Zo organiseer je een squashtoernooi

Begin met de datum, het aantal beschikbare squashbanen en het speelformat. Die drie keuzes bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en hoeveel wedstrijden je op één dag kunt plannen. Regel daarna de inschrijving, vrijwilligers en praktische afspraken met de locatie. Pas als de deelnemerslijst bijna sluit, maak je het definitieve wedstrijdschema. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke ontvangst, actuele wedstrijdbriefjes en voldoende tijd tussen de partijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Squashbanen reserveren
3
Reglement en speelformat bepalen
2 personen
4
Inschrijfformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijvingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Inschrijfgeld controleren
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
13
Scheidsrechters indelen
2 personen
14
Borg en sleutels regelen
15
Prijzen bestellen
16
Promotiemateriaal ophangen
2 personen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
19
Wedstrijdschema definitief maken
2 personen
20
Vrijwilligersinstructies versturen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Prijzen en medailles ophalen
24
Toernooimappen voorbereiden
2 personen
25
Wedstrijdbriefjes printen
26
Etiketten en bewegwijzering maken
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Materiaal verzamelen
2 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Banen en kleedkamers controleren
2 personen
32
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
34
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
35
Scoreborden plaatsen
2 personen
36
Banenbordjes ophangen
2 personen
37
Prijzentafel inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Ballen en rackets uitgeven
2 personen
44
Openingsuitleg geven
45
Eerste wedstrijden begeleiden
4 personen
46
Uitslagen verwerken
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Kwartfinales begeleiden
4 personen
51
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
52
Halve finales begeleiden
4 personen
53
Finalisten bekendmaken
54
Finale begeleiden
3 personen
55
Winnaars huldigen
3 personen
56
Groepsfoto maken
57
Deelnemers uitchecken
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Sportmateriaal innemen
2 personen

Nazorg

60
Buffet afbreken
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
62
Banen en kleedkamers schoonmaken
3 personen
63
Afval verzamelen
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Deelnemers bedanken
67
Borg en sleutels terugbrengen
68
Geleend materiaal retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
70
Declaraties en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Squashracketsaantal 24
Squashballenaantal 60
Trainingshesjesaantal 24
Polsbandjesaantal 60
Scorebordenaantal 8
Scheidsrechtersstoelenaantal 8
Sporttassenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Tablet
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Opladersaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2
Handmicrofoon
Bluetoothspeaker

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Toernooibanner
Banenbordjesaantal 8
Welkomstbord
Richtingspijlenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Medaillesaantal 6
Bekersaantal 3
Lintenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de squashbanen voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer ook wanneer je de borg betaalt, waar je de sleutels ophaalt en hoeveel kleedkamer- en publieksruimte beschikbaar is.
Kies het speelformat voordat de inschrijving opent. Leg in het reglement vast hoeveel sets of punten een wedstrijd duurt, hoe laat deelnemers aanwezig moeten zijn en wat er gebeurt bij een gelijke stand.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk de laatste aanmeldingen uiterlijk enkele dagen eerder, controleer het inschrijfgeld en stuur daarna de deelnemersinformatie met aanvangstijd, speelschema en benodigdheden.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Print wedstrijdbriefjes en bereid per baan een toernooimap voor, zodat scheidsrechters niet steeds bij één laptop of printer hoeven te wachten.
Wijs vrijwilligers concrete rollen toe: ontvangst, scoreverwerking, scheidsrechtercoördinatie en catering. Verstuur hun instructies uiterlijk 48 uur vooraf en test laptop, tablet, printer, speaker en verlengkabels vóór de eerste wedstrijd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel squashbanen heb je nodig voor een squashtoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, het speelformat en de beschikbare speeltijd. Plan eerst hoeveel partijen je per baan kunt spelen en houd per wedstrijd ruimte voor wisselen en vertraging; maak het definitieve schema pas nadat de inschrijving is gesloten.
Wanneer moet je het wedstrijdschema voor een squashtoernooi maken?: Maak een voorlopig schema zodra je de verwachte deelnemersaantallen kent, maar leg het pas definitief vast enkele dagen vóór het toernooi. Zo kun je afmeldingen, late inschrijvingen en wijzigingen in de baanindeling nog verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een squashtoernooi?: Voor een klein toernooi reken je op minimaal drie vaste rollen: ontvangst en inschrijving, scoreverwerking en coördinatie van scheidsrechters. Bij meerdere banen is één aanspreekpunt per baan of per twee banen praktischer.
Wat moet je de deelnemers vooraf sturen voor een squashtoernooi?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld de aanvangstijd, locatie-instructies, het speelformat, de verwachte wedstrijdvolgorde, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.