Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin een sportdag niet met het bestellen van ballen, maar met de locatie, het aantal deelnemers en de beschikbare uren. Kies daarna sportonderdelen die passen bij de ruimte en werk het programma uit in blokken, inclusief wisseltijd en pauzes. Teams, vrijwilligers en materiaal moeten op hetzelfde schema aansluiten. Regel catering, medische informatie en een slechtweerscenario ruim vooraf; juist die onderdelen worden vaak te laat opgepakt. Met een duidelijke plattegrond en geprinte wedstrijdformulieren kan de uitvoering op de dag zelf vlot verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
2 personen
3
Sportonderdelen kiezen
2 personen
4
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
5
Spelregels uitschrijven
2 personen
6
Reservering locatie bevestigen
7
Vergunningen controleren
8
Verzekering controleren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Teams indelen
2 personen
14
Teamindeling versturen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Reservering materialen maken
17
Catering bestellen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Slechtweerscenario voorbereiden
2 personen
20
Plattegrond maken
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Wedstrijdformulieren afdrukken
23
Medische gegevens controleren
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Sportmaterialen controleren
2 personen
26
Prijzen en medailles klaarleggen
27
Materialen naar locatie brengen
3 personen
28
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
29
Veldindeling uitzetten
4 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opzetten
4 personen
32
Sportstations inrichten
6 personen
33
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
EHBO-materialen klaarleggen
37
Geluid testen
2 personen
38
Wegwijzers plaatsen
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Teams en regels uitleggen
3 personen
41
Warming-up begeleiden
2 personen
42
Voetbalwedstrijden begeleiden
4 personen
43
Volleybalwedstrijden begeleiden
4 personen
44
Estafettes begeleiden
3 personen
45
Touwtrekken begeleiden
3 personen
46
Pauzedranken serveren
3 personen
47
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Uitslagen registreren
2 personen
50
Eerste hulp verlenen
2 personen
51
Sportmateriaal tussentijds controleren
2 personen
52
Dinerbuffet openen
3 personen
53
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
54
Servies afruimen
3 personen
55
Finales begeleiden
4 personen
56
Eindstanden controleren
2 personen
57
Prijzen uitreiken
3 personen
58
Afscheid en mededelingen doen
2 personen
59
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

60
Sportmateriaal opruimen
5 personen
61
Velden en stations afbreken
5 personen
62
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Servies en materiaal afwassen
3 personen
67
Terrein schoon achterlaten
4 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
70
Verloren voorwerpen verzamelen
71
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Volleybalballenaantal 6
Basketballenaantal 6
Tennisballenaantal 30
Tennisracketsaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hesjesaantal 40
Touwtrektouwaantal 2
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 12
Frisbeesaantal 8
Handpompenaantal 3
Reserveballenaantal 6
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100
Pennenaantal 30
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3
Startnummersaantal 90
Nooddekensaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Teamvlaggenaantal 12
Welkomstbord
Routebordenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per sportonderdeel niet alleen de speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitleg en het bijwerken van scores. Zonder die buffer loopt een schema met meerdere velden snel uit.
Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en verstuur die uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kunnen deelnemers fouten, dieetwensen of verhinderingen nog doorgeven.
Koppel elke vrijwilliger aan één concrete taak en tijdsblok, bijvoorbeeld wedstrijdleiding, score bijhouden of materiaal klaarzetten. Plan per gelijktijdig onderdeel minstens één verantwoordelijke.
Controleer sportmateriaal minstens 1 dag vooraf en leg reserveballen, handpompen, fluitjes en stopwatches op één herkenbare plek. Een ontbrekende pomp of bal merk je meestal pas bij de eerste wedstrijd.
Maak de plattegrond vóór de opbouw en neem daarop velden, inschrijftafel, catering, toiletten en een schuilplek op. Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en activeer dan zo nodig je slechtweerscenario.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de sportdag, zodat je tijd houdt voor teams, catering, vrijwilligers en materiaal.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een sportdag?: Begin met het aantal teams, velden en beschikbare uren. Plan per wedstrijd de speeltijd plus 5 tot 10 minuten wisseltijd en houd minimaal één pauze van 20 tot 30 minuten aan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Reken op minimaal één vrijwilliger per gelijktijdig sportonderdeel en voeg één centrale coördinator toe. Bij 4 onderdelen tegelijk heb je dus minstens 5 verantwoordelijke personen nodig, naast hulp voor catering en opbouw.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een sportdag controleren?: Controleer de verwachting 72 uur vooraf voor een eerste beslissing en opnieuw 24 uur vooraf voor de definitieve uitvoering. Leg het slechtweerscenario uiterlijk die laatste dag vast en informeer deelnemers direct.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.