Zo organiseer je een sportkamp zonder last-minute chaos

Begin met de vaste onderdelen: datum, locatie, sportprogramma en begeleiding. Daarna verzamel je per deelnemer de informatie die je op de dag zelf nodig hebt, zoals dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Werk vervolgens het wedstrijdschema, de teams, catering en materiaal uit. De laatste controle draait om terrein, weer, veiligheid en opbouw. Zo staat de inschrijving klaar, liggen de pionnen en teamhesjes op tijd klaar en weet iedereen waar hij moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Sportprogramma vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Deelnemerslijst bijhouden
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten verzamelen
8
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
9
Sportbegeleiders inplannen
2 personen
10
Reserveringen bevestigen
11
Weersvoorspelling controleren
12
Teams en wedstrijdschema maken
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Sportmateriaal controleren
2 personen
15
Materialen labelen
2 personen
16
Deelnemersinformatie printen
17
Locatie openen
2 personen
18
Sportvelden inspecteren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Sportvelden uitzetten
4 personen
22
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
23
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
24
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

25
Inschrijvingstafel bemannen
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Welkomstuitleg geven
2 personen
28
Warming-up begeleiden
3 personen
29
Sportonderdelen begeleiden
6 personen
30
Water en fruit uitdelen
2 personen
31
Sportmateriaal wisselen
3 personen
32
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
33
Lunch serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondspellen begeleiden
5 personen
36
Finalewedstrijd begeleiden
4 personen
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

39
Sportvelden opruimen
4 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Sportmateriaal drogen
2 personen
45
Materialen inventariseren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen registreren
49
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Handballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Tennisballenaantal 24
Hockeysticksaantal 20
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Teamhesjesaantal 36
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 2
Sportmattenaantal 12
Opbergkrattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Koelelementenaantal 16
Handwasbakkenaantal 2
Jerrycansaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 6
Zonnebranddispensersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het sportprogramma uiterlijk 3 weken vooraf vast. Plan per sport voldoende wisseltijd en maak het teamschema pas nadat de deelnemerslijst vrijwel compleet is; anders moet je op het laatste moment opnieuw indelen.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren op. Controleer die gegevens uiterlijk 5 dagen voor het sportkamp en leg een geprinte deelnemerslijst bij de inschrijvingstafel.
Controleer het sportmateriaal per onderdeel en label ballen, hesjes, fluitjes en scoreborden per veld. Leg materiaal in opbergkratten klaar, zodat begeleiders niet tijdens de eerste ronde nog hoeven te zoeken.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de start. Inspecteer de velden, zet ze uit met pionnen of markeerschijven, plaats partytenten en richt het eet- en drinkpunt in met waterdispensers, koelboxen en herbruikbaar servies.
Maak 24 uur vooraf een weersbesluit en bepaal wat naar een beschutte plek kan worden verplaatst. Zet EHBO-materiaal zichtbaar klaar en wijs vóór de eerste wedstrijd een verantwoordelijke aan voor incidenten en noodcontacten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportkamp organiseren?: Leg datum, locatie en programma minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de start en sluit de inschrijvingen 7 dagen vooraf, zodat teams, catering en begeleiding kunnen worden afgerond.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een sportkamp?: Plan per actief sportonderdeel minimaal 1 begeleider en wijs daarnaast 1 persoon aan voor inschrijving en 1 voor EHBO of incidenten. Bij vier gelijktijdige velden kom je daarmee uit op minstens 6 verantwoordelijke volwassenen.
Wanneer maak je de teams en het wedstrijdschema?: Maak een voorlopige indeling 7 dagen vooraf en werk die uiterlijk 2 dagen voor het sportkamp bij. Houd een extra teamhesje en enkele wisselplekken achter de hand voor afmeldingen op de dag zelf.
Wat moet je de dag voor een sportkamp controleren?: Controleer de weersvoorspelling, deelnemerslijst, noodcontacten, toestemmingsformulieren, reserveringen en boodschappen uiterlijk 24 uur vooraf. Zet klein materiaal zoals pionnen, fluitjes, stopwatches en scoreborden per veld bij elkaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.