Organiser un tournoi de squash sans perdre le fil

Un tournoi de squash se prépare dans un ordre précis : réserver les courts, fixer le format, ouvrir les inscriptions, puis construire le programme à partir des participants confirmés. Les points qui posent le plus souvent problème sont les horaires, les arbitres, les clés et cautions, ainsi que les feuilles de match imprimées à temps. Prévoyez aussi une procédure pour les dernières inscriptions et les besoins alimentaires. Ce guide vous aide à avancer semaine après semaine, jusqu’à l’accueil des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver des courts de squash
3
Définir le règlement et le format de jeu
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Vérifier les frais d'inscription
11
Mettre à jour la liste des participants
12
Établir le programme de la compétition
2 personnes
13
Répartir les arbitres
2 personnes
14
Organiser la caution et les clés
15
Commander les prix
16
Accrocher le matériel promotionnel
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
19
Finaliser le programme de la compétition
2 personnes
20
Envoyer les consignes aux bénévoles
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Récupérer les prix et les médailles
24
Préparer les dossiers du tournoi
2 personnes
25
Imprimer les feuilles de match
26
Créer des étiquettes et de la signalétique
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier les terrains et les vestiaires
2 personnes
32
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
3 personnes
34
Installer la table du concours
2 personnes
35
Installer les tableaux de score
2 personnes
36
Installer les panneaux de couloir
2 personnes
37
Mettre en place la table des prix
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Distribuer les balles et les raquettes
2 personnes
44
Donner les consignes d’ouverture
45
Encadrer les premiers matchs
4 personnes
46
Traiter les résultats
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Encadrer les quarts de finale
4 personnes
51
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
52
Encadrer les demi-finales
4 personnes
53
Annoncer les finalistes
54
Encadrer la finale
3 personnes
55
Récompenser les gagnants
3 personnes
56
Prendre une photo de groupe
57
Faire le check-out des participants
2 personnes
58
Rassembler les objets trouvés
59
Récupérer le matériel sportif
2 personnes

Suivi

60
Démonter le buffet
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
62
Nettoyer les pistes et les vestiaires
3 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Remercier les participants
67
Rendre la caution et les clés
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes
70
Rassembler les notes de frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Raquettes de squashqté 24
Balles de squashqté 60
Chasubles d’entraînementqté 24
Braceletsqté 60
Panneaux de scoreqté 8
Chaises de juryqté 8
Sacs de sportqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Tablette
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeursqté 4
Téléphone mobileqté 2
Microphone à main
Enceinte Bluetooth

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Bannière du tournoi
Panneaux pour les pistesqté 8
Panneau d’accueil
Flèches directionnellesqté 12
Nappesqté 8
Médaillesqté 6
Gobeletsqté 3
Rubansqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et les courts avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux séquences si le nombre de matchs ou la durée des échanges est encore incertain.
Écrivez le règlement avant de créer le formulaire d’inscription : format des matchs, nombre de jeux, comptage des points, niveau attendu et gestion des retards doivent être clairs dès le départ.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis établissez le programme uniquement avec la liste vérifiée des participants. Envoyez les horaires et les consignes finales au moins 3 jours avant le tournoi.
Ne laissez pas l’arbitrage au dernier moment : répartissez les arbitres avec le programme et préparez les feuilles de match avant l’ouverture. Prévoyez aussi une personne pour les inscriptions tardives et les résultats.
Vérifiez la logistique du club la veille : clés, caution, vestiaires, tables, chaises, tableaux de score, raquettes, balles, ordinateur, imprimante et rallonges. Testez l’impression et rechargez les appareils avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de squash ?: Comptez au moins 4 semaines pour un petit tournoi et 6 à 8 semaines si vous devez recruter des bénévoles, commander des récompenses et gérer beaucoup d’inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour finaliser le programme et envoyer les consignes.
Quand faut-il réserver les courts de squash ?: Réservez-les dès que la date est choisie, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Demandez en même temps les horaires d’accès, les clés, la caution et les règles d’utilisation des vestiaires.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi de squash ?: Fermez-les généralement 7 jours avant le tournoi afin de vérifier les paiements, les niveaux et les besoins alimentaires. Vous pourrez encore traiter les demandes tardives jusqu’à 48 heures avant, sans refaire tout le programme.
Que préparer la veille d’un tournoi de squash ?: Imprimez les feuilles de match, vérifiez la liste des participants et préparez les dossiers du tournoi. Contrôlez aussi les balles, les raquettes, les tableaux de score, le matériel d’accueil et les batteries ou chargeurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.