Organiser un concert au stade : la méthode

Un concert au stade se prépare d’abord comme un projet de production, puis comme un événement ouvert au public. Commence par réserver le lieu et obtenir les autorisations avant d’engager les principaux prestataires. En parallèle, fixe le plan de sécurité, les accès, le stationnement et les besoins techniques des artistes. La billetterie et la communication ne doivent être ouvertes qu’une fois la capacité, les horaires et les conditions d’accueil confirmés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Réserver le stade
2 personnes
4
Établir le plan de production
3 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
6
Ouvrir la billetterie
2 personnes
7
Envoyer les invitations
3 personnes
8
Mettre la sécurité en place
2 personnes
9
Définir les postes médicaux
2 personnes
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Déterminer le contrôle des accès
3 personnes
12
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
3 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Confirmer les déplacements des artistes
2 personnes
16
Réserver des chambres d’hôtel
2 personnes
17
Vérifier la fiche technique
3 personnes
18
Approuver la conception de la scène
3 personnes
19
Définir le plan d’éclairage
2 personnes
20
Établir le plan sonore
3 personnes
21
Diffuser le plan de communication
2 personnes
22
Créer les accréditations du personnel
2 personnes
23
Imprimer le déroulé
2 personnes
24
Publier les informations au public
2 personnes
25
Commander les courses
2 personnes
26
Vérifier les informations du billet
3 personnes
27
Préparer l’accueil des artistes
3 personnes
28
Inspecter le lieu
4 personnes
29
Confirmer les livraisons
2 personnes
30
Réceptionner les courses
4 personnes
31
Monter la scène
12 personnes
32
Installer le système de sonorisation
10 personnes
33
Installer l'éclairage
8 personnes
34
Brancher l'alimentation électrique
6 personnes
35
Installer des barrières de foule
8 personnes
36
Montage des tentes et des comptoirs
8 personnes
37
Installer la signalétique
4 personnes
38
Préparer le service traiteur
6 personnes
39
Aménager les coulisses
5 personnes
40
Effectuer la balance technique
8 personnes
41
Faire la balance son des artistes
10 personnes
42
Préparer la restauration backstage
4 personnes
43
Tenir le briefing de l’équipe
12 personnes

Événement

44
Ouvrir les entrées du public
12 personnes
45
Scanner les tickets
18 personnes
46
Contrôler les visiteurs
20 personnes
47
Tenir le vestiaire
6 personnes
48
Tenir les points d’information
6 personnes
49
Servir les boissons
12 personnes
50
Servir les repas
10 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
52
Servir la restauration en coulisses
4 personnes
53
Guider les flux de public
12 personnes
54
Effectuer les changements de scène
10 personnes
55
Gérer le spectacle lumineux
4 personnes
56
Gérer le son pendant le concert
5 personnes
57
Désigner le personnel des premiers secours
8 personnes
58
Vérifier les installations sanitaires
4 personnes
59
Vider les poubelles
6 personnes
60
Encadrer la sortie
15 personnes
61
Fermer les entrées du public
8 personnes

Suivi

62
Fermer les stocks du bar
4 personnes
63
Démonter l'équipement de scène
12 personnes
64
Démonter l’éclairage
8 personnes
65
Démonter l’équipement sonore
10 personnes
66
Démonter les tentes et les comptoirs
8 personnes
67
Retirer les barrières
8 personnes
68
Rassembler les déchets
10 personnes
69
Nettoyer le site
10 personnes
70
Nettoyer les coulisses
5 personnes
71
Nettoyer la vaisselle et le verrerie
5 personnes
72
Rassembler le matériel emprunté
4 personnes
73
Vérifier l'équipement
4 personnes
74
Emballer le matériel
6 personnes
75
Retourner les matériels
4 personnes
76
Remettre le stade
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 30
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 24
Comptoirs de barqté 12
Tables backstageqté 12
Bancs backstageqté 20
Portants à vêtementsqté 8
Portantsqté 12
Tentes de réceptionqté 10
Poteaux de balisageqté 40

