12
Dweilenaantal 12
Emmersaantal 12
Schoonmaakkarrenaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen vroeg aan en koppel ze aan je veiligheidsplan. Reserveer ook meteen medische posten en beveiliging; deze capaciteit bepaalt mede hoeveel publiek je verantwoord kunt ontvangen.
Controleer de technische rider van iedere artiest voordat je het podiumontwerp, lichtplan en geluidsplan goedkeurt. Zo voorkom je dat ontbrekende microfoons, DI-boxen, monitorspeakers of multikabels pas tijdens de opbouw worden ontdekt.
Werk de publieksroute uit vóór de ticketverkoop opent. Leg vast waar bezoekers parkeren, binnenkomen, hun tickets laten controleren en zich bij garderobe, bar of zitplaatsen kunnen bewegen.
Maak voor crew en artiesten aparte logistieke afspraken. Bevestig reizen en hotelkamers uiterlijk enkele weken vooraf en maak crewaccreditaties met verschillende toegangsrechten voor backstage, podium en publieksruimte.
Zet het draaiboek niet alleen digitaal klaar. Print op de concertdag meerdere exemplaren en test portofoons, intercomsets, draadloze microfoons, verlengkabels en lichtstatieven tijdens de technische repetitie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stadionconcert organiseren?: Reken op minimaal 9 tot 12 maanden voorbereiding voor een stadionconcert. Vergunningen, stadionreservering, artiestencontracten en technische productie moeten ruim vóór de ticketverkoop rond zijn.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een stadionconcert?: Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, ticketcategorieën, toegangscontrole, veiligheidsplan en parkeerplan zijn afgestemd. Plan dit doorgaans 3 tot 6 maanden voor het concert, afhankelijk van de artiest en publieksvraag.
Hoeveel beveiligers heb je nodig bij een stadionconcert?: Dat aantal hangt af van stadioncapaciteit, indeling, alcoholverkoop en risicoprofiel. Laat de organisatorische veiligheidsanalyse en vergunningvoorwaarden leidend zijn en leg beveiliging minimaal 3 maanden vooraf vast.
Wanneer moet je de techniek voor een stadionconcert controleren?: Controleer podium, geluid, licht, stroom en communicatie tijdens een technische repetitie uiterlijk 1 dag vóór de show. Controleer daarna op de concertdag opnieuw alle microfoons, speakers, kabels en portofoons vóór publieksdeuren openen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.