Équipement

Éléments de podiumqté 120
Escaliers de scèneqté 4
Bordures de scèneqté 80
Enceintes line-arrayqté 24
Subwoofersqté 12
Moniteurs de scèneqté 12
Tables de mixageqté 3
Microphones sans filqté 12
Microphones filairesqté 20
Pieds de microqté 20
Boîtiers DIqté 12
Câbles multipairesqté 8
Interphonesqté 20
Talkies-walkiesqté 30
Agrégatsqté 3
Extincteursqté 20
Unités d’éclairage de secoursqté 20
Lampes de pocheqté 30
Scanners de billetsqté 20
Terminaux de paiementqté 20
Camions frigorifiquesqté 2
Glacièresqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 12
Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 4

Éclairage

Moving headsqté 24
Barres LEDqté 24
Projecteurs de découpeqté 12
Spots suiveursqté 4
Pieds d’éclairageqté 10
Rallongesqté 80
Multiprisesqté 30
Passe-câblesqté 120
Ruban gafferqté 30
Serre-câblesqté 500

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 7000
Assiettesqté 1200
Couvertsqté 1200
Tasses à caféqté 300
Verres à vinqté 300
Cuillères de serviceqté 30
Plateauxqté 30
Carafes d’eauqté 40

Décoration

Tentures de scèneqté 12
Bannière de fond
Bannières sponsorsqté 20
Panneaux indicateursqté 40
Bannières d’entréeqté 8
Braceletsqté 6000
Badges de l’équipeqté 250
Lanyardsqté 250
Brochures du programmeqté 5500
Stylosqté 100

Sécurité

Barrières de fouleqté 180
Barrières de fouleqté 100
Casques de chantierqté 30
Gilets de sécuritéqté 80
Trousses de premiers secoursqté 6
DEAqté 4
Gants en nitrileqté 1000
Bouchons d'oreillesqté 6000
Couvertures de survieqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 80
Conteneurs à déchetsqté 12
Sets de balaiqté 12
Serpillièresqté 12
Seauxqté 12
Chariots de ménageqté 6
Porte-papier toiletteqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque le stade et les autorisations avant de communiquer une date définitive : prévois au moins 6 à 9 mois pour coordonner production, sécurité et artistes.
Demande la fiche technique de chaque artiste dès la confirmation. Elle permet de vérifier les enceintes line-array, les subwoofers, les retours, les microphones, les boîtiers DI et les tables de mixage nécessaires.
Traite les accès comme un plan séparé : distingue public, artistes, personnel et livraisons, puis prépare les accréditations et les interphones ou talkies-walkies avant le montage.
Calcule les besoins d’accueil avant de réserver le catering : recueille les allergies et régimes alimentaires, puis confirme les repas des artistes et des équipes au plus tard 10 jours avant le concert.
Publie les informations pratiques dès que la billetterie ouvre : horaires, accès, stationnement, objets interdits et points médicaux doivent être finalisés au moins 2 semaines avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au stade ?: Prévois généralement 6 à 9 mois pour un concert au stade. Ce délai couvre les autorisations, la réservation du lieu, les artistes, la sécurité, la technique, la billetterie et la communication.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert au stade ?: Ouvre la billetterie lorsque la capacité, la configuration du stade, les horaires et les conditions d’accès sont validés. En pratique, cela se fait souvent 3 à 6 mois avant le concert, après confirmation des autorisations principales.
Quand préparer le plan de sécurité d’un concert au stade ?: Commence le plan de sécurité dès que le stade et la jauge sont confirmés, idéalement 4 à 6 mois avant l’événement. Finalise les postes médicaux, les accès, les évacuations et le stationnement au moins 4 semaines avant l’ouverture des portes.
Quand vérifier la fiche technique des artistes ?: Demande et vérifie chaque fiche technique dès la signature, puis fais une validation finale 6 à 8 semaines avant le concert. Les changements de scène, d’éclairage ou de son après cette date peuvent entraîner des coûts et des retards de montage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